Служебная командировка –поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена. Основная часть работы по подготовке ложиться на секретаря.

Подготовка командировок руководителя подбирает необходимую для командировки информацию; готовит совместно с руководителем программу командировки; оформляет командировочное удостоверение и другие документы; по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке; информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие. При подготовке командировки секретарь:

Подбор необходимой информации Так, если запланировано совещание, необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов. Следует организовать подготовку и представление документов, необходимых для переговоров (проекты контрактов, сертификаты, заключения экспертов, бизнес-планы и т. д.), в т. ч. на CD или других электронных носителях.

Подбор необходимой информации Для организации поездки руководителя необходимо связаться с принимающей стороной и обсудить (запросить/предоставить) предварительную информацию обо всех официальных и неофициальных мероприятиях программы пребывания руководителя. Возможно, руководителю понадобятся бланки писем, рекламные и презентационные материалы организации.

Подготовка программы руководителя Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем.

Подготовка программы руководителя Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию: дату отправления, прибытия, продолжительность поездки; способ передвижения; бронирование мест в гостиницах; места посещения и проезд к ним; отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

Оформление документов Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание, которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Для того чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них).

Накануне отъезда необходимо: подтвердить бронирование гостиницы; проверить наличие командировочного удостоверения; иметь утвержденную программу пребывания; убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий; определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю; предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке; составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.

Во время отсутствия руководителя секретарь : выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.

После возвращения руководителя из командировки секретарь: информирует руководителя о выполнении порученных заданий.; информирует о вопросах, возникших в период отсутствия руководителя и о ходе их решения; обрабатывает материалы командировки – печатает, размножает, передает в структурные подразделения исполнителям; оформляет отчет о командировке.

Список литературы: Пешкова Г.Д. Секретарское дело. – Мн., 2010 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления.- Инфра-М., 2011 Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник. М. 2003

Спасибо за внимание!