1 Пилотный проект по внедрению системы управления образовательной организацией в учреждениях СПО Новосибирской области как первый шаг к созданию единой системы «Электронный колледж НСО» Клоков Евгений Руководитель департамента

2 Единая информационная система Комплексная автоматизация управления на всех уровнях управленческой деятельности: от работы приемной комиссии до выпуска студента В единой информационной базе: Абитуриенты, студенты, сотрудники Территории и аудитории Государственные стандарты, учебные планы, расписания и замены Планирование нагрузки и выполнение Приказы о движении, справки и отчеты Ведомости, направления на пересдачу, отчеты и сводные ведомости Учет посещаемости Планирование и учет прохождения практик Планирование мероприятий Приказы о поощрениях и наказаниях Рейтинги Дипломы и академические справки Трудоустройство Методическая работа ПЛАНИРОВАНИЕ АНАЛИЗ КОНТРОЛЬ УЧЕТ

3 Выбор системы Ознакомление с предлагаемыми системами, анализ предложений Причины выбора 1С Колледж Работа всех подразделений УСПО ведется в одной базе данных Функциональность 1С:Колледж охватывает все участки управленческого учета УСПО Возможности платформы 1С: Предприятие 8 обеспечивают работу клиентских мест как в сетевом, так и web-режиме Платформа 1С: Предприятие 8 сертифицирована по 152 ФЗ Возможность оптимизации лицензирования, поддержки, развития комплекса решений на платформе 1С:Предприятие 8, поскольку подавляющая часть УСПО ведут бухгалтерский учет, расчет заработной платы и учет продуктов питания на этой платформе Наличие решений 1С в смежных областях для дальнейшего развития Апробирование системы в машиностроительном техникуме им.Покрышкина Принятие решения о пилотном проекте

4 Основная задача пилотного проекта Назначением системы: комплексная автоматизация управления на всех уровнях управленческой деятельности - от работы приемной комиссии до выпуска студента Целями создания Системы: Формирование единого информационного пространства образовательного учреждения Обеспечение эффективного контроля и анализа учебного процесса Повышение удовлетворенности и лояльности студентов и родителей Основная задача пилотного проекта: Получение опробованного в реальных условиях типового решения подсистемы управления образовательным учреждением информационной системы «Электронный колледж» в учреждениях среднего профессионального образования Новосибирской области на базе программного продукта «1С:Колледж»

5 Начало проекта Участники пилотного проекта: 1.ГБОУ СПО НСО «Новосибирский авиационный технический колледж» 2.ГАОУ СПО НСО «Новосибирский автотранспортный техникум» 3.ГАОУ СПО НСО «Новосибирский техникум питания и сферы обслуживания» 4.ГАОУ СПО НСО Новосибирской области «Новосибирский колледж легкой промышленности и сервиса» 5.ГБОУ СПО НСО «Новосибирский техникум автосервиса и дорожного хозяйства» 6.ГАОУ СПО НСО «Сибирский государственный колледж печати и информационных технологий» 7.ГАОУ СПО НСО «Профессиональное училище 50» 8.ГБОУ СПО НСО «Новосибирский профессионально- педагогический колледж» 9.ГБОУ СПО НСО «Новосибирский технологический техникум» 10.Новосибирский техникум металлургии и машиностроения им. Покрышкина

6 Организационное взаимодействие 1С:Рарус Новосибирск Руководитель проекта Специалист Консультанты Системный администратор Программисты 1С:Рарус Новосибирск Руководитель проекта Специалист Консультанты Системный администратор Программисты УСПО 1 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 1 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 2 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 3 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 4 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 5 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 6 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 7 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 8 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 9 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 10 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе УСПО 10 Ответственный по проекту Ответственный по приемной комиссии Ответственный по учебной части Ответственный по деканату Ответственный по воспитательной работе Ответственный по производственному обучению Ответственный по методической работе Заседания рабочей группы 1 раз в месяц Дополнительные тематические совещания по актуальным темам Одновременные отчеты в Министерство Труда и 1С-Рарус Новосибирск по контрольным точкам проекта в соответствии с графиком Предложения по доработке в Министерство Труда и 1С-Рарус Новосибирск Управление развития трудовых ресурсов и профессионального образования Министерства труда, занятости и трудовых ресурсов НСО Председатель рабочей группы Заместитель председателя рабочей группы Управление развития трудовых ресурсов и профессионального образования Министерства труда, занятости и трудовых ресурсов НСО Председатель рабочей группы Заместитель председателя рабочей группы

7 Этапы проекта Разработка технического задания 2 Техническая подготовка 3 Последовательное внедрение подсистем 4 Опытная эксплуатация 5 Подготовка предложений о продолжении работ

8 Этап 1. Разработка технического задания Книга 1. Техническое задание 61 стр. Книга 2. Инструкции пользователей системы 107 стр. Книга 3. График проекта и технологические карты 61 стр. Книга 4. Альбом выходных форм 110 стр. Книга 5. Анкеты учреждений 190 стр.

9 График и технология проекта

10 Этап 2. Техническая подготовка 1.Первоначальные настройки ролей пользователей 10/10 2.Организация работы на выделенных серверах 7/10 3.Установка Posgre SQL 6/10 4.Установка сервера Apache 2/10 5.Установка сервера 1С 6/10 6.Установка ПП 1С:Колледж 8/10 7.Установка ключей на15 лицензий 6/10 8.Установка подготовленных в единой методологии баз данных 10/10 9.Организация резервного копирования 10/10 10.Обучение системных администраторов 10/10 ТП Слабые компьютеры (докупали Терминал сервер) временно дали ключ на 100 Устранение конфликтных ситуаций по распределению действующих и новых лицензий ТЛП Сервер подключение к интернету с динамическим IP адресом, провели реконструкцию ЛВС Работы: Результаты: 1.7 из 10 УСПО работают в клиент-серверной технологии, которая позволяет наращивать количество пользователей 2.2 из 10 УСПО имеют возможность организовать работу филиалов в центральной БД через интернет

11 Этап 3. Последовательное внедрение подсистем Проведены следующие работы: 1. Проведено обучение работе в каждой подсистеме 2. Розданы инструкции и технологические карты 3. Обеспечено сопровождение системы обновление версий программы консультации по выделенному телефону горячей линии, контроль за подготовкой начальной информации, помощь в переносе информации о преподавателях и студентах сбор информации о возникающих ошибках сбор информации о неудобствах при работе в Системе согласование и доработка печатных форм взаимодействие с разработчиком системы помощь при технических сбоях оказание дополнительных консультаций на рабочих местах

12 Приемная комиссия Приемная компания 2013 велась в Системе в 10 из 10 УСПО, в т.ч. в двух удаленных филиалах по web-интерфейсу После окончания приемной комиссии абитуриенты в соответствии с рейтингом были зачислены в учреждения В подсистеме работают 29 специалистов, 10 УСПО

13 Деканат Выполнена подготовка и перенос информации о персонале и студентах Заведена полная база студентов в Системе Обеспечена возможность формирования различных списков Разработаны печатные формы приказов о движении контингента В подсистеме работают 21 специалист, 10 УСПО

14 Учебная часть Проведена серьезная работа с представителями колледжей для усовершенствования созданию рабочих учебных планов (РУП) Разработана обработка по заполнению РУП и печатная форма РУП Участники проекта полностью заполнили базы РУП Выполняются работы по построению тарификационных списков Запланированы доработки по составлению расписания В подсистеме работают 18 специалистов, 9 УСПО (кроме НТТ)

15 Результаты пилотного проекта на Количество специалистов УСПО, работающих в системе по состоянию на

16 Результаты пилотного проекта на Проектные работы выполнены в соответствии утвержденным планом работ выполнена техническая подготовка к проекту проведено обучение персонала выполнены самые трудоемкие работы по вводу информации выполнены самые сложные работы по согласованию и разработке процедуры построения РУПов запущены в опытную эксплуатацию все блоки системы выполнена часть актуальных доработок системы На проекте сложилось рабочее взаимодействие Исполнителя и Заказчика Мы благодарны специалистам пилотных учреждений образования за терпение и трудолюбие, директорам, никто из которых не отнесся к пилотному проекту формально, а так же Руководству Министерства труда за оказанное доверие и внимание к проекту

17 Этап 4. Опытная эксплуатация Система находится в состоянии опытной эксплуатации до конца 2013 г. Основные задачи создание реестра доработок анализ доработок согласование доработок проектирование доработок испытания доработок обучение по внесенным изменениям подведение итогов 11 Обработка для печати документа «Архивная справка». Печатная форма представлена в файле «Архивная справка», см. примечания в файле. 12 Запросить у участников проекта приказы об утверждении тем и состава ГАК для анализа 13 Запросить у участников проекта Академическую справку для анализа. Учебная часть 14 Обработка по заполнению РУП: 1) Исправить "часы по ГОСу" на "часы по ФГОСу". 2) Из контрольных мероприятий убрать КР и ДР (Оставить только Э,З,ДЗ, пустое) 3) Там где мы часов в неделю подсвечиваем красным, должно подсвечиваться уже начиная с 36.1, т.е. все что строго больше ) Закрепить область шапки и столбца с дисциплинами. Если это возможно. 5) Кнопка "Печатать" перестала реагировать, исправить. 6) Необходимо подсвечивать строку (всю строку, не только ячейку), с которой работают. 7) Посчитать количество контрольных мероприятий в группе/подгруппе. Выводить в виде строки: хДЗ/хЗ/хЭ, – где х – количество контрольных мероприятий одного вида. См.рис. далее: 8) Сделать кнопку скрывающую строки «часы по ФГОС» 9) Реализовать возможность добавления строк и групп. 10) Реализовать возможность перемещения элементов(строк и групп) в другие группы. 11) Реализовать возможность выстраивания строк /групп в необходимом порядке в разрезе группы, в которой они находятся. 15 Обработка по созданию Расписания 16 Печать нагрузки по преподавателям Воспитательная работа 17 Приказ о наказании/ поощрении студентов. Производственное обучение 18 Приказы по практике 19 Договор на практику, обработка наша. Методическая работа 20 Запросить у участников проекта для анализа приказ о составе ЦМК. 21 Запросить у участников проекта для анализа протоколы заседаний (стипендиальной комиссии, методической комиссии, педагогического совета). Кадровый учет 22 Доработка обмена между ЗиК и Колледж по сотрудникам. Расчеты со студентами 23 Приказ по решению стипендиальной комиссии 24 Выгрузка реестров для клиент - банков в формате txt и mxl Общее Печатные формы некоторых видов приказов требуют доработки (привести к единому формату со всеми остальными), однако, для них не открыт доступ ни к дополнительным печатным формам, ни к шаблонам печати: - Приказ о допуске студентов - Приказ о смене ФИО - Приказ произвольный. В следующем письме к разработчику будет просьба об открытии для нас возможностей по доработке печатной формы этих документов. Делать внешние обработки для печати этих документов считаю не целесообразным. Выделенное желтым цветом, в самое ближайшее время, будет описано, передано на разработку. Выделенное красным цветом, требует более тщательной проработки, общения с нашим программистом. Реестр доработок Приемная кампания 1 Печатная форма "Заявление", документа "Анкета абитуриента". см. примечания в файле "Заявление". 2 Печатная форма "Расписка", документа "Анкета абитуриента". см. примечания в файле "Расписка". 3 Печатная форма "Расписка", документа "Возврат документов абитуриента". см. примечания в файле "Расписка о возврате документов". 4 Печатная форма "Экзаменационный лист", документа "Анкета абитуриента". Исправить поставляемый шаблон: - "..приемНых испытаний." - вставить пропущенную букву Н, - Увеличить размер рамки для фотографий да размера 3х4, - "МП" - перенести ближе к правому нижнему углу рамки для фотографии. 5 Печатная форма "Рейтинг", документа "Рейтинг абитуриентов". ". см. примечания в файле "Рейтинг абитуриентов". Деканат 6 Обработка "Печать студенческих билетов". Не работает кнопка "Печать". 7 Разработать дополнительную печатную форму к документу "Справка об обучении". Печатная форма справки представлена в файле "Справка в ВК", см. примечания в файле. 8 Разработать дополнительную печатную форму к документу "Справка об обучении". Печатная форма справки представлена в файле "Справка об обучении", см. примечания в файле. 9 Разработать дополнительную печатную форму к документу "Справка об обучении". Печатная форма справки представлена в файле "Справка об обучении и доходах", см. примечания в файле. 10 Печатные формы к документу "Приказ о движении контингента". Существует три вида печатной формы для этого документа, они должны быть одинакового содержания, различие только в нумерации строк табличной части. Печатная форма "Без нумерации" - строки в табличной части не нумеруются. Печатная форма "С нумерацией" - строки в табличной части нумеруются в разрезе одного документа. Печатная форма "Сквозная нумерация" - при объединении нескольких документов для печати, нумерация строк табличной части идет сквозная через все документы. Описание и сведения о необходимых изменениях см. в примечаниях соответствующих файлов.dos: с нумерацией, без нумерации, сквозная нумерация. В печатных формах основной текст - размер шрифта 12, наименование организации и слово "ПРИКАЗ" - 14 размер шрифта.

18 Результаты пилотного проекта Результаты пилотного проекта: получение опробованного в реальных условиях типового решения подсистемы управления образовательным учреждением апробированная технология обучения и внедрения налаженная схема организационного взаимодействия обеспечение возможности дальнейшего развития системы Адаптированное для учреждений программное решение, готовое к тиражированию во всех учреждениях СПО Министерства труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области

19 Возможности развития системы Информационная система «Электронный колледж» может включать в себя следующие подсистемы: подсистема управления образовательным учреждением на базе программного продукта «1С:Колледж», подсистема Консолидация и анализ отчетности, подсистема электронного документооборота, подсистема Портал колледжа подсистема Дистанционное образование Министерство труда, занятости и трудовых ресурсов Министерство труда, занятости и трудовых ресурсов Подсистема 1С:Колледж Подсистема 1С:Колледж Учреждения профессионального образования Учреждения профессионального образования Подсистема Электронный документооборот Подсистема Электронный документооборот Подсистема Портал колледжа Подсистема Портал колледжа Подсистема Дистанционное образование Подсистема Дистанционное образование Подсистема Консолидация и анализ отчетности

20 Консолидация и анализ отчетности Подсистема «Консолидация и анализ отчетности» позволит: Учреждение образования 1С:Колледж Регламент Отчеты Учреждение образования 1С:Колледж осуществлять автоматический сбор, консолидацию и анализ информации о деятельности учебных заведений; обеспечить прозрачность управления учебными заведениями; анализировать деятельность учебных заведений; накапливать информацию на уровне области для анализа и дальнейшего принятия эффективных управленческих решений. Министерство труда Сбор хранение консолидация анализ информации

21 Электронный документооборот Создание документа Подписание/ утверждение Регистрация Исполнение Аналитика Хранение Какие задачи решает документооборот? Что дает использование СЭД? Повышение управляемости Укрепление исполнительской дисциплины Организация коллективной и групповой работы Экономия рабочего времени сотрудников Информационная безопасность организации А втоматизация ключевых процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; Контроль исполнительской дисциплины; Учет входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан; Ведение договоров и сопроводительных документов к ним; Ведение архива организации; Учет и анализ рабочего времени сотрудников. Возможность работы с электронной цифровой подписью; Гибкая система назначения и управления правами доступа; Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; Использование штрихкодирования документов; Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; Полнотекстовый поиск любых данных; Ведение статистической отчетности.

22 Дистанционное образование Студенту – возможность дистанционного обучения и тестирования Преподавателю – проверку результатов тестирования, анализ статистики, утверждение и передачу отметок в Электронный журнал Методисту – инструмент для создания учебных материалов Администратору – возможность регистрировать студентов, преподавателей и методистов, наделять их правами доступа к вебинарам, курсам, тестам и форумам Что дает электронное обучение? 1С:Колледж 1С: Образовательная организация специальности учебные дисциплины номера учебных групп списки студентов преподаватели Оценки 1С: Портал колледжа Оценки ЭОРы 1С ЭОРы общедоступ ные Собственные ЭОРы УСПО Методист УСПО

23 Спасибо за внимание! (383) Клоков Евгений Руководитель департамента