Рабочая группа по ЭДО при Экспертном Совете ТПП РФ 30 мая 2013 г., Москва, Ильинка, 6 Как сделать рынок обмена электронными документами массовым? Альберт Салимов, фирма «1С» «Новые проекты»

Инициаторы обмена ЭД 2 В течение последних двух лет на рынке появилось немало компаний, которые стали применять обмен электронными документами (ОЭД) и начали привлекать к ОЭД своих контрагентов. Эти компании – инициаторы ОЭД. Среди них есть корпоративные заказчики, применяющие для автоматизации учетной работы и оперативной деятельности решения на платформе «1С:Предприятие». Фирма «1С» совместно с оператором электронного документооборота «Такском» год назад вывели на рынок совместное решение для удобного обмена ЭД между пользователями программ 1С, наши клиенты используют этот сервис. Мы изучаем опыт автоматизации ОЭД. По результатам успешных проектов приведу сводные данные по способам мотивации и преодолению препятствий для вовлечения контрагентов в ОЭД. И готов ответить на вопросы,как компания «Такском», фирма «1С» и наша партнерская сеть смогут помочь Вам в продвижении ОЭД и привлечении к обмену Ваших контрагентов.

Развитие рынка ОЭД: ситуация «as is» Правовое поле для обмена электронными документами – готово. Программное обеспечение для автоматизации основных процедур обмена ЭД – готово. Целевые пользователи ОЭД – инициаторы – готовы к реальным шагам для перехода на обмен электронными документами. Препятствием к расширению практики применения обмена ЭД является неготовность фирм сегмента СМБ к электронному взаимодействию с их крупными контрагентами (инициаторами ОЭД). 3

Драйверы ОЭД Субъектов, заинтересованных в развитии обмена электронными документами в этой презентации буду называть драйверами ОЭД. Роль драйверов могут исполнять: Государство. Инициаторы ОЭД, предприятия, более всего заинтересованные в переводе документооборота со своими контрагентами в безбумажную форму, Операторы ЭДО, Системные интеграторы, предлагающие услуги по внедрению ОЭД. Вендоры ПО для корпоративных информационных систем, Ниже – про негосударственных драйверов. 4

Что движет инициатора к ОЭД? Корпорации, сбытовые структуры, группы компаний – могут оценить преимущества безбумажных технологий: Издержки фирмы сокращаются на 1-2%, Сроки обмена документами уменьшаются до 75%. Наведение порядка в корпоративном документообороте повышает прозрачность финансовой и договорной работы, помогает исключить злоупотребления в этой сфере. В конкурентной среде эти факторы и даже любой из них могут создать для коммерческой компании конкурентное преимущество. В «естественных монополиях» сокращение бюджета затрат на документооборот позволяет менеджменту направить средства на другие цели. Для фирм сегмента СМБ преимущества безбумажных технологий не являются ключевыми. Наоборот, затраты на реорганизацию бизнес- процедур работы с документами не окупятся за счет экономии на бумаге и порошке для принтера. Инициаторам следует использовать инструменты прямой и косвенной мотивации вовлечения контрагентов в ОЭД. 5

Инициаторы vs. небольшие контрагенты Несколько способов мотивации: «Добровольная»: «Кто возьмет билетов пачку, тот получит...» «Принудительная»: «А кто не будет брать – отключим газ!» «Добровольно-принудительная» как сочетание двух первых вариантов: бонусы для тех, кто согласился, и штрафы для «неприсоединившихся». Опыт вовлечения предприятий Европы в EDI показывает, что «добровольно» присоединяются к до 5% контрагентов. Использование «принуждения» доводит процент до 85-90%. 6

Релевантен ли европейский опыт для России? Опыт этих компаний, использующих «1С-Такском», показывает, что государственные границы не являются принципиальными для бизнес- модели вовлечения контрагентов в ОЭД. Можно сказать, что для hh.ru более характерна «добровольная» модель, а для Комацу СНГ – «принудительная». hh.ru последовательно присоединяет своих клиентов к ОЭД, начиная с июля 2012 года. Комацу СНГ смогло вовлечь всех основных (14) дистрибьюторов в течении одного квартала. Модель «принуждения» более эффективна. 7

Принуждение по желанию А как повысить желание и готовность контрагента поддаться «принуждению»? Чтобы содействовать удобному, массовому, не затратному и безбарьерному доступу Ваших контрагентов к обмену ЭД, крупным компаниям нужны совместные инициативы с другими драйверами. 8

Совместно с операторами ЭДО Генеральная цель операторов ЭДО – подключить всех субъектов рынка к обмену ЭД. Достижению этой цели препятствуют издержки как на стороне оператора, так и на стороне пользователей ОЭД. Если инициатор готов взять часть этих издержек на себя, инвестировать в своих контрагентов, оператор может предложить фирмам СМБ, вашим поставщикам или потребителям, такие льготы, снижающие для фирмы барьер входа в ОЭД: Подключение к ОЭД – бесплатно (вплоть до компенсации затрат на выдачу сертификата электронной подписи), Входящий трафик – бесплатно (поможет инициатору-отправителю), Исходящий трафик – бесплатно (поможет инициатору-получателю), Роуминг пересылки ЭД – бесплатно. 9

Совместно с системными интеграторами Внедрение внешнего электронного документооборота в ERP-системе крупной компании – это задача автоматизации бизнес-процесса у заказчика, типовая для профессиональных интеграторов. Контракт на внедрение ОЭД в группе компаний в большей степени интересен интегратору, чем индивидуальное внедрение. Объединитесь со своими контрагентами в «группового» заказчика. Кастомизация вашей ERP-системы в части ОЭД может учитывать особенности ваших постоянных контрагентов. Обсудите вместе с интегратором портрет целевого контрагента, которого нужно привлечь к обмену ЭД, а также «места его обитания». В результате совместной работы вы сможете найти короткий путь к целевым фирмам СМБ, а также внедрить для них систему «самообслуживания» за счет ограниченного доступа к вашей информационной системе. Компании-интеграторы входят в те или иные профессиональные сообщества. Возможно, ваши контрагенты являются клиентами нескольких интеграторов, объединенных общими целями и задачами. Контакт с сообществом – это еще один способ расширить круг фирм, вовлеченных в обмен ЭД с вашей компанией. 10

Типичные задачи для контрагентов, входящих в ОЭД Основные трудности привлечения контрагентов инициатора ОЭД состоят в том, что «типовой» контрагент обязательно должен решить на своей стороне следующие задачи: Подключение к оператору ЭДО, Организация рабочих мест, Обучение персонала, Вовлечение в ОЭД других своих контрагентов. Если с подключением и организацией рабочих мест готовы помогать оператор ЭДО и/или интегратор, то последние две задачи в большинстве случаев отдаются на откуп самому контрагенту. Как результат: Контрагент не приглашает к обмену своих поставщиков и покупателей и, в лучшем случае, использует ОЭД только с инициатором ОЭД. Контрагент использует несколько решений для ОЭД, ориентируясь на требование/пожелание инициатора (характерно для поставщиков крупных ритейлеров). Персонал – учится и переучивается. 11

Совместно с вендорами ERP-систем и учетных решений Учетная система, которая содержит функционал для генерации исходящих документов, для автоматизации их согласования и для обработки входящих, должна поддерживать обмен ЭД. Вендоры информационных систем, используемых на массовом рынке, заинтересованы в развитии функционала своих решений. Заказчиком учетных программ, в частности, подсистемы обмена ЭД является бизнес. Инициаторам ОЭД и вендорам нужно сотрудничать: в конкретных проектах, в профессиональных ассоциациях. Такое сотрудничество даст контрагентам удобный функционал ОЭД, интегрированный в привычную информационную систему фирмы (не требует обучения) и максимально приближенный к их потребностям. Наличие функционала для ОЭД в учетных решениях для массового пользователя существенно упрощает приглашение контрагентов к обмену. 12

«1С-Такском» - пример совместного предложения вендора, оператора и сети интеграторов для вовлечения СМБ в ОЭД В программы системы «1С:Предприятие 8» включен «1С-Такском»: Поддерживаются: счета-фактуры, ТОРГ-12, акты (все – в формате ФНС) и ряд других «форматных» ЭД + произвольные электронные документы (договор... ) Сформировать, подписать и отправить электронный документ теперь можно «в один клик»! На основе загружаемых входящих ЭД автоматически создаются документы 1С:Предприятия, которые остается только провести! Партнеры «1С» – 6500 фирм-франчайзи на территории России – обслуживают программы 1С. Они же подключают к «1С-Такском»: Подключение бесплатно. Входящие документы не тарифицируются и не оплачиваются. Бесплатная отправка до 300 документов в месяц – бесплатно. Пригласить контрагента к обмену можно прямо из программы 1С. Комфортная пост-оплатная система расчетов за трафик партнеру 1С. Можно использовать любой сертификат ЭП, который принимает ФНС, например, используемый для электронной отчетности. Итог: контрагентам инициатора ОЭД – пользователям ПП 1С требуется минимум действий, формальностей и обучения сотрудников, чтобы начать обмен электронными документами с инициатором обмена. 13

Рабочая группа по ЭДО при Экспертном Совете ТПП РФ 30 мая 2013 г., Москва, Ильинка, 6 Ваши вопросы, ваши предложения можно обсудить в ходе сессии вопросов-ответов. Также обращайтесь в информационный центр: А. Салимов, фирма «1С», Как сделать рынок обмена электронными документами массовым?