Важные аспекты при подготовке тендера и их влияние на формирование бюджета

Основные задачи сторон при проведении тендера: Внутренний заказчик (hr, pr, event и пр.): Максимальное выполнение задач внутренних или внешних коммуникаций Отдел закупок: Максимальное выполнение задач внутреннего заказчика при оптимизированных затратах Event – компания: Найти оптимальное решение для выполнения задач заказчика в соотношении цена - качество

Понимание поставленных задач, уровня бюджета и требований к поставщику услуг делает работу по подготовке тендера эффективной и повышает качество предоставленных предложений и, как результат, самого eventа. Следовательно,

Основные аспекты при проведении тендера: Ключевые моменты в тендерном задании для отдела закупок Важные моменты в тендерном задании для event – компании Основные требования к поставщику услуг Основные требования к креативной части концепции Форма подачи предложения Обязательные составляющие предложения (макеты, сценарий, портфолио РПГ, и т.д) Критерии оценки Тендерная комиссия и вес голосов в принятии решения Предтендерные встречи и защита предложения Отраслевые особенности проведения тендера

Вводная информация Перечень предлагаемых услуг по проведению мероприятия Компания: Мероприятие: Дата проведения: Место проведения: Время проведения: Кол-во гостей:

Аренда площадки Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания Площадка Аренда площадки0р.1 Доп.опции по площадке Аккредитация технических служб0р.1 Организация энергопитания0р.1 Подключение воды0р.1 Предоставление выставочного конструктива для организации гримерок артистов и кухни, застройки доп. гардероба, гардероба для официантов и пр. 0р.1 Гардеробщицы, __ чел.0р.1 Клиниговая служба0р.1 Пост охраны на время монтажа и мероприятия 0р.1 Вывоз мусора0р.1

Организация питания Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания Питание Организация банкетного обслуживания 0р.1 Организация банкетного обслуживания VIP 0р.1 Алкогольные напитки0р.1 Банкетный менеджер0р.1 Сомелье0р.1

Техническое наполнение Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания Техническое наполнение Аренда звукового оборудования в Приветственную зону 0р.1 Аренда светового оборудования в Приветственную зону 0р.1 Аренда звукового оборудования в Основной зал 0р.1 Аренда светового оборудования в Основной зал 0р.1 Аренда светового оборудования для сцены 0р.1 Аренда сценического оборудования (основной зал) 0р.1 Аренда видеопроекционного оборудования 0р.1 * В некоторых сметах присутствует расходная часть, которая включает в себя затраты на монтажные и демонтажные работы.

РПГ и Техническая группа Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания РПГ и Техническая группа Режиссерская группа0р.3 Режиссер, помощник режиссера, администратор по артистам Сценарист0р.1 Ди-джей0р.1 Фотосъемка0р.1 Видеосъемка0р.1 Дизайнер0р.1 Технический персонал0р.1 * В зависимости от поставленных задач и уровня мероприятия РПГ может быть расширенно, например: Арт директор Художник по декорациям Художник по свету Логистик

Полиграфическая и сувенирная продукция Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания Полиграфическая и сувенирная продукция Пригласительные0р.1 VIP-пригласительные0р.1 Рассылка пригласительных0р.1 Разработка и производство схем рассадки 0р.1

Декорации Декорационное оформление банкетного зала и Приветственной зоны* 0р.1 Press-wall0р.1 Флористическое оформление0р.1 Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания * В некоторых сметах присутствуют дополнительные расходы на декорационное оформление: художественные работы, дизайнерские работы, конструкторско-технологические работы, сборочно-монтажные работы, транспортные расходы

Артисты и креативное наполнение Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания Артисты и креативное наполнение Выступление звезд0р.1 Ведущий0р.1 Музыкальный коллектив0р.1 Танцевальный коллектив0р.1 Интерактивные зоны0р.1 Шоу-программа мероприятия0р.1 Спецэффекты0р.1 Видеоконтент0р.1 Девушки-хостес0р.1 Аниматоры0р.1 Костюмы для аниматоров0р.1 Гример0р.1

Транспортные и организационные расходы Бытовые райдеры артистов0р.1 Транспортные и организационные расходы 0р.1 Дежурство карет скорой помощи 0р.1 Аренда раций 0р.1 Работа Частного охранного предприятия (ЧОП) 0р.1 Непредвиденные расходы 0р.1 Наименование опции Стоимость за единицу Количество Итого стоимость Примечания Итого по позициям:0р. Комиссия агентства ___%:0р. Итого без НДС0р. НДС 18%0р. Итого:0р.