Документационное обеспечение управления

Виды документов Организационные документы – это документы, которые утверждаются. Это Устав, положения, инструкции, правила, структура и штатное расписание. Печать ставится на грифе утверждения. Распорядительные документы: Это постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Такой документ состоит из 2-ух частей – констатирующей и постановляющей. Констатирующая часть указывает на мотивы, обоснования (в связи, в соответствии, ссылки на нормативные документы, письма вышестоящих организаций. После слова: ПРИКАЗЫВАЮ или ПОСТАНОВЛЯЮ, идет постановляющая часть, она может иметь поручения или нормативный характер, могут указываться исполнители, действия.

Служебные письма Оформляются на бланке организации или бланке письма. В ответных письмах обязательно указывается ссылка на рег.номер и дату, заголовок текста письма, на который составляется ответ. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу и состоять из 1 или 2 смысловых частей - это обоснование и заключение. Обращение к адресату (например Уважаемый…) не всегда уместно. Текст письма может составляться от 1-го лица ед.числа (Прошу, рекомендую…) или от 1-го лица множ.числа (Просим, сообщаем….) или от 3-го лица ед.числа (Управление образования просит….)

Официальные письма, документы Оформляются на фирменном бланке организации (где указано полное наименование организации) Дата документа обязательна, без даты документ не имеет юридической силы Регистрационный номер документа ставится в одной строке с датой

АДРЕСАТ если документ адресован организации или структурному подразделению организации, то их наименование указывается в именительном падеже, например: Министерство образования и науки Республики Татарстан Ни в коем случае нельзя писать: В Министерство образования и науки Республики Татарстан

- Если документ адресуется должностному лицу, то наименование организации – в именительном падеже, структурное подразделение – в именительном падеже, наименование должности в дательном падеже, ФИО – в дательном падеже например: Министерство образования и науки Республики Татарстан отдел кадровой политики начальнику Т.К. Ершовой Или: Министерство образования и науки Республики Татарстан начальнику отдела кадровой политики Т.К. Ершовой

Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации включается в состав наименования должности, и адресат указывается в дательном падеже например: начальнику Управления образования Агрызского муниципального района РТ В.Г. Сафиуллиной При адресовании документа руководителям нескольких организаций, адресат указывается в дательном падеже множественного числа например: Начальникам управлений образований городов и районов

Гриф утверждения Это дополнительный реквизит. Документ может утверждаться руководителем или путем издания другого документа. Оба способа равноценны. Если документ утверждается единолично руководителем, то пишем: УТВЕРЖДАЮ (никаких знаков препинания и ковычек не нужно) пример: УТВЕРЖДАЮ Начальник МКУ «Управление образования» подпись И.О.Фамилия Дата Подпись и дату руководитель ставит самостоятельно.

Если документ утверждается путем издания другого документа, то пишем: УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН Наименование документа, его номер например: УТВЕРЖДЕН приказом Управления образования от______ ________ Гриф утверждения располагается справа вверху.

Гриф согласования помещается под текстом документа, ниже подписи слева. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник МКУ «Управление образования» Подпись И.О.Фамилия Дата ИЛИ: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от______ ________

Подпись руководителя в документе ставится под текстом. если документ оформлен на фирменном бланке, то наименовании должности указывается кратко, например: начальник, директор и ФИО. Подпись состоит из 3-х элементов: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки (переносы в словах не делаются, знаки препинания не ставятся). В расшифровки подписи инициалы ставятся перед фамилией (в скобки не заключаются, знак не ставится). Пример: Начальник Управления образованияВ.Г.Сафиуллина Если подписывают несколько должностных лиц, то чем выше должность - тем выше подпись.

Заголовок к тексту документа Это обязательный реквизит. Заголовок - это краткое изложение содержания документа. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание, например: «О предоставлении….», «О направлении….», «О внесении изменений в приказ». Заголовок обычно начинается с предлогов «о» или «об». Заголовок выделяется полужирным шрифтом. Заголовок на угловых бланках – пишется слева над текстом, на продольных бланках - над текстом по всей ширине страницы. В ковычки заголовок не помещается, точка не ставится!

Текст документа Текст может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, но не римскими. Например раздел 1. Подраздел 1.2. и т.д. Текст документа может составляться на русском или нац. языке. При направлении документа в другие субъекты – только на русском языке. Текст документа выравнивается по ширине. Поля - минимальный размер – верхнее, нижнее, левое не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм. По типовой инструкции: 2,75 – левое поле, 2,25 – правое, 2 см - верхнее, не менее 2 см - нижнее. Отметка о наличии приложения: Она помещается ниже текста. В ней указывается количество листов, количество экземпляров (например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.) Слово «приложение» указывается в ед.числе ВСЕГДА!

Оттиск печати: Заверяет подлинность подписи должностного лица. Печать ставится в установленном месте (м.п.) или печать должна затрагивать 1/3 часть должности и часть подписи. Отметка об исполнителе письма– ОБЯЗАТЕЛЬНА. Помещается на лицевой стороне или на оборотной слева снизу, состоит из Инициалов, фамилии и номер телефона. Слово «исполнитель» и «телефон» не ставится например: Г.М.Ситдикова,

Отметка о заверении копии Это делается для придания копии юридической силы. Заверительная надпись состоит из слова «ВЕРНО», наименования должности, подписи, Фамилии И.О и даты. Если копия остается внутри организации, то печать не ставится, если за пределы организации – то печать ставим.

Регистрация документов регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Каждый документ регистрируется в организации 1 раз: поступающий документ – в день поступления, изданный – в день издания. Регистрация ведется в течение года.

Резолюция Это собственноручная надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение, т.е. это маленький распорядительный документ внутри самого документа. Резолюция включает исполнителя, действия, срок исполнения, подпись и дату. МЕСТО для резолюции – справа над текстом документа или снизу под текстом. НЕЛЬЗЯ - СЛЕВА ВВЕРХУ. Допускается оформление резолюции на отдельном листке, обычно это спец.типографские листки (как, например в администрации).

Если вы будете руководствоваться этими и другими правилами оформления документов, то документы вашей организации будут идеальными не только по содержанию, но и по форме.