Раструба Н.В. Медведева В.В.

Федеральные законы и указы Президента Российской Федерации Федеральный закон от ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»; Федеральный закон от ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Федеральный закон от ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».; Указ Президента Российской Федерации от «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" Постановления Правительства Российской Федерации Постановление Правительства Российской Федерации от «О трудовых книжках»; Постановление Правительства Российской Федерации от «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Законы Мурманской области Закон Мурманской области от ЗМО «О государственной гражданской службе Мурманской области»; Закон Мурманской области от ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области». Постановления и распоряжения Губернатора Мурманской области, Правительства Мурманской области Постановление Губернатора Мурманской области от ПГ «О персональных данных государственных гражданских служащих Мурманской области в исполнительных органах государственной власти Мурманской области, лиц, замещающих в них государственные должности Мурманской области, и ведении их личных дел»; Распоряжение Правительства Мурманской области от РП «Об инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области»; Постановление Правительства Мурманской области от ПП «О Регламенте Правительства Мурманской области и иных исполнительных органов государственной власти Мурманской области». Приказ Аппарата Правительства Мурманской области Приказ Аппарата Правительства Мурманской области от ОД «Об утверждении Методических рекомендаций по ведению личных дел государственных гражданских служащих Мурманской области и лиц, замещающих государственные должности Мурманской области, в исполнительных органах государственной власти Мурманской области».

Федеральная архивная служба России Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от ; Приказ Министерства культуры Российской Федерации от «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», согласованный Решением ЦЭПК при Росархиве от ; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от Государственный архив Мурманской области Памятка по составлению и оформлению описей дел, одобренная решением методической комиссии отдела архивов Аппарата Правительства Мурманской области от протокол 3.

Документы Дела постоянного хранения Дела по личному составу Дела временного (свыше 10 лет) хранения Дела временного (до 10 лет) хранения Номенклатура дел

Наименование ИОГВ МО Наименование структурного подразделения – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2014 год Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения дела, ст. по перечню Примечание Приказы руководителя по основной деятельности (копии) 2 До минования надобности, ст. 19 а Подлин. в деле Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих 75 лет, ст. 667 Наименование должности руководителя структурного подразделения ______________ _____________________ дата (подпись) (расшифровка подписи) (п. 8, приложение 22 к Инструкции по делопроизводству )

Штатное расписание Положение о структурном подразделении Должностные регламенты специалистов отдела Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от

Индекс ИОГВ, утвержденный приказом Аппарата Правительства Мурманской области от ОД Индекс структурного подразделения ИОГВ Индекс дела по номенклатуре дел 00 –

название вида дела (переписка, документы, журнал и т.п.) или вида документов (приказы, протоколы, отчеты и т.п.); название автора документа и (или) темы; название адресата или корреспондента документа; дата, период, к которым относятся документы дела; указание на копийность, разновидность документов дела переписка документыжурналприказыпротоколы отчет руководителя по основной деятельности заседаний аттестационной комиссии по правовым вопросам деятельности о разработке учебных программ о работе отдела за год учета личных дел с прокуратурой Мурманской области (проекты, информации, заключения и др.)

1. Организация системы управления Руководство, организационные основы управления, контроль, правовое обеспечение деятельности, документационное обеспечение управления и организация хранения документов Приказы по личному составу; правила, инструкции; положения о структурных подразделениях; должностные регламенты; журналы регистрации распорядительных документов и др. 2. Планирование деятельности Прогнозирование, текущее планирование Перспективные планы по направлениям деятельности; годовые планы отдела и др. 7. Трудовые отношения Организация труда и служебной деятельности, охрана труда Переписка по вопросам трудоустройства; документы о разрешении трудовых споров; журналы регистрации несчастных случаев и др. 8. Кадровое обеспечение Прием, перемещение (перевод), увольнение работников; установление, повышение квалификации работников, награждение Личные дела работников, личные карточки работников; протоколы заседаний конкурсных комиссий; журнал учета личных дел и др.

Наименование исполнительного органа государственной власти Наименование структурного подразделения Д Е Л О Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перемещение, увольнение и др.) Начато: * Окончено:** Хранить 75 лет * дата первой записи **дата последней записи

ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ государственных гражданских служащих, том 1 (А-К) ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ государственных гражданских служащих, том 2 (Л-М) Приказы начальника управления по личному составу (прием, перемещение, перевод, увольнение, выплаты, премирование, отпуска по уходу за ребенком и др.)

Журналы регистрации и контроля (ст. 258) Журналы учета (ст. 695) Приказов по основной деятельности Обращений граждан Приказов по личному составу Хранить Постоянно (а) Прием, увольнение, перемещение, доплаты и др. Отпуска, командировки взыскания и др. Хранить 75 лет (б) Хранить 5 лет (б(2)) Хранить 5 лет (е) Личных дел Выдачи трудовых книжек Хранить 75 лет (б) Хранить 75 лет (в) Работников, выбывших в командировки Хранить 5 лет (з) Лиц, подлежащих воинскому учету Хранить 3 года (после Увольнения) (е)

Форма личной карточки Т-2ГС утверждена постановлением Госкомстата России от При приеме на службу: Оформление карточки работником кадровой службы. Заполнение всех разделов и граф по которым имеются сведения. В период служебной деятельности : Использование листа-вкладыша при полном заполнении отдельных разделов (лист- вкладыш подписывать). Формирование в деле в алфавитном порядке (возможно деление на тома). При увольнении: При увольнении работника заполняется последний 12 раздел карточки полностью, с указанием основания, даты и приказа об увольнении. Все записи, выполненные в карточке карандашом подлежат переписи ручкой. Формируются в тома не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Нумерация карандашом в правом верхнем углу.

Наименование ИОГВ ЛИЧНОЕ ДЕЛО ___24___ ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ НАЧАТО: 12 мая 2011 г.* ОКОНЧЕНО: ** На _______листах Хранить 75 лет ЭПК * Дата приказа (распоряжения) о приеме **Дата приказа (распоряжения) об увольнении

Лист ознакомления с личным делом Ф.И.О. Иванов Иван Иванович п/пДата ознакомленияПодпись

П/П Наименование документа Кол-во листов документа Номера листов дела 1.Анкета Копия паспорта Копия свидетельства о браке17 ОПИСЬ документов, находящихся в личном деле Ф.И.О. ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ

УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя ИОГВ, передающего личное дело принимающего личное дело ____________И.О. Фамилия_______________________ И.О. Фамилия «___»_____________20___г.«___»______________________20___г. А К Т ________ приема-передачи личных дел В соответствии с Указом Президента РФ от «Об утверждении положения о …», распоряжением Губернатора Мурманской области от к «О …» ИОГВ передал, а ИОГВ принял личное дело государственного гражданского служащего в следующем объеме: п/пЗаголовок делаКрайние датыКоличество листов Примечание 1.Личное дело Иванова Ивана Ивановича Итого: 1 (одно)дело Передал: должность подпись И.О. Фамилия дата Принял должность подпись И.О. Фамилия дата

Пункт 6.4. Инструкции по делопроизводству в ИОГВ МО: понятие протокола, оформление его в полной и краткой форме Приложения к Инструкции: образцы оформления краткого, полного протокола, выписки из протокола Протоколы формируются в дела: по видам (протоколы заседаний аттестационной комиссии); по годам; в хронологической последовательности.. На обложке указываются точные даты первого и последнего заседания; К протоколам могут подшиваться документы (доклады, информации, программы и т.д.) соответственно.

Акт приема-передачи документов при смене ответственных за кадровое делопроизводство; * Акт приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих; Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.** Акт составляется комиссией – постоянно действующей или назначаемой распорядительным документом руководителя;*** Дата и место составления акта – дата и место события, изложенного в тексте акта; Подпись – председателем и всеми членами комиссии без указания должности; Акт о выделении к уничтожению документов согласовывается с ЭК (ЦЭК) ИОГВ МО. * приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в ИОГВ; ** приложение 16 к Инструкции по делопроизводству в ИОГВ; *** порядок составления и оформления актов п Инструкции по делопроизводству в ИОГВ.

Прием документов и трудовой книжки Внесение сведений о трудовой книжке в журнал учета трудовых книжек Внесение сведений в трудовую книжку (прием, перевод, награждение, увольнение) Увольнение и выдача трудовой книжки: Подпись в трудовой книжке; Подпись в журнале учета трудовых книжек.

о работнике (ФИО, дата рождения, образование); о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении; о времени военной службы; о присвоении классных чинов; о награждении за успехи в работе.

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Образец оформления дубликата

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Управление государственной службы и кадров Аппарата Правительства Мурманской области уведомляет Вас, что в соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Просим явиться в управление государственной службы и кадров Аппарата Правительства Мурманской области (г. Мурманск, пр. Ленина, д. 75, каб. 316) и получить трудовую книжку либо дать письменное согласие на отправление ее по почте. Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.