Docflow Solutions Решения для управления электронными документами на платформе SAP

Направление деятельности компании Компания «Докфлоу Бест Практис» разрабатывает решения для управления электронными документами на платформе SAP, которые позволяют: Создавать на платформе SAP различные системы электронного документооборота и электронные архивы; Встраивать в стандартные приложения SAP функции сканирования, штрих-кодирования, шифрования и ЭЦП; Выполнять поточный ввод документов и данных в SAP-системы; Обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами через специальных операторов связи СКБ Контур и Такском; Автоматически обрабатывать в SAP ERP данные счетов-фактур и накладных.

Краткая справка О компании Докфлоу Бест Практис Дата основания: 31 марта 2006 года Местоположение: г. Москва Основной вид деятельности: разработка программного обеспечения Основной источник дохода: продажа собственных лицензий География продаж: Россия, Казахстан, Украина, Белорусь Сайт: О программных продуктах DFS Разработаны в диапазоне имен /DFS/ Встраиваются в SAP-приложения с помощью настройки SAP Certified - Powered by SAP NetWeaver

Наши клиенты

DFS Card Generator – создание без программирования различных видов регистрационных карточек документов и поисковых отчетов. DFS User Workplace – рабочее место пользователя SAP, позволяющее работать с транзакциями, отчетами, документами и заданиями. DFS File Service – полнофункциональная работа с файлами в стандартных SAP-приложениях, включая создание файлов по шаблонам, атрибутизацию, версионность и контроль доступа. DFS Personal Scan – сканирования и распознавания документов непосредственно из SAP-приложений. DFS Data Protector – ЭЦП и шифрование документов SAP-приложений. DFS Barcode Maker – ввод, генерация и печать штрих-кодов. DFS Import Manager – интеграция с внешними системами (поточный ввод документов и данных, обмен ЭСФ и др.). DFS Barcode Reader – обработка считанных штрих-кодов. в SAP. Технологические решения DFS (расширение стандартных возможностей SAP)

Принцип расширения стандартных SAP-транзакций новыми возможностями

Бизнес-решения DFS DFS Office Solution – автоматизация процессов делопроизводства и контроль исполнительской дисциплины. DFS Contract Solution – автоматизация процессов подготовки договоров и оценки надежности контрагентов. DFS Archive Solution – электронный архив первичных бухгалтерских документов, включая ЭСФ. DFS Invoice Solution – автоматизированный ввод в SAP ERP счетов на основе распознанных данных бумажных счетов-фактур или ЭСФ. DFS Master Data Solution – обработки заявок на создание в SAP ERP основных записей дебиторов, кредиторов и материалов. DFS Approval Solution – согласования любых документов бизнес- приложений SAP. Бизнес-решения DFS поставляются готовыми к использованию и могут быть самостоятельно адаптированы заказчиками под свои бизнес-требования

Функциональные возможности решений DFS для работы с файлами в SAP-приложениях Решения DFS встраиваются в SAP-приложения через настройку и обеспечивают следующие функциональные возможности: Определение для каждого вида SAP-документов собственного набора атрибутов и функций, используемых при работе с файлами. Сканирование бумажных документов непосредственно из SAP-приложений. Штрих-кодирование и поточный ввод бумажных документов. Создание файлов офисных приложений по шаблонам с автоматическим заполнением данными SAP-системы. Автоматическое и ручное создание новых версий файлов. Создание ссылок на файлы, приложенных к другим документам SAP. ЭЦП и шифрование документов. Проверка полномочий при работе с файлами. Атрибутный и полнотекстовый поиск файлов. Массовая выгрузка и печать файлов. Отправка документов на внешнюю почту.

DFS File Service: интерфейс пользователя для работы с файлами в стандартных SAP-приложениях

DFS File Service: версии файлов

DFS Personal Scan: сканирование и полнотекстовое распознавание документов из SAP-приложений

DFS Personal Scan: интегрированное в SAP рабочее место оператора сканирования Список видов SAP-документов, к которым можно привязать полученный образ Отсканированный / распознанный образ документа Возможность отправки файла другим пользователям для последующей обработки

SAP ERP SAP Content Server или другое хранилище SAP-документ Для каждого документа печатается лист-разделитель или наклейка со штрих-кодом. Пакет документов со штрих- кодами сканируется Для каждого документа выполняется полнотекстовое распознавание и/или распознавание данных. Образы документов помещаются в электронное хранилище, ссылки на файлы заносятся в SAP-документы. Распознанные данные загружаются в SAP для последующей обработки. Поточный ввод документов и данных в SAP-систему

Преимущества решений DFS для работы с файлами Стандартные решения SAP и внешние решения, основанные на интерфейсе SAP Archive Link Решения DFS Сканирование документов возможно только при использовании специальных систем хранения. Сканирование документов возможно при использовании любых сертифицированных систем хранения, включая SAP Content Server. Индивидуальное сканирование документов выполняется из внешнего интерфейса, после чего файл привязывается к SAP-документу вручную. Индивидуальное сканирование документов выполняется из SAP-интерфейса с автоматической привязкой файла к текущему SAP-документу. Для привязанных к SAP-документу файлов возможно задание только одного атрибута – типа документа из настроек SAP Archive Link. Для привязанных к SAP-документу файлов возможно определять любой набор атрибутов. Кроме того возможно создавать версии файлов, ссылки на файлы других SAP-документов и т.д. Невозможна загрузка распознанных атрибутов (за исключением штрих-кода). Штрих-код используется только для привязки файла к соответствующему SAP- документу, после чего удаляется. Поиск документов по штрих-коду, а также любая другая логика обработки загруженных данных (штрих-кодов) невозможны. Возможно загружать в SAP-систему все распознанные данные и реализовать любую логику их обработки, например, отслеживать ситуации повторного сканирования документов, заполнять атрибуты файлов или автоматически создавать последующие SAP-документы на основе распознанных и загруженных данных. Возможен поиск в электронном архиве документов по штрих- коду, считанному с бумажного документа. Загруженные файлы не подлежат индексации с помощью SAP TREX и, следовательно, полнотекстовому поиску из SAP-системы. Загруженные файлы могут быть проиндексированы с помощью SAP TREX и найдены полнотекстовым поиском из SAP-системы.

DFS Data Protector – решение для реализации ЭЦП и шифрования SAP-документов Позволяет встраивать функции ЭЦП и шифрования в стандартные приложения SAP с помощью настройки. Имеет открытый программный интерфейс (API) для встраивания функций ЭЦП и шифрования в клиентские приложения. Использует стандартный интерфейс SAP-SSF для обращения к внешним средствам криптозащиты (например, Лисси или КриптоПро). Позволяет подписывать как структурированные документы (карточки документов или SAP-документы), так и неструктурированные (файлы документов). Опция хранения подписанных данных вместе с подписью позволяет в случае изменения данных сравнить подписанные данные с текущими.

Электронное подписание SAP-документа

Проверка электронных подписей

Просмотр подписанных данных и сравнение с текущими значениями

Подписание карточки договора с привязанными к ней файлами и SAP-документами

Возможности для согласования документов с помощью решений DFS Маршрутизация документов: возможность построения многоуровневых маршрутов с последовательным и параллельным согласованием, возможность создания типовых маршрутов для последующего использования, выдача напоминаний о подлежащих обработке документах и сроках их обработки. Согласование документов: согласование без замечаний, согласование с замечаниями, отклонение, запрос дополнительной информации. Корректировка отклоненных документов: автоматическое создание новых версий документов в случае их изменения, согласование изменений со всеми согласующими или только с теми, кто выдал замечания. Управление согласованием: отзыв документов у отдельных согласующих, переадресация документов, остановка и перезапуск согласования. Ведение заместителей, типовых маршрутов, групп рассылок и т.п.

Согласование документа

Запрос дополнительной информации

Контроль согласования

Корректировка отклоненного документа

Рабочее место пользователя DFS User Workplace Предоставляет возможность сбора всех необходимых пользователю функций в единое меню. Позволяет контролировать выполнение задач подчиненными, выполнять задачи замещаемых руководителей, а также создавать личные папки и перетаскивать туда поступившие документы и задачи.

Внимание! Слайд требует просмотра в режиме показа!

Готовые к использованию решения, не модифицируют SAP-код, легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений. Обеспечивают бесшовную интеграцию электронных документов с документами бизнес-приложений SAP. Позволяют использовать стандартный справочник организационной структуры SAP, а также функции замещения на уровне пользователей и должностей. Не зависят от используемой системы хранения. Сертифицированы SAP. Позволяют использовать специальные SAP-лицензии для пользователей DFS: SAP NetWeaver Foundation for 3rd Party Applications рекомендуются при установке решений DFS в отдельную SAP-систему. SAP Platform Standard User рекомендуются при установке решений DFS в существующую SAP-систему. Преимущества решений DFS