Учет движения документов и отчеты в СЭД Работу выполнила Студентка группы ПИ-51 Хижун О.В

Документ основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящены хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности

Учет движения документов– одна из необходимостей учета в организации. Позволяет отслеживать : движение документов, изменения в документах, сроки исполнения документов, контролировать все версии.

Регистрация документов Основная цель – придание документу юридической силы Так же позволяет обеспечить Учет контроль возможность поиска документов

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Основной принцип регистрации – однократность Входящие документы – в день поступления Внутренние и исходящие документы – в день подписания или утверждения.

Электронная карточка Обязательный состав реквизитов: автор документа; название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа; номер дела по номенклатуре дел

Регистрация в DocsVision

Резолюция резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения подразделением и исполнителем в состав данного реквизита входят ФИО исполнителя (ей) содержание поручения сроки исполнения подпись руководителя дата.

Форма р езолюци и

Окно просмотра резолюции

ОТЧЕТ - составленные по определенной форме сведения, данные о деятельности организации, компании за определенный прошедший период. Оперативные. Аналитические.

Завершающиеся работы по исполнителям Сводный отчет по подразделениям организации Сводный отчет по контрагентам Оперативные отчеты сводныеиндивидуальные

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе за определенный период времени Примеры таких отчетов: Исполненные документы по исполнителям Исполненные документы по номенклатуре