Необходимые условия внедрения АБИС: факторы успеха Чуприкова Н.Т., главный технолог Научно-технической библиотеки Томского политехнического университета Санкт-Петербург 2004

НТБ ТПУ сегодня Открыта в 1900 году Внекатегорийная библиотека Фонд – 2,7 млн.: в подсобных фондах 1,5 млн., в том числе, в открытом доступе 170 тыс. Читатели – 22 тыс. Посещаемость – 500 тыс. Книговыдача – 2 млн. Сотрудники – 110 (c высшим образованием 70%) Участники РБА, АРБИКОН, Томского консорциума

Этапы автоматизации НТБ 1989 – Подписка периодических изданий 1995 – Электронный каталог в «Библиотеке 4.02» 1998 – Организация WWW-сервера библиотеки Система штрихового кодирования изданий и читательских билетов 2000 – Участие в проекте «Открытая электронная библиотека г. Томска» 2001 – АБИС «Руслан»

Этапы внедрения АБИС «Руслан» 2001 – Инсталляция серверной части, АРМ Комплектование / Каталогизация 2002 – АРМ Читатель 2003 – АРМ Книговыдача 2004 – АРМ Книговыдача, АРМ МБА, Программа «Книгообеспеченность» С марта 2003 по май 2004 – СГТИ (г. Северск) С июня 2003 по июль 2004 – НПБ БГПУ (г. Барнаул)

Постановка цели и задачи Четкое понимание того, что мы хотим иметь в результате автоматизации библиотеки Работы по внедрению любой АБИС нацелены на удовлетворение современных информационных потребностей пользователей библиотек

Персонал Команда по внедрению новых технологий Главный библиотекарь – технолог Заведующий отделом информационных технологий Электроник Администратор ЛВС Заведующие отделами

Организационные вопросы внедрения ИРБИС Библиотека 2000 Liber ALEPH 500 VTLS, Virtua РУСЛАН Анализ и выбор АБИС

Назначение системы Северск 2004

Преимущества системы Каталогизация заимствованием Поддержка UNICODE Удаленная работа пользователя Удаленная работа сотрудников Гибкость и адаптивность Удаленная установка и настройка Полная поддержка формата RUSMARC Надежная устойчивая работа Гибкая конфигурация

Принципы организации системы Открытые стандарты: стандарты ISO, коммуникативные форматы, рекомендации национального уровня, ГОСТы Распределенная среда: возможность работы в локальной, корпоративной или глобальной сети Интернет/Интранет и Web технологии Многоуровневая архитектура клиент-сервер

Организационные вопросы внедрения Договор на установку, внедрение системы и обучение персонала Коллективное принятие решений на первоначальном этапе Система информирования коллектива о намеченных целях и сегодняшних достижениях

Техническая основа внедрения Разработка и координация реализации планов внедрения новой техники и технологий Поддержка сетевых технологий и оснащение автоматизированных рабочих мест Высокотехнологичная ЛВС Доступ к мировым сетям Резервное копирование информационных ресурсов

Технологические аспекты внедрения Определение технологической политики развития библиотечных процессов Технологическое проектирование библиотечных процессов при переходе от традиционных к автоматизированным процессам Функционирование параллельно двух технологий требует особого осмысления Новые решения на основе технических нововведений

Технологические аспекты внедрения Использование корпоративных наработок: форматы данных, протоколы, сервисы, инструкции, шаблоны Построение автоматизированной библиотечной технологии Постоянный анализ функционирования автоматизированной системы Обеспечение полной реализации всех возможностей АБИС

Основные принципы СМК Ориентация на потребителя Лидерство руководителей Вовлечение сотрудников Процессный подход Системный подход к управлению Постоянное улучшение Принятие решений, основанных на фактах Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Карта процессов НТБ

Бизнес-процессы библиотеки Комплектование фонда Обработка документов и создание справочно-поискового аппарата Организация и хранение фонда Предоставление информационно- библиотечных услуг

Реинжиниринг процессов Выявление процессов Назначение их владельцев Описание процессов Установка цели и индикаторов эффективности процесса Определение ресурсов Отладка структуры процессов Управление процессами на основе целей и индикаторов

Оптимизация бизнес-процессов Исключение запутанности процессов, «технологических петель», тупиковых операций Определение исполнителей каждой операции Распределение обязанностей в соответствии со сложностью и важностью операций квалификацией и компетенцией исполнителей

Пирамида документов СМК Политика и цели в области качества Руководство по качеству Обязательные документированные процедуры Документированные процедуры на технологические процессы Рабочие инструкции на процессы Записи по качеству РИ ДП РК ПК

ДП, РИ, ДИ, Записи по качеству Обязательные ДП (6) ДП на технологические процессы (4) Рабочие инструкции 38 рабочих инструкций на подпроцессы и операции Рабочие инструкции на каждого сотрудника (110) Должностные инструкции (14) 19 форм для записей по качеству Бланк-заказ, читательский билет, акты, отчеты, требование на документ, извещения и т. д.

Управление несоответствиями Повышение квалификации персонала Выявление Идентификация Регистрация Исправление Анализ возникновения Анализ эффективности проведенных мероприятий Обучение и консультирование пользователей

Обучение персонала новым информационным технологиям Изучение системы форматов RUSMARC АБИС «Руслан» Методика поиска в электронном каталоге Использование ресурсов Интернет в профессиональной деятельности

Принцип постоянного улучшения P – Планирование создание рабочей группы и плана работы в соответствии с запросами пользователей и миссией и политикой библиотеки объяснение разработанного плана остальным сотрудникам библиотеки D – Осуществление обучение сотрудников выполнение процесса P D C A

Принцип постоянного улучшения С – проверка ведение записей по качеству технологический контроль исправление несоответствий информирование A – действие внутренний аудит и самооценка предупреждающие и корректирующие действия Обсуждение путей совершенствования процессов P D C A

Факторы успеха Четкая постановка цели и задач автоматизации библиотеки Наличие команды сотрудников по внедрению новых технологий Выбор АБИС на основе всестороннего анализа и соответствия принятым критериям Постоянное информирование коллектива о достижениях внедрения АБИС Наличие технического оснащения Обучение персонала Реинжиниринг и оптимизация технологических процессов Документирование деятельности Технологический контроль Анализ деятельности

Заключение Негласно принятый срок внедрения любой АБИС – 4 года Из опыта зарубежных библиотек – смена АБИС происходит каждые 5 лет Пожелание всем нам ежегодно менять не АБИС, а версии многофункциональной, интегрированной, российской системы

Благодарю за внимание! Чуприкова Наталья Трофимовна, главный технолог НТБ ТПУ Санкт-Петербург 2004