Практика организации управленческого учета и контроля продаж в оптовой компании

2 Портрет компании В штате: генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер, помощник главного бухгалтера, руководитель отдела продаж, 10 менеджеров по продажам, менеджер по закупкам, диспетчер, 4 водителя, 4 экспедитора. Компания «Продажа металла» занимается оптовой торговлей металлом

3 План презентации Рассмотрим проблемы, которые беспокоили директора до автоматизации; Выявим причины их возникновения; Определим план действий по устранению выявленных проблем; Оценим полученный результат.

4 Текущая организация работы создает проблемы: заказ клиента счет от поставщика оплата клиента оплата поставщику водитель свободен ожидание оплаты бухгалтер рук.продаж водитель компании сторонний контрагент нет да Кассовые разрывы, растущая дебиторская задолженность Потеря 30% рабочего времени сотрудников 1 2 Нет контроля над оплатами клиентов Менеджеры (а их 10 человек!) узнают об оплатах своих заказов непосредственно у бухгалтера 1 2

5 экспедиторпоставщик клиент менеджер бухгалтер Экспедитор сопровождает груз, сдает в офис документы по сделке. Цепочка сбора документов не контролируется. Текущая организация работы создает проблемы: Теряются документы 3

6 Нет оперативной информации о заказах Информация о сделках – только в отчетах менеджеров. Подтвердить отчеты менеджеров оперативным путем в силу разрозненности и неполноты данных крайне затруднительно. 4 Сложно контролировать работу менеджеров 5 Нет достоверных данных для расчета зарплаты менеджерам 6 Директор не может определить прибыльность каждого заказа

7 Как исправить ситуацию Общая рекомендация – выпрямить бизнес-процесс. С помощью программы создать единую информационную базу. В результате: Директор сможет оптимально управлять денежными средствами компании. Каждый сотрудник будет иметь полную оперативную информацию по заказам для решения своих производственных задач. Наличие документов, оплат, отгрузок по сделке можно будет контролировать с помощью статусов заказов (заявка, в работе, закупка, закрыт). Появится возможность контролировать работу сотрудников, вести расчет заработной платы на основании достоверных данных. Появится возможность контролировать прибыльность/убыточность заказов.

8 Услуги водителей и экспедиторов решено учитывать как услуги внешних поставщиков Для простоты учета было принято решение отражать взаимодействие со своими водителями также как и взаимодействие с внешними перевозчиками (взаимодействие с поставщиками). Аналогичным образом решено отражать и взаимодействие с экспедиторами.

9 Теперь вся информация по сделкам в единой базе

10 Менеджер по продажам оформляет заказ При получении заказа менеджер по продажам создает в программе заказ покупателя, печатает счет и отправляет клиенту. Теперь для него основной рабочий инструмент – список заказов покупателей с отбором по ответственному лицу.

11 Обеспечение заказов материалами При получении счета от поставщика на основании заказа покупателя создает документ «Заказ поставщику». Рабочим инструментом для менеджера по закупкам стал список заказов поставщикам.

12 Менеджеры видят все оплаты покупателей Бухгалтерия каждое утро разносит банк в 1С:УНФ оплата клиент а оплата поставщику ожидание оплаты ожидание оплаты нет да Теперь, чтобы узнать, оплатил клиент заказ или нет, не нужно обращаться к бухгалтеру

13 … и оплаты поставщикам оплата клиент а оплата поставщику ожидание оплаты ожидание оплаты нет да Теперь, чтобы узнать, оплатили заказ поставщику или нет, не нужно обращаться к бухгалтеру Отпала необходимость «хождения по оплатам». В результате достигнута экономия рабочего времени сотрудников до 30%.

14 Кассовых разрывов больше нет При утверждении счетов поставщиков на оплату … директор видит полную информацию о наличии денежных средств компании

15 Снижена дебиторская задолженность В результате контроля над оплатами заказов покупателей практически полностью ликвидирована дебиторская задолженность. Вся информация об оплатах покупателей как на ладони

16 В наличии имеются все документы экспедитор поставщик клиент бухгалтер Налажен контроль над сбором первичных документов. Все документы имеются в наличии и находятся в порядке. Счет поставщика имеется в наличии Бухгалтер создает приходную накладную с пустыми полями, так как товара еще нет … чтобы распечатать расходную накладную и передать ее экспедитору Экспедитор получает у поставщика товар и отгрузочные документы… …отгружает покупателю товар и подписывает у него накладную, выданную бухгалтером Передает документы бухгалтеру Теперь отгрузочные документы имеются в наличии Документы по поставке товара в наличии – заказ поставщику закрывается Документы по заказу покупателя в наличии – заказ покупателю закрывается

17 Руководитель отдела продаж контролирует ход выполнения заказов покупателей Отчеты руководителя отдела продаж Оплата заказов покупателей Выполнение заказов покупателей Взаиморасчеты с покупателями Выполнение заказов по менеджерам Сколько заказов в работе?На какие суммы? Какие заказы оплачены? Какие заказы обеспечены продукцией? Какие ожидают оплаты? Сколько оформлено заказов?Сколько заказов выполнено? Имеется оперативная информация по каждому заказу. Налажен контроль над работой менеджеров.

18 Учтены все расходы по заказам Выдачу денег из кассы на расходы по заказу руководитель отдела продаж оформляет документом «Расход из кассы».

19 Приходуются услуги экспедиторов Диспетчер оформляет услуги экспедиторов приходной накладной.

20 …и водителей Диспетчер рассчитывает и выдает водителям зарплату.

21 Зарплата считается автоматически – по итогам работы каждого менеджера Руководитель отдела продаж начисляет зарплату менеджерам.

22 Ведется учет общих расходов Счета на аренду, связь, электроэнергию и прочие расходы бухгалтер отражает в программе документом «Заказ поставщику» и приходует документом «Приходная накладная».

23 … в том числе зарплата администрации Расчет заработной платы административно-хозяйственному персоналу бухгалтер выполняет документом «Расчет зарплаты».

24 Анализ прибыльности/убыточности каждого заказа Заказ сработан впустую!

25 Денежные средства Оплата заказов покупателями Оплата заказов поставщикам Дебиторская и кредиторская задолженности Доходы и расходы Начисления и удержания Все показатели как на ладони Кому из сотрудников сколько начислено, выплачено? Кому и сколько нужно оплатить? Сколько денежных средств на расчетных счетах и кассах предприятия? Какова дебиторская задолженность? Какие ожидаются поступления? Какова прибыльность каждого заказа?

26 Бизнес-результаты проекта Решена проблема кассовых разрывов; Снижена дебиторская задолженность; Оптимально используется рабочее время; Наведен порядок в первичных документах; Налажен контроль над работой менеджеров; Известна прибыльность каждого заказа.

27 Более подробные материала бизнес-кейса ««Организация учета и управления в производственной компании» и полная демонстрационная база