В ИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, уставам организации и другим нормативным документам. По месту составления документы делятся на внутренние (составляемые работниками организации) и внешние (поступившие извне организации). Внутренние документы создаются в подразделениях и циркулируют внутри организации. Они бывают организационно распорядительные, то есть обязательные для исполнения, и информационно справочные, то есть содержащие информацию о положении дел в организации. К организационно распорядительным относятся приказ и протокол. Информационно справочные это справки, акты, письма, телефонограммы и факсограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может как побуждать к действию, так и просто быть принятой к сведению.

Документы состоят из отдельных элементов, реквизитов. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен по форме, принятой для данного типа документов. Перечень реквизитов устанавливается Унифицированной системой организационно распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30R2003. Текст документов на бланках формата A4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата A5 через один интервал. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

П РИКАЗ Приказ издается по важнейшим вопросам деятельности организации. Это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, для решения основных производственных задач. Приказ может быть как нормативным актом, так и актом применения норм права в сфере производственных отношений, например приказ о назначении на должность. Приказом руководитель ставит задачи и указывает на пути их решения. Он обязателен для исполнения всеми работниками подотчетной структуры или отрасли. Приказ оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты: название документа (приказ); дата; индекс (номер); место составления; заголовок; текст; подпись.

П РОТОКОЛ Протокол служит для утверждения решений, принятых коллегиально: на совещаниях, собраниях, конференциях. Это документ, в котором фиксируются фактические обстоятельства. Он ведется либо непосредственно во время заседания коллегиального органа, либо после расшифровки стенограммы заседания. Протоколведет секретарь заседания.Протокол оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты: указание вида документа (протокол); дата заседания либо через тире даты начала и окончания заседания; номер протокола; место заседания; гриф утверждения; заголовок; текст; подписи. В заголовке указывается название коллегиального органа в родительном падеже (протокол собрания трудового коллектива). Текст включает вводную часть,где указывается состав коллегии и повестка дня, и основную, где отмечаются события и решения заседания согласно повестке дня. В каждом пункте повестки могут быть подразделы «Слушали», «Выступили», «Постановили» или «Решили». Протокол подписывают председатель заседания и секретарь.

А КТ Акт это документ, составленный несколькими лицами и фиксирующий событие, действие или свершившийся факт. Акты составляются как сформированными комиссиями, так и отдельными должностными лицами. Существует несколько разновидностей актов: сдачиRприемки; ликвидации организаций; приема объектов; инвентаризации; уничтожения товаров и т. д. Все они составляются по общей схеме. В акте должны отражаться только факты, установленные лицами, подписывающими документ. Акт оформляется на общем бланке. Применяются также унифицированныеформы актов по разным поводам. Текст предваряется заголовком, например«О приемеRпередаче». В общем случае текст делится на три части: введение, констатация и выводы. Содержание введения формализовано: в нем указывается основание для составления акта и перечисляются составляющие его лица. В констатирующей части излагаются цели и задачи составителей акта и результаты их работы. Констатирующая часть может быть одновременно заключительной. Заключительная часть также может быть оформлена отдельно. В ней делаются выводы и даются рекомендации. После текста может указываться количество экземпляров акта и их местонахождение. Акт подписывает председатель комиссии и все ее члены.

Д ОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий о сложившейся ситуации, выполненной работе или содержащий предложения. Этот документ может быть подготовлен как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки побудить руководителя к принятию решения. Текст делится на две части: описательная, где излагаются обстоятельства, побудившие к написанию записки, и собственно предложение или просьба. Тексту предшествует заголовок, который начинается с предлога «О» или «Об». Внутреннюю докладную записку подписывает только сам составитель. Если докладная записка отправляется выше по инстанции, ее подписывает руководитель структуры.

С ПРАВКА Справка это документ, подтверждающие определенные факты. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях и выдаваемые гражданами учреждениям для удостоверения или подтверждения какого-либо факта (с места работы, о размере заработной платы и т. д.). Справка подписывается руководителем подразделения, которое ее подготовило.

В НЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ Для осуществления оперативных связей с организациями и гражданами в случае невозможности бездокументного обмена (личного или по телефону) составляются письма. При необходимости срочной передачи информации составляются телефонограммы или факсы, реже в настоящее время телеграммы.

П ИСЬМО Деловое письмо это самый популярный документ в системе делопроизводства. О том, как правильно составить письмо, написаны и еще будут написаны объемные книги, поэтому далее приведено только краткое описание такого типа документов. По содержанию письма принято разделять на директивные (инструкционные),информационные, гарантийные, запросы, приглашения и др. Для писем используется бланк письма. За исключением гарантийного письма, название вида документа (письмо) не указывается. Письмо имеет следующие реквизиты:дату, номер, ссылку на регистрационный номер и дату документа, если письмо является ответом, и заголовок к тексту, изложенный одной фразой. Текст письма должен быть кратким и информативным. Объем письма обычно не превышает одной страницы. Обычно текст состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указывают причины составления письма, ссылки на факты, даты и документы. В основной части письма излагается основная цель: предложение, согласие на предложение, отказ, гарантия и т. д.

Ф АКС Факсом принято называть письмо, отправленное с помощью аппарата факсимильной связи. По форме он не отличается от письма, но поскольку факс является копией переданного документа, он не может обладать такой же юридической силой, как само письмо. В реквизитах факса вместо адресата фигурирует номер телефакса получателя. Остальные реквизиты совпадают с письмом. Однако для факсов существуют отдельные готовые формы в составе шаблонов офисных компьютерных программ.

Т ЕЛЕФОНОГРАММА Телефонограмма это документ, переданный или полученный по телефону в ходе разговора. Телефонный разговор становится документом только при надлежащем оформлении. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресата, текст, подпись,отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

Д ОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В общем случае к документам по личному составу относятся: трудовые контракты, заключенные предприятием с работником; приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод соR трудников); трудовые книжки; личные карточки формы ТR2; личные дела; лицевые счета по заработной плате.

Все они, иногда за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Однако часто, помимо приказов, еще несколько документов приходится обрабатывать секретарю. Это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение. Резюме, CV, автобиография и анкета

На сегодня резюме это основной документ при приеме на работу, как для работодателя, так и для соискателя. Секретарям приходится иметь дело с резюме не только когда они сами устраиваются на работу, но и когда работают речь идет о резюме от соискателей работы. Это популярный документ, поэтому он заслуживает отдельного представления.

Резюме обычно состоит из нескольких разделов, информация в каждом из которых призвана в кратком виде ознакомить потенциального работодателя со всеми сведениями о кандидате, необходимыми для его приёма на работу. В резюме не следует включать информацию, не имеющую никакого отношения к предполагаемой работе. Резюме должно содержать: контактную информацию кандидата краткое описание должности, на которую он претендует краткое описание основных навыков описание опыта работы по специальности в обратном хронологическом порядке описание образования (дипломы, сертификаты и пр.) Иногда в резюме также включают информацию о членстве в профессиональных ассоциациях, научных публикациях и авторских патентах.

Не следует включать в резюме информацию о желаемом уровне заработной платы. Это лучше указать в сопроводительном письме к резюме (так называемом Cover Letter ). Здесь же можно дать любые дополнительные пояснения к резюме. сопроводительном письме Cover Letter В разных странах структура резюме, или CV, может отличаться. В последнее время получили широкое распространение Интернет-резюме, заполняемые по определённому шаблону и размещаемые на специализированных сайтах рекрутинговых агентств. Существуют также профессиональные службы, предлагающие составление «грамотных» резюме.рекрутинговых Ещё одним, пока малораспространённым, типом резюме является видео-резюме, которое представляет собой короткий видеоролик, в котором кандидат рассказывает о себе, своих навыках и пр. И так же как и в случае с Интернет-резюме, для них существуют специализированные сайты, на которых можно их разместить, и компании, которые занимаются их записью и размещением.