Проект внедрения EDI в Х5 Retail Group

Что такое EDI? Почему с EDI лучше? Необходимые требования для работы с EDI Схема обмена EDI-документами Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения Варианты подключения к EDI Преимущества внедрения EDI Что необходимо Поставщику для подключения и использования технологии электронного обмена данными с Х5 RG? План-график внедрения EDI в Х5 Retail Group Обратная связь, контакты Содержание

3 Электронный обмен данными (EDI - англ. Electronic Data Interchange) - это инструмент для обмена бизнес-данными между деловыми партнерами. Основная задача EDI заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, стандартизированным электронным документооборотом между компьютерными сетями. Что такое EDI? Отказ от бумажной формы… … в пользу электронного документооборота между учетными системами! Поставщик

4 Причины внедрения: Минимизировать расходы, связанные с документооборотом Сделать обмен информацией между розничной сетью и поставщиками более удобным и регламентированным, надежным и безопасным Ускорить работу и повысить эффективность цепочки поставок за счет более быстрой и надежной передачи документов между партнерами Автоматизировать многие процессы взаимодействия между поставщиками и розничной сетью, сократить количество ручного труда и человеко/часов Недостатки «бумажного» документооборота : всегда требует повторного ручного ввода всех передаваемых документов; приводит к ошибкам ручного ввода; медленный и дорогой (рабочее время высокооплачиваемого персонала); приводит к дополнительным затратам; приводит к разногласиям между поставщиком и заказчиком (опоздания, срывы поставок, расхождения между заказом и поставкой и т.д.) По данным ECR-RUS при внедрении EDI, показатели экономичности составляют: - на 70% сокращается потребность в задействованном персонале - на 80% сокращаются затраты на расходные материалы Иными словами, по данным ECR-RUS, внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с документооборотом, до 7-10% от общей стоимости сделки. Почему с EDI лучше?

5 Для внедрения EDI необходимо чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN, а каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1). GLN (Global Location Number)- обеспечивает технологическое решение для глобальной цепи поставки по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц, а также их структурных единиц – офисов/ магазинов/складов отгрузки/ распределительных центров и т.д. GTIN (Global Trade Identity Number, раньше EAN) – международный код (штрих- код) маркировки и учёта товара, например, товар, упаковка, оригинальная паллета. Для получения GLN-номера и GTIN-кодов предприятие должно стать ассоциированным участником национальной ассоциации «GS1 Russia» Процедура оформления членства занимает не более 2х дней. GLN Фирма Mars & Co. ул. Тестовая ТЕСТ Дополнит. информация: Телефон комм. департ GTIN Snickers шт. Шоколадный батончик Дополнит. информация: Доставка в упаковках по 24 шт. GLN GTIN Необходимые требования для работы с EDI

Схема обмена EDI-документами Отчеты о продажах (SLSRPT) и остатках (INVRPT) по желанию поставщиков могут предоставляться по отдельному Договору

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения PRICAT, Каталог продукции/Прайс-лист (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) – PRICAT, Каталог продукции/Прайс-лист (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) – используется как текущий каталог товаров/Прайс-лист или как предварительное предупреждение об изменениях в спецификации товара. Документ предусматривает передачу до 40 параметров товара. Данная информация после согласования менеджментом розничной сети будет загружена в учетную систему розничной сети автоматически. После загрузки розничная сеть в своей учетной системе в обязательном порядке формирует «Ответ на прайс-лист» (PRICAT для поставщика), с указанием позиций, которые прогружены в систему, и – позиций, которые - не прогружены. Такими действиями обе стороны приходят к согласованию товарного справочника с ценами, а поставщик в свою очередь оперативно получает информацию о прогруженных ценах в розничной сети по своему ассортименту с согласованными сроками действия цен. Выгоды: - ускорение процесса передачи исходных и измененных данных Прайс-листа между поставщиком и сетью, а также процесса согласования Прайс-листа внутри розничной сети -снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом - уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором при синхронизации данных, а также на всех последующих процессах базирующихся на мастер-данных (заказы, отчеты о продажах и т.д.) Поставщики и производители 1. Новый товар «Молоко не жирное 1,5% » (GTIN ), 1 литр, цена 1,05 руб., минимальный заказ от 30 коробок и тд. 2. Товар «Молоко не жирное 2,5%» (GTIN ), 1 литр, новая цена 1,25 руб., 3. Товар «Молоко не жирное 0,5%» (GTIN ), 1,5 литра, больше не будет поставляться PRICAT Каталог продукции/Прайс-лист

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения ORDERS, Заказ на поставку продукции (исходящее сообщение от розничной сети поставщику), ( ORDERS, Заказ на поставку продукции (исходящее сообщение от розничной сети поставщику), в котором содержится: номер заказа, дата и время поставки, ссылка на номер договора поставки, идентификаторы участников (получателя, отправителя, места доставки, заказчика, перевозчика, грузополучателя) и информацию о содержимом заказа (содержат ссылки на ранее созданный каталог продукции PRICAT). Однозначным идентификатором товара в ORDERS является комбинация из: внутреннего товарного кода Покупателя (PLU Х5 RG), внутреннего товарного кода Поставщика, штрих-код на упаковке товара. Выгоды: -контроль статуса заказа (отправлен, прочитан, не прочитан). Факт отправления заказа сетью и получение поставщиком может быть официально подтвержден EDI-провайдером и использоваться как доказательная база при урегулировании споров -повышение надежности цепей поставок вследствие быстрой и гарантированной передачи заказа -снижение затрат (уменьшение персонала вовлеченного в процесс, экономия на оргтехнике, связи, расходных материалах) -уменьшение ошибок и ускорение всех последующих процессов цепи поставки -повышение бизнес-дисциплины DESADV, Уведомление об отгрузке был произведён заказ на 100 единиц товара (GTIN ) по цене 1,05 руб. на Номер заказа / было отправлено 100 штук товара «Молоко не жирное 1,5% » (GTIN ), 1 литр, цена 1,05 руб./шт, в двух упаковках по 50 штук. ORDERS, Заказ на поставку продукции Заказ отправлен в розничную сеть Поставщики и производители

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения ORDRSP, Ответ на заказ (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) - поставщик на основании полученного заказа формирует документ «Ответ на заказ» (ORDRSP), в котором подтверждает или не подтверждает поставку той или иной позиции продукции. Поставщик может изменить количество поставляемого товара (например, в зависимости от кратности упаковки, остатков на складе и т.д.). Выгоды: -актуальность информации о поставке -мобильность и гибкость в принятии решения о дозаказе товаров-аналогов у других поставщиков, в случае отсутствия заказанного товара на складе основного поставщика -увеличения точности поддержания товарного запаса -повышение уровня и контроля поставки -снижение ошибок и исключение дублирования ввода данных DESADV, Уведомление об отгрузке (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) – DESADV, Уведомление об отгрузке (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) – аналог товарно-транспортной накладной, содержит актуальную информацию о фактической отгрузке товара со склада поставщика: информацию о товаре (штрих-коды, цену, количество, название, ГТД и т.д.), физические характеристики отгрузки (объем, вес и т.д.), информацию о транспортировке (номер и дата товарно-транспортной накладной, время и дата доставки и т.д.). В результате - розничная сеть еще до прихода машины на рампу имеет точную информацию о поставке и данная информация уже загружена в учетную систему сети. При этом - розничная сеть, по запросу поставщика, может отправлять ответ поставщику на данное сообщение с указанием причин отказа в планируемой приемке (превышение количества, несоответствующий ассортимент Заказу), а также – информации о разногласиях с закупочной ценой, указанной в Прайс-листе, прогруженном в учетной системе сети и только эта цена будет указана во внутреннем документе сети - Акте приемки, а закупочная цена поставщика, указанная в DESADV, может не совпадать с ценой Прайс-листа из учетной системы сети. Выгоды: -планирование процесса приемки и оптимизация процесса приемки -сокращение времени на обработку документов операторами приемки -розничной сети не требуется вручную вводить данные с накладной и счета-фактуры (например, ГТД) -уменьшение количества ошибок при приемке, повышение уровня контроля поставки -уменьшение количества рекламаций

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения RECADV, Уведомление о получении (исходящее сообщение от розничной сети) RECADV, Уведомление о получении (исходящее сообщение от розничной сети) – на основании приемки товара может быть автоматически сформирован документ «Уведомление о приеме» (RECADV), в которым будет содержаться информация о фактически принятой продукции (возможно - указание причины неприемки: брак/некондиция/просрочка/пересортица и т.д.). Это позволит поставщику еще до возвращения машины узнать информацию о фактической приемке и сформировать корректную счет-фактуру. Выгоды: - контроль доставки товара - актуальная информация о фактически принятом товаре розничной сетью и причинах неприемки. - своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов - уменьшение ошибок в бухгалтерских документах RECADV, Уведомление о получении Фактически принятый товар Выезд автомобиля с откорректированными документами Поставщики и производители

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения INVOIC, Счет на оплату (входящее сообщение для розничной сети) INVOIC, Счет на оплату (входящее сообщение для розничной сети) – отправляется в розничную сеть поставщиком для окончательного согласования цен. При использовании электронной цифровой подписи (ЭПЦ), что планируется внедрить в ближайшее время, данный документ сможет полностью заменить бумажный документ. Выгоды: - сокращения количества ошибок - контроль процесса платежей - ускорение обработки счетов-фактур - уменьшения количества бумажных документов RECADV, Уведомление о получении INVOIC, Счет на оплату (откорректирован) Выезд автомобиля с откорректированными документами Поставщики и производители

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения COMDIS, Коммерческий диспут (исходящее сообщение от розничной сети) – в случае, если в присланном поставщиком документе «Счет-фактура» (INVOIC) допущены ошибки (не верно указанна ставка НДС, цена товара изменена и т.д.), то розничная сеть отправляет поставщику документ «Коммерческая дискуссия» (COMDIS), в котором указываются позиции с ошибками. Документ «Коммерческая дискуссия» (COMDIS) можно отправлять и в случае корректной обработки документа «Счет-фактура»(INVOIC) в виде подтверждения того, что счет принят к оплате. Выгоды: - ускорение процесса согласования корректности документов - корректировка счетов сразу в учетной системе, уменьшение ошибок связанных с человеческим фактором - уменьшение количества бумажных документов - своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов - уменьшение ошибок в бухгалтерских документах - контроль актуальности графика платежей поставщиком INVRPT, Отчет об инвентаризации (исходящее сообщение от розничной сети) – содержит информацию об остатках товара в данном магазине (на данном складе розничной сети) по ассортименту данного поставщика. При наличии нескольких магазинов (складов), можно отслеживать информацию о движении товара внутри сети. Выгоды: - прозрачность движения товара внутри сети - основа для разработки оптимальных маршрутов доставки товара - сокращение транспортных издержек, гибкое планирование логистики поставщиком - основа для составления графиков пополнения товара - повышение эффективности работы склада - основа для автозаказов - планирование производства товара

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения SLSRPT, Отчет о продажах (исходящее сообщение от розничной сети) – содержит информацию о продажах товара в данном магазине (на данном складе розничной сети). Служит для оценки товарной линейки в сети: вся линейка товаров представлена, поддерживается ли необходимый объем промо товаров и топовых товаров. Выгоды: -прозрачность ситуации по реализации товаров, контроль товарного запаса -возможность передачи прав планирования поставок поставщику -оптимизация ассортимента в связи с актуальностью, сокращение транспортных издержек COACSU, Акт сверки взаиморасчетов (исходящее от розничной сети) – Акт сверки взаиморасчетов между бухгалтерией розничной сети и поставщиками Выгоды: -сокращение количества ошибок в бухгалтерских документах, уменьшения количества бумажных документов -экономия на транспортных расходах, ускорение обработки документов Поставщики и производители SLSRPT, Отчет о продажах INVRPT, Отчет об инвентаризации

14 Варианты подключения к EDI 1. Web-EDI WEB-доступ осуществляется через портал EDI-провайдера и является самым простым и быстрым способом для начала работы с EDI. Для подключения к порталу и получения возможности обмениваться электронными документами достаточно иметь только лишь доступ в Интернет и знать свой логин и пароль для доступа. Интуитивно понятный интерфейс позволяет максимально быстро освоить основы технологии EDI. Возможности: –создавать, отправлять, получать документы –контроль документов на всей цепочке «заказ-поставка» –контроль статуса документов (отправлен, прочитан и т.д.) –журнал отправки/приема документов –автоматическое обнаружение ошибок (с указанием ошибки) –доступ с любого портативного устройства, с которого возможен выход в интернет по протоколу https –хранение и архивация всех документов WEB-портал – единственный вариант подключения к EDI для компаний, не использующих никакой информационной системы. Если на предприятии используется система учета закупок/продаж, то используя WEB-портал, объединять данные придется вручную или полуавтоматически. Для автоматизации данного процесса существует альтернативный способ подключения – интеграция.

Поставщик n Поставщик 3 Поставщик 1 Поставщик 2 Контроль документов на всей цепочке «заказ-поставка» Схема работы с поставщиками использующих WEB доступ Розничная сеть EDI-провайдер

16 Варианты подключения к EDI 2. Интеграция – подключение учетной системы к EDI Максимальная эффективность от внедрения EDI может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы к технологии электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему (УС). Преимущества интеграции: - работа с EDI не требует дополнительного обучения сотрудников - контроль документооборота на всей цепочке «заказ-поставка» в существующей УС - практически полное исключение ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка» позволяет исключить/уменьшить количество ошибок в документообороте - сокращение времени на обработку документов на 80% на всей цепочке процесса - экономическая выгода - легче всего рассмотреть на примере (см. следующий слайд)

Схема взаимодействия с интегрированными поставщиками Поставщик n Поставщик 3 Поставщик 1 Поставщик 2 Конвертирование документов в любой удобный формат для поставщиков Розничная сеть EDI-провайдер

18 Управление процессом «заказ-поставка» из учетной системы - интеграция с существующей системой ERP позволяет: исключить необходимость в использовании для передачи документов - , факс, телефонную связь; на 80% сократить время на обработку каждого документа на всей цепочке «заказ- поставка»; исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка»; полностью контролировать документооборот на всей цепочке «заказ-поставка». Контроль статусов документов (отправлен, прочитан, не прочитан) позволяет контролировать выполнение заказа. Исключение возможности потери документов - гарантирует, что все документы (Заказы и т.д.) будут доставлены поставщику, а фиксирование даты и времени отправки/получения документов являются основанием для начисления штрафных санкций за непоставку товара. Снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д. Повышение эффективности работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International». Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками. Преимуществавнедрения EDI Преимущества внедрения EDI

19 Сокращение времени на 50% на приемку товара, а также на оприходывание товара, вследствие того, что заранее известны точные данные о поставке (дате поставки, содержании поставки и т.д.) и нет необходимости ручного ввода данных. Сокращение временных затрат на исправление ошибок в счетах, заказах и других первичных документах. Возможность организовывать электронный обмен документами со всеми магазинами, филиалами, партнерами, департаментами, представительствами и т.д. Аналитика и обмен данными с поставщиками о продажах/остатках дает возможность оптимизации ассортимента, планирование поставок, планирование производства, а также возможность передачи поставщику права на самостоятельный контроль пополнения товаров. Внедрение электронного документооборота (EDI) упростит и увеличит эффективность внедрения терминалов сбора данных (ТСД) в процессе приемки товара и в других процессах SCM. Упрощение взаимодействия с контрагентами (поставщиками/клиентами/дилерами /дистрибьюторами). Архивация и хранение всех документов и статусов до 3-х лет. Безопасный, надежный способ передачи данных, обеспечивающий конфиденциальность передаваемых данных. Преимущества внедрения EDI

20 Что необходимо Поставщику для подключения и использования технологии электронного обмена данными с Х5 RG? 1 Шаг. Заключить с Х5 RG Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Приложения к Допсоглашению – Заявки на организацию обмена электронными документами между Поставщиком и Покупателем (шаблон Допсоглашения и Заявки – получить в коммерческой дирекции (отделе) Х5 RG). 2 Шаг. Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером (перечень контактов EDI-провайдеров Х5 – на следующем слайде), а тем компаниям, которые уже имеют Договор с EDI-провайдером (таких поставщиков - более 50% от общего количества поставщиков Х5 RG) – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с Х5 RG. Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI- страничку или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера. 3 Шаг. Проверить через EDI-провайдера наличие у Поставщика – GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика, а также его структурных единиц – офисов/ магазинов/складов отгрузки/распределительных центров и т.д. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить. 4 Шаг. Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в Х5, т.е. – обратиться к своему EDI- провайдеру для того, чтобы он организовал для поставщика получение списка товаров Х5, соответствующего прайс-листу поставляемого товара в Х5, также EDI-провайдер предоставит информацию поставщику – как провести сверку товарной номенкладтуры. Этот список будет представлять из себя таблицу данных - наименование товара, код Х5 (PLU), набор штрих-кодов, хранящихся в учетной системе Х5. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему код Х5 (PLU), потому как в Заказе от Х5 для идентификации товара будут использоваться – код Х5 (PLU), штрих-код товара и внутренний код поставщика. 5 Шаг. Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены с Х5 EDI-документами, выбранными поставщиком и указанные в Заявке (Приложение к Допсоглашению по EDI к договору поставки). 6 Шаг. Прекратить работу с системой P-Line и начать работу через EDI-провайдера.

21 Список EDI-провайдеров, являющимися официальными поставщиками EDI-услуг для Х5 Retail Group на территории РФ ООО "СИСТЕМ ГРУПП РУС", ТМ EXITE, платформа EXITE-EVOLUTION, Телефон/факс: +7(495) Сайт: ООО «Эдисофт», торговая марка EDISOFT. Телефон: +7(499) ; +7(812) Сайт: ООО «КОРУС Консалтинг» группа телемаркетинга (система EDI ECOD): Тел./факс: +7 (812) или +7 (495) Бесплатный номер по России: Сайт: Эти компании, EDI-провайдеры, уполномочены Х5 Retail Group организовать электронный обмен данными между поставщиками и Х5

22 План-график внедрения EDI в Х5 RG Начало проекта г. Тестирование технологии EDI – – г. Начало подключения поставщиков к EDI-провайдерам и к Х5 Retail Group – г. Окончание подключения поставщиков к EDI-провайдерам и к Х5 Retail Group – г. Прекращение использования Pi-Line (системы отправки заказов поставщикам, работающей в настоящее время в Х5 Retail Group) – г. Уважаемые поставщики! Процессом перехода на технологию EDI – необходимо заниматься уже сейчас. У Х5 – большое количество поставщиков и все они должны до г. иметь подключение к EDI-провайдеру, провести сверку товарных номенклатур, завершить тестовые обмены EDI-документами и начать получать заказы через EDI- провайдеров, потому что система передачи заказов P-Line будет отключена с г.

23 Обратная связь, контакты Вся информация по проекту EDI в Х5 находится здесь С вопросами можете обращаться по По возникающим инцидентам и проблемам после ввода электронного обмена данными между Поставщиком и Х5 в промышленную эксплуатацию – обращаться к EDI- провайдеру, с которым поставщик имеет договор на предоставление услуг EDI-обмена.