Процессный подход на базе программного продукта Business Studio как инструмент эффективного и прозрачного управления бизнесом Чупеева Светлана Михайловна, зав.отделением "Прикладная информатика в экономике" ВШБЭ ПГТУ, руководитель направления «Информационные системы в экономике» Факультета ИТ РМЦПК

2 Эффективная система управления - основа успеха компании Обеспечение работы компании, как единого организма – задача каждого руководителя. Это: - обеспечение необходимых темпов развития, - организация текущей работы, - своевременная реакция на новые возможности и угрозы. Для реализации этих задач необходимо: - чтобы топ-менеджеры хорошо представляли стратегию развития компании, между ними были четко распределены полномочия и обязанности, - менеджеры среднего звена были мотивированы на достижение заданных в стратегии целей, - а рядовые сотрудники выполняли свою работу по оптимальным инструкциям и регламентам. Иными словами компания должна обладать эффективной системой управления.

3 Сегодня и в будущем конкурентным преимуществом компании может стать инструмент построения эффективной системы управления Система бизнес- моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла проектирования эффективной системы управления компанией – «Проектирование - Формирование регламентирующих документов – Доведение регламентов до исполнителей - Контроль показателей – Оптимизация бизнес-процессов» Основные решаемые задачи: - Формализация стратегии и контроль ее выполнения. - Моделирование и оптимизация бизнес-процессов, организационной структуры. - Формирование и распространение регламентирующей документации (регламенты процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции, описание документооборота) среди сотрудников.

4 Внедрение системы менеджмента качества с Business Studio Также следует отметить что деятельность компании направлена на достижение поставленных целей, задаваемых собственниками, причем на достижение этих целей с минимальными затратами времени и ресурсов. А Business Studio это система бизнес-моделирования, позволяющая компаниям ускорить и упростить развитие своей системы управления, а также внедрить системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ИСО 9001:2000. Таким образом программный продукт может быть интересен:

5 Этапы проектирования системы управления организацией Процесс проектирования и совершенствования системы управления можно представить в виде следующей последовательности этапов:

6 Формализация и контроль выполнения стратегии Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии является сбалансированная система показателей ССП (Balanced Score Card, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном. Разработка стратегической карты в Business Studio Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые. По 4 аспектам: «Финансы», «Клиенты», «Внутренние БП», «Обучение и развите» задаются ЦЕЛИ и ПОКАЗТЕЛИ.

7 Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения и лицо ответственное за внесение значений. Важной возможностью системы является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по , которые они должны заполнить в Microsoft Excel, и загружает их в свою базу данных. Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут: -сформировать самостоятельно в системе Business Studio; -получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word; -просмотреть на корпоративном сайте компании, который Business Studio формирует автоматически.

8 Моделирование бизнес-процессов в Business Studio Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес- процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

9 Нотации, применяемые в Business Studio Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart).

10 Нотация IDEF0 Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT. Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой. Особенностью нотации является: - Возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов. - Выделение четыре типов стрелок: три типа входов вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход. Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов, на нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допускается смена нотации на нотацию Процесс или Процедура.

11 Нотация IDEF0 Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов, на нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допускается смена нотации на нотацию Процесс или Процедура. Процесс УПРАВЛЕНИЕ (КАК нужно выполнять процесс) ВХОДВЫХОД регламенты, стандарты, законы указания руководства, планы, инструкции технология люди оборудование материалы здания, сооружения деньги, время информация, документы, файлы, ПО материалы потребности информация документ материалы результат продукт информация документ РЕСУРСЫ (ЧТО потребляется при выполнении)

12 Нотация Процесс (Basic Flowchart ) Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Используются графические элементы: терминатор, процесс, решение, два типа стрелок – стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов». Нотация Процесс поддерживает декомпозицию на подпроцессы. Нотацию Процесс можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

13 Нотация Процедура (Cross Functional Flowchart ) Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, используются дорожки -колодцы (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы – исполнителей действий процесса. Нотация Процедура поддерживает декомпозицию на подпроцессы. Нотацию Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

14 Оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры в Business Studio После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес- процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса.

15 Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание Система позволяет сформировать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму в Microsoft Visio. Результатом формирования организационной структуры являются документы Положения о подразделении, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности. А также Должностные инструкции специалистов компании.

16 Формирование и распространение регламентирующей документации По созданной бизнес-модели Business Studio автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации: регламенты бизнес-процессов и процедур, положения о подразделениях, должностные инструкции. Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать: Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. HTML-навигатор - HTML-версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.

17 Основными особенностями Business Studio, принципиально отличающими его от других аналогичных программных продуктов, являются: - Поддержка трех нотаций моделирования IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart) - обеспечивает возможность создания как комплексной иерархической модели бизнес-процессов, так описания отдельных процессов -Поддержка методологии BSC/KPI, включая разработку стратегических карт, сбалансированной системы показателей, обеспечение сбора и контроля значений показателей -Оптимизация бизнес-процессов на основе технологий функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования -Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки, в формате документов Microsoft Word или HTML-навигатора -Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие отчеты и регламентирующие документы -Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line -Использование в качестве графического редактора процессов, организационной структуры и других диаграмм редактора деловой графики Microsoft Visio.

18 Схема лицензирования Персональная лицензия Предназначена для локального использования Business Studio. Программное обеспечение устанавливается на отдельную рабочую станцию. Возможности по взаимодействию: Для обеспечения коллективной работы персональная лицензия позволяет пользователю со своего компьютера подключаться к серверу Business Studio или к другой рабочей станции, на которой установлена персональная лицензия Business Studio. Серверная лицензия Этот тип лицензирования предназначен для обеспечения работы группы пользователей с базами данных Business Studio, которые размещаются на выделенном сервере. Поддерживается совместная работа пользователей с моделями и данными и off-line режим для удаленной работы (в этом случае необходимо наличие на удаленном компьютере персональной лицензии). Лицензируется количество одновременных подключений к серверу Business Studio. Активация программы После установки программы Business Studio необходимо провести ее активацию. При использовании «Персональной лицензии» Business Studio активируется на локальных компьютерах, при использовании «Серверной лицензии» на сервере. Для активации Business Studio воспользуйтесь программой активации, входящей в состав дистрибутива. Дополнительное программное обеспечение Microsoft Visio 2003, Visio 2007 Для работы Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях программного продукта Microsoft Visio 2003 или Visio Сервер базы данных В качестве сервера баз данных Business Studio использует Microsoft SQL Server. В состав Вusiness Studio входит бесплатная версия Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. В случае одновременного подключения к серверу Business Studio более 10 пользователей рекомендуется использовать полноценную версию Microsoft SQL Server 2000 или 2005.