Служебные письма Служебные письма - самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

Содержанию и назначение писем Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой- либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем 1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.бланках для писем 2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса(письмо-ответ) заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

Правила оформления служебных писем 3. Письмо составляется только по одному вопросу. Например, просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме – затруднена. 4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц). 5. Письма оформляют в двух экземплярах. Оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

Адресат письма 6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном: После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес: АО "Глория" Отдел сбыта АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру Москва Краснопресненская, 12

Оформление названия документа 8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении...", "О создании...", "О проведении..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает строк, заголовок можно не оформлять.

Оформление текста письма 9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную: - в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; - в основной части формулируется основная цель письма. водная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" по накладной N в присутствии представителя Вашего предприятия.... была установлена недостача..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками. основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Концовка письма 10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. 11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс - копия переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Факсы являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями.

Оформление факса в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются: - код отправителя - дата и время передачи, а также ее длительность - номер телефакса, с которого передана информаия - количество переданных страниц Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать: факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна.