Планирование рабочего времени. Техника самоменеджмента

ВВЕДЕНИЕ «Время самый ограниченный капитал, и, если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим». П. Друкер

Понятие самоменеджмента Самоменеджмент (или таймменеджмент) техника правильного использования времени. Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд, уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы.

Самоменеджмент Самоменеджмент это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.

Этапы успешного пути к цели. решить, чего вы хотите достичь; создать собственное видение успеха; использовать метод «больших скачков»; верить, что успех придет; сосредоточиться на целях, ведущих к успеху; не падать духом при неудачах.

Основные правила и функции самоменеджмента 1. Постановка цели. 2. Планирование. 3. Основные правила планирования рабочего времени. 4. Принятие решений. 5. Реализация и организация 6. Контроль 7. Информация и коммуникация.

Планирование времени. Основные правила. 1. Соотношение (60:40). 2. Регулярность системность последовательность. 3. Реалистичное планирование. 4. Заполнение потерь времени. 5. Фиксация результатов вместо действий. 6. Срок выполнения. 7. Согласование различных планов во времени.

Критерии и методы определения очерёдности выполнения заданий принцип Парето (соотношение 80:20) установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Закономерности анализа АБВ важнейшие задачи составляют приблизительно 15 % всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этой задачи в достижение конечной цели составляет около 65 %; на важные задачи приходится около 20 % общего количества дел, значимость которых также около 20 %; менее важные и несущественные задачи составляют около 65 % всех дел, а значимость их составляет всего лишь приблизительно 15 %.

Правила анализа АБВ Составить список всех будущих заданий; Систематизировать их по степени важности и установить очередность; Оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В; Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; Задачи категории Б следует перепоручить; Задачи, которые остались, подлежат обязательному перепоручению.

Реализация и организация. Правила начала дня. 1) начинать день с позитивным настроением; 2) начинайте работу по возможности в одно и то же время; 3) повторный обзор плана дня, составленного накануне; 4) сначала ключевые задания; 5) приступать без раскачивания; 6) согласовать план дня с секретарем (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных препятствий); 7) утром заниматься сложными и важными делами, потому что позже менеджер обычно бывает занят текущими делами.

Реализация и организация. Правила основной части дня. 1) логичная подготовка работы; 2) влиять на фиксацию сроков в собственных интересах; 3) перепроверять весь комплекс работ с точки зрения необходимости отдельных работ; 4) отклонять дополнительно возникающую безотлагательную проблему; 5) избегать незапланированных импульсивных действий; 6) вовремя делать паузу и соблюдать размеренный темп; 7) небольшие однородные задания выполнять серией

Реализация и организация. Правила основной части дня. 8) рационально завершать начатое 9) использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности; 10) в начале дня целесообразнее заниматься важнейшими заданиями, а в более беспокойный период делами менее важными; 11) выкраивать спокойное время для восстановления сил; 12) контролировать время и планы.

Реализация и организация. Правила завершения дня. 1)завершить начатые небольшие дела; 2) контроль над результатами и самоконтроль; 3) составить план на следующий день; 4) каждый день должен иметь свою кульминацию.

Контроль. осмысление физического состояния; сравнение запланированно го с достигнутым; корректировка по установленным отклонениям.

Метод АБВГД Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д. Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Классификация Эйзенхауэра. Срочные и важные; Важные, но не срочные Срочные, но не важные; Не срочные и не важные. Все дела можно разделить на 4 группы:

Мифы о самоменеджменте. Миф 1. «Самоменеджмент необходим только руководителям. Вот стану начальником научусь» Миф 2. «Самоменеджмент нужно использовать, только когда это необходимо при ведении сложного проекта или работе в авральном режиме. В другое время он мне не нужен» Миф 3. «Самоменеджменту невозможно научиться» Миф 4. «Я просто не могу себя заставить быть более организованным»

Список источников: 1. Новые идеи в российском менеджменте. Журнал «Я – номер один», март (http//www. Samoukina.ru/index/publikaczii/stati/time-..) 2. П.Г. Перерва. Искусство самомаркетинга. Трудоустройство без проблем. – Х (http//psyfactor.org/lib/self-menedgement-4.htm). 3. Дж. Моргенстерн. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М., Князев С.Н. Управление: искусство, наука, практика – Мн., Армита-Маркетинг, Менеджмент, Маслоу А. Мотивация и личность. СПБ.: Питер, 2003