Delegation of the European Union to Russia Москва, Финансовая отчетность по грантам Общие условия контракта (версия от 01/2012) Financial Management Toolkit for recipients of EU funds for external actions at: toolkit_en.htm Руководство по финансовому менеджменту

Delegation of the European Union to Russia 1 Ваш контракт состоит из следующих документов: Наши требования к финансовой отчетности основаны на перечисленных документах Special conditions + Annexes: Annex I Description of the Action Annex II General conditions applicable to EU financed grant contracts for external actions Annex III Budget for the Action Annex IV Procurement by grant Beneficiaries Annex V Standard request for payment Annex VI Model narrative and financial reporting Annex VII Model report of factual findings and TOR for expenditure verification Особые условия и приложения: Описание проекта Общие условия для грантовых соглашений, финансируемых ЕС Бюджет Тендерные правила Стандартный запрос на платеж Образец промежуточной и финальной отчетности Образец аудиторского отчета и Техническое задание для аудитора

Delegation of the European Union to Russia 2 Общие условия контракта Бенефициар единолично несет ответственность перед Представительством ЕС за выполнение проекта. (Annex II, art.1.3) Бенефициар обязуется обеспечить соблюдение требований по контракту его партнерами и субподрядчиками.

Delegation of the European Union to Russia 3 Общие условия контракта Бенефициар обязан вести достоверный и регулярный финансовый учет по проекту в соответствии с правилами и требованиями ЕС, который может быть интегрирован в стандартную систему бухгалтерского учета Бенефициара (РФ), либо являться ее дополнением. (Annex II, art.16.1)

Delegation of the European Union to Russia 4 Общие условия контракта Бенефициар обязан предоставить всю необходимую информацию о ходе осуществления проекта и составить с этой целью промежуточный (при запросе промежуточного платежа) и итоговый отчеты, состоящие из содержательной и финансовой частей. (Annex II, art.2 )

Delegation of the European Union to Russia 5 Изменение контракта и бюджета В случае изменения названия организации, юридического адреса, банковского счета и аудитора необходимо проинформировать об этом Вашего координатора в Представительстве ЕС и предоставить новые Financial Identification Form И Legal Entity Form КАК МОЖНО СКОРЕЕ На исправления нужно время!

Delegation of the European Union to Russia 6 Изменение бюджета Письменное Уведомление: При условии, что изменения не затрагивают основные цели и задачи проекта перераспределение внутри бюджетной статьи перераспределение средств между статьями бюджета не более чем 15% от первоначального значения Кроме статей Административных расходов и Резерва непредвиденных затрат (Annex II art. 9.2) Все остальные изменения вносятся через специальное дополнение к контракту (Addendum): запрос по изменениям должен быть представлен минимум за месяц до вступления в силу и не может быть ретроспективным (Annex II, art.9)

Delegation of the European Union to Russia 7 Платежы Первый авансовый платеж производится в течение 30 дней после получения подписанного контракта Запрос на платеж не нужен Сумма авансового платежа указывается в Особых условиях контракта (Special Conditions, art.4) Все запросы на последующие платежи должны быть оформлены в соответствии с требованиями, указанными в приложении V (Annex V - template)

Delegation of the European Union to Russia 8 Промежуточный платеж Структура Промежуточной Финансовой Отчетности, сопровождающей запрос на промежуточный платёж (по грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев) 1.Interim Financial report - Таблица промежуточного финансового отчета ( Annex VI) 2.Forecast budget & Follow-up – Таблица, в которой отражены как расходы за отчетный период, так и прогнозируемые расходы 3.Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование), подтверждающих происхождение оборудования при стоимости покупки больше 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2) 4.Копии списков присутствующих на семинарах, конференциях и т.д. (могут являться частью содержательного отчета) 5.Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕC по изменениям бюджета (если есть)

Delegation of the European Union to Russia 9 Промежуточный платеж При пересчете расходов произведенных в рублях в Евро следует использовать ставку, равную среднему значению курсов валют, опубликованных в InfoEURO за отчетный период ontracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Delegation of the European Union to Russia 10 Промежуточный платеж П о грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев Промежуточный платёж производится в размере указанном в контракте, когда часть фактически понесенных расходов, финансируемых ЕС, составляет не менее 70 % от аванса Если фактически понесенные расходы, финансируемые ЕС, составляют менее 70 % от аванса, сумма промежуточного платежа будет уменьшена на неиспользованную сумму предыдущего платежа (Annex II, art.15.1, option 2)

Delegation of the European Union to Russia 11 По контракту: Общая сумма проекта: 500, Вклад Европейского Союза (90%): 450, Авансовый платеж: 300, % аванса 210, Фактические затраты за первый период: Вариант 1 230, , *90% = 207, Менее 70% Сумма промежуточного платежа будет уменьшена на 3,000 Вариант 2 240, , *90% = 216, Более 70% Сумма промежуточного платежа будет выплачена как указано в контракте Промежуточный платеж

Delegation of the European Union to Russia 12 Финальный платеж Итоговый отчёт направляется в течение трех (шести*) месяцев с момента окончания срока осуществления проекта по Контракту. * Если главный офис Бенефициара находится не в РФ

Delegation of the European Union to Russia 13 Финальный платеж Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж (Annex V) (по грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев ) 1.Итоговая таблица финального финансового отчета (Оригинал) FINAL FINANCIAL REPORT (подпись, дата, печать аудитора) 2.Отчет аудитора в соответствии с образцом, приведенном в Приложении VII ( Annex VII) 3.Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование), подтверждающих происхождение оборудования при стоимости более 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2) 4.Сертификат передачи оборудования, в случае если Бенефициар не имеет представительства в России или не является конечным получателем гранта, если другое не оговорено в Специальных условиях, на оборудование стоимостью более 5000 Евро за единицу. Если оборудование остается у Бенефициара, то подтверждение о постановке оборудования на баланс (стоимостью более 5000 Евро за единицу (Annex II art 7))

Delegation of the European Union to Russia 14 Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж (Annex V) (по грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев ) 5. Списки, присутствующих на семинарах, конференциях и т.д. (могут являться частью финального содержательного отчета) 6.Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕС по изменениям бюджета (если есть), в том числе разрешение на использование резерва непредвиденных расходов 7.Sources of Funding- Таблица, где указаны фактические вклады Бенефициара, партнеров и другие источники финансирования Финальный платеж

Delegation of the European Union to Russia 15 Финальный платеж Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж (по грантам, не превышающим 100, Евро или продолжительностью менее 12 месяцев) 1.Вместо аудиторского отчета предоставляется Итоговая таблица финального финансового отчета (Final financial report). Подпись, дата и печать Бенефициара обязательны. 2.Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование), подтверждающих происхождение оборудования (стоимостью более 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2)) 3.Сертификат передачи оборудования, в случае если Бенефициар не имеет представительства в России или не является конечным получателем гранта, если другое не оговорено в Специальных условиях, на оборудование стоимостью более 5000 Евро за единицу. Если оборудование остается у Бенефициара, то подтверждение о постановке оборудования на баланс (при стоимости более 5000 Евро за единицу ( Annex II art 7))

Delegation of the European Union to Russia 16 Финальный платеж Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж (по грантам, не превышающим 100, Евро или продолжительностью менее 12 месяцев) 4.Списки присутствующих на семинарах, конференциях и т.д. (могут являться частью финального содержательного отчета) 5.Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕС по изменениям бюджета (если есть), в том числе, разрешение на использование резерва непредвиденных расходов 6.Sources of Funding - Таблица, где указаны фактические вклады Бенефициара, партнеров и другие источники финансирования

Delegation of the European Union to Russia 17 Финансовый отчет Jcyj Итоговая таблица промежуточного и финального финансового отчета (INTERIM FINANCIAL REPORT and FINAL FINANCIAL REPORT ) Общая фактическая стоимость проекта (вклад ЕС + вклад грантополучателя и его партнеров) в Евро Расходы, понесенные строго в период реализации проекта, определенного Статьей 2 Особых условий контракта (Annex II art. 14.1) за исключением расходов, связанных с составлением финального и аудиторского отчетов Все расходы указываются в той валюте, в которой были фактически произведены, и в пересчете на Евро Следует использовать ставку, равную среднему значению курсов валют, опубликованных в InforEURO за месяцы отчетного периода (Annex II, art.15.8) Четкое соответствие статьям и подстатьям бюджета Округление чисел: два знака после запятой для всех расходов, четыре знака - в обменном курсе

Delegation of the European Union to Russia 18 Финансовый Отчет Для учета рабочего времени введутся Табели учета рабочего времени ( Timesheets ) Каждый работник регулярно заполняет на каждый календарный месяц табели учета рабочего времени и суточных Заверяется ответственным лицом, подписавшим контракт (Директором или Менеджером проекта) В колонке Days Worked отмечают отработанные дни (если предусмотрено бюджетом - количество отработанных часов) В колонке Per Diems отмечают ночи, проведенные в командировке вне места базирования проекта. Полный рабочий месяц состоит из 22 рабочих дней

Delegation of the European Union to Russia 19 Финансовый Отчет Табели учета рабочего времени не являются обязательным документом в случае, если присутствие сотрудника на работе может быть подтверждено другими документами, например, трудовым соглашением или зарплатной ведомостью. Или, в случае совмещения сотрудником работы на несколько проектов, предоставлены подтверждения четкого распределения его/ее рабочего времени между проектами.

Delegation of the European Union to Russia 20 Финансовый Отчет Требования к происхождению оборудования Правила Европейского Союза по закупкам товаров/услуг/работ включают "Требования к Происхождению" (Rule of Origin), подразумевающие, что все приобретаемое оборудование должно быть произведено/собрано в странах Европейского Союза +страны кандидаты, в странах общего экономического пространства (Исландия, Лихтенштейн, Норвегия), в России и в странах бывшего СНГ. "Требования к Происхождению" распространяются на все оборудование, независимо от стоимости Сертификат Происхождения (При сумме более 5000 евро за единицу товара) Копию сертификата происхождения или другой официальный документ, подтверждающий происхождение товара с указанием страны происхождения следует приложить к финансовому отчету (Annex IV, art. 2.2)

Delegation of the European Union to Russia 21 Финансовый Отчет Акт передачи оборудования Transfer of Ownership Составляется в соответствии с образцом, представляется в оригинале Включает все оборудование, закупленное в рамках проекта (Статья 3 бюджета) (Annex II, art 7.3) Список оборудования является неотъемлемой частью Акта передачи оборудования и заверяется обеими сторонами. Печать принимающей организации обязательна В случае, если по контракту оборудование остается у Бенефициара, предоставляется подтверждение о постановки оборудования на баланс организации (Annex II, art 7) Копия акта передачи оборудования стоимостью более 5000 Евро за единицу предоставляется в Представительство ЕС

Delegation of the European Union to Russia 22 Финансовый Отчет Закупки и субподряд в рамках проекта Подробная информация – Приложение IV контракта При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги до 10,000 Евро включительно, проведение конкурса не требуется При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги свыше 10,000 Евро и до 60,000 Евро (закупки), до 200,000 (услуги), до 300,000 Евро (работы) следует получить предложения от минимум трех поставщиков данных товаров/ работ/ услуг и выбрать наиболее оптимального по критерию «цена-качество» (Annex IV, art.3) Искусственная разбивка на лоты не разрешается Пакет тендерной документации должен быть предоставлен аудитору

Delegation of the European Union to Russia 23 Финансовый Отчет Резерв непредвиденных затрат (Annex II, art.14.3) Может быть использован только после получения письменного разрешения от Представительства ЕС Сумма не может превышать 5% от общей стоимости прямых затрат по проекту

Delegation of the European Union to Russia 24 Финансовый Отчет Административные расходы Расходы, связанные с реализацией проекта, но не включенные ни в одну другую статью бюджета, ограничены установленным при подписании контракта фиксированным процентом, не превышающим 7% от прямых затрат по реализации проекта (General Conditions 14.4, Special Conditions). Административные расходы обязательно должны быть приемлемыми по содержанию.

Delegation of the European Union to Russia 25 Финансовый Отчет Статья 12 Налоги (включая НДС) Налоги, включая НДС могут считаться приемлемыми расходами только в том случае, когда Бенефициар предоставит доказательства, что он или его партнеры не могут добиться возмещения или взаимозачета НДС. К таким доказательствам можно отнести: 1)Официальное письмо, подтверждающее, что НДС не может быть возмещено. Только для государственных органов власти (public authorities). 2)Подтверждение из налоговой инспекции, что организация применяет упрощенную систему налогооблажения или ее оборот за последние 3 месяца не превышал 2 млн. рублей.

Delegation of the European Union to Russia 26 Источники Финансирования (Sources of funding) Получатель гранта обязан предоставить информацию о всех источниках финансирования проектной деятельности с указанием конкретной суммы вклада в евро, включая доход от проектной деятельности. Финансовый Отчет

Delegation of the European Union to Russia 27 Финальный платеж По контракту: Общая сумма проекта: 222, Вклад Европейского Союза (90%): 200, Авансовый платеж: 100, Промежуточный платёж: 80, Прогнозируемый финальный платёж: 20,000.00

Delegation of the European Union to Russia 28 Финальный платеж Расчет балансового платежа, основанный на фактически понесенных и утвержденных после проверки финального финансового отчета расходах: Общая сумма фактических приемлемых затрат, подтвержденная соответствующей документацией: 210, Вклад Европейского Союза 90% от общих утвержденных затрат: ,00 Финальный платеж: (189, , , ) 9.000,00

Delegation of the European Union to Russia 29 Финансовый Отчет Представительство Европейского Союза оставляет за собой право запросить дополнительную информацию, которая должна быть предоставлена в течение 30 дней с момента поступления запроса

Delegation of the European Union to Russia Контакты Лена Карнович Тел.: Факс: