ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ. ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени. Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. ВВЕДЕНИЕ

Нормативные документы, регламентирующие деятельность секретаря: 1.Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС) 2.Классификационный справочник должностей служащих 3.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

Должностные инструкции секретаря Должностная инструкция регулирует деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе. Должностная инструкция секретаря включает в себя: общие положения; функции работника; должностные обязанности; права секретаря; ответственность; взаимоотношения; оценка работы;

Функции секретаря Организационные Подразумевают постоянное общение с людьми Документационные Связаны с документационной информацией, её поиском, учетом, хранением и т.п.

Секретарь должен выполнять: предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем; направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям; составление номенклатур дел; формирование дел; постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации; - оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства и т.п.

ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ

При проведении официальных (плановых) совещаний: - совместно с руководителе м секретарь должен уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков ; -оповестить участников; - уточнить с руководителе м регламент совещания; -обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования ; произвести регистрацию участников; обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ : -Петрова Ю. А. «Секретарское дело». М.: Омега-Л., О. Энговатова «500 советов секретарю». М.: Альфа-Пресс, Анохина, А. А. «Совещание: подготовка шаг за шагом», Секретарь-референт. – – 5. – С. 8–16; 6. – С. 8–12. -Славинская, О. В., А. И. Малиновский «Секретарское дело: пособие» М.: РИПК Минтруда и соцзащиты, Смирнова Е. П. «Делопроизводство для секретаря». М.: Омега- Л., 2010