Электронные архивы: Терминология и понятийный аппарат

Архив: Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, учет, хранение и использование архивных документов Архивный документ: Документ, имеющий ценность, сохраняемый или подлежащий хранению в архиве [СТБ П Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения] Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника [Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»]

Терминология и понятийный аппарат Хранение документов: Текущее (оперативное) Архивное (временное) Архивное (постоянное)

Терминология и понятийный аппарат постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) хранение; временное хранение архивных документов - хранение архивных документов государственными органами, а также предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности в создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение периода, установленного настоящим Законом [Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»] временное хранение архивных документов – хранение архивных документов юридическими лицами в течение периода, установленного настоящим Законом [Проект новой редакции Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»]

Терминология и понятийный аппарат Оригинал документа: документ, созданный впервые Подлинник официального документа: первый или единственный экземпляр официального документа Копия документа: документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их [СТБ П Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения] К государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь также относятся: … копии архивных документов на правах подлинников [Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»]

Что понимают под «электронным архивом»? 1.Систему оперативного хранения электронных копий документов, сопровождающих бумажные оригиналы 2.Систему оперативного хранения документов и информационных ресурсов, изначально созданных в электронном виде 3.Комплекс электронных копий (сканов) бумажных архивных документов 4.Архив организации (ведомственный архив), способный хранить в том числе и документы в электронном виде 5.Специализированный архив организации или государственный архив для хранения электронных документов

Кое-что из нормативной базы: Документы в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, передаются в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования [Инструкция об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации (утверждена Постановлением Министерства юстиции от )]

Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»: электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность; электронная цифровая подпись – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности.

Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Статья 19: Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Статья 20: Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Статья 21. Хранение электронных документов Ведомственное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь об архивном деле. При приеме электронных документов на ведомственное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При ведомственном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность.

Кое-что из нормативной базы: Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» Целостность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения и (или) дополнения. Подлинность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями).

Спасибо за внимание! Вячеслав Леонидович Носевич кандидат исторических наук, директор Белорусского научно- исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД)