Опыт авторитетного контроля ЦНСХБ РАСХН с помощью ЕАФ ЛИБНЕТ Ласточкина Н.В., Семенова О.Ф., Стеллецкий В.И. Центральная научная сельскохозяйственная библиотека (Москва)

2 Авторитетный файл ЦНСХБ «Наименования организаций» Программное обеспечение: Система ведения авторитетных файлов (Модуль MarcAuth) АИБС МАРК-SQL НПО «Информ-Система» Включает более 1000 авторитетных записей на наименования организаций по сельскому хозяйству и продовольствию, лесному и рыбному хозяйству, пищевой промышленности и смежным отраслям

3 Структура АФ ЦНСХБ

4 Создание авторитетной записи Сбор информации по созданию, реорганизации, переименованию учреждений Уточнение информации по справочным материалам Сверка с каталогами Сверка с документами из фонда ЦНСХБ Ввод данных в авторитетную запись

5 Пример из АФ ЦНСХБ 21002$aУльяновский научно-исследовательский институт сельского хозяйства 3000#$aОбразован в апреле 1910 г. возле с. Новый Урень как Симбирское опытное поле. В сентябре 1920 г. на базе опытного поля создана Ново-Уренская сельскохозяйственная опытная станция. В 1931 г. станция переименована в Ново-Уренскую селекционно-опытную станцию. В 1956 г. станция переименована в Ульяновскую государственную областную сельскохозяйственную опытную станцию. В апреле 1989 г. станция преобразована в Ульяновский научно-исследовательский институт сельского хозяйства (приказ Всероссийского отделения ВАСХНИЛ N 31-ПК от )

6 продолжение 3050#$a За гг. см.:$bСимбирское опытное поле 3050#$a За гг. см.:$bНово- Уренская сельскохозяйственная опытная станция 3050#$a За гг. см.:$bНово- Уренская селекционно-опытная станция 3050#$a За гг. см.:$bУльяновская областная сельскохозяйственная опытная станция

7 Использование Авторитетного файла в ЦНСХБ формирование контролируемых точек доступа в библиографических записях на монографическом уровне внесение сведений о месте работы автора в библиографических записях на аналитическом уровне формирование фактографической базы данных «Научно-исследовательские учреждения Россельхозакадемии: авторитетный файл» информационно-библиографическое обслуживание пользователей в процессах инвентаризации фонда, списания документов и других

8 Работа с Единым авторитетным файлом (ЕАФ) Заимствование АЗ из ЕАФ Создание АЗ on-line в ЕАФ ЛИБНЕТ Формирование контролируемых точек доступа на наименования организаций в библиографических записях в СКБР

9 Формирование контролируемых точек доступа Авторитетные записи из АФ ЦНСХБ и ЕАФ на одно и тоже наименование организации отличаются контрольным номером, а также могут отличаться формой и структурой точки доступа. При загрузке библиографических записей в СКБР необходимо заменить данные в точке доступа.

10 Пример В ЕАФ РНБ: 001RU\NLR\AUTH\ $aЮжно-Уральский НИИ плодоовощеводства и картофелеводства$cЧелябинск В АФ ЦНСХБ: 001RU/CSAL/AUTH/ $aЮжно-Уральский научно- исследовательский институт плодоовощеводства и картофелеводства$cЧелябинск

11 Замена данных в контролируемых точках доступа ведение авторитетного контроля в СКБР в процессе каталогизации требует значительных трудозатрат и высокой квалификации процесс замены данных в контролируемых точках доступа в библиографических записях ЦНСХБ автоматизирован данные из авторитетных записей ЕАФ включены непосредственно в соответствующие авторитетные записи АФ ЦНСХБ

12 Автоматизированная замена данных в точке доступа В АФ ЦНСХБ в шаблон на создание авторитетной записи добавлено специальное служебное поле (поле 951), соответствующее наполнению поля 210 авторитетной записи ЕАФ - 951$3 Контрольный номер авторитетной записи - 951$a Начальный элемент ввода - 951$b Структурное подразделение - 951$c Идентифицирующий признак В АФ ЦНСХБ поле 951 заполнено в авторитетных записях на НИУ по сельскому хозяйству, для которых найдена соответствующая авторитетная запись в ЕАФ

13 Пример заполнения поля RU/CSAL/AUTH/ $aЮжно-Уральский научно- исследовательский институт плодоовощеводства и картофелеводства$cЧелябинск 41002$5z$aЮжно-Уральский НИИ плодоовощеводства и картофелеводства$cЧелябинск 95102$3RU\NLR\AUTH\ $aЮжно- Уральский НИИ плодоовощеводства и картофелеводства$cЧелябинск

14 Автоматизированная замена данных в точке доступа В результате программной обработки, загружаемые в СКБР библиографические записи, содержат контролируемые точки доступа, соответствующие ЕАФ Данные в поле 951 вносятся один раз Снижение трудозатрат при формировании контролируемых точек доступа на наименования организаций в СКБР

15 Автоматизированная замена данных в многоуровневых записях в имеющейся в СКБР библиографической записи на общую часть точки доступа сформированы с использованием ЕАФ при одновременной загрузке библиографических записей на общую часть и спецификацию

16 Создание АЗ on-line в ЕАФ ЛИБНЕТ Для наименования организации, на которое в ЕАФ авторитетная запись отсутствует, создается запись on-line в ЕАФ ЛИБНЕТ Созданная в ЕАФ ЛИБНЕТ авторитетная запись выгружается в АФ ЦНСХБ с сохранением идентификатора записи Заполнение поля 951 не требуется, так как при каталогизации формируемая точка доступа будет включать данные, соответствующие ЕАФ

17 Создание АЗ on-line в ЕАФ ЛИБНЕТ При создании авторитетной записи в ЕАФ ЛИБНЕТ нет возможности корректировать авторитетные записи, созданные другими библиотеками. Для установления связей между записями поле 510 заполняется, только если запись на взаимосвязанное наименование также создается ЦНСХБ. Ссылки на взаимосвязанные авторитетные записи, созданные другими библиотеками, отражаются только в поле 305.

18 Заимствование АЗ из ЕАФ Заимствование АЗ на наименования организаций, отсутствующих в АФ ЦНСХБ Заимствование проводится в процессе создания БЗ в ЭК ЦНСХБ и на этапе загрузки БЗ в СКБР Контрольный номер ЕАФ сохраняется Устанавливаются связи с имеющимися в АФ ЦНСХБ авторитетными записями

19 Сотрудничество ЦНСХБ по ведению авторитетного файла

20 Корпоративное ведение АФ Авторитетный контроль - дорогостоящий каталогизационный процесс. Объединение усилий по ведению авторитетного контроля в корпоративной среде Единого авторитетного файла с использованием локальных авторитетных файлов способствует уменьшению затрат на создание авторитетных данных и повышению качества записей.

21 Спасибо за внимание!