Дорожный информационно-библиотечный центр Красноярской железной дороги Красноярской железной дороги Ушакова Ольга Борисовна Богачева Елена Владимировна Пермиловская Ольга Петровна Использование АБИС ИРБИС как единой СУБД для управления технологическим процессом комплектования

Дорожный информационно-библиотечный центр Красноярской железной дороги (ДИБЦ КЖД) комплектует технической литературой, нормативно-технической документацией, обучающими программами, плакатами, знаками безопасности : Дорожный информационно-библиотечный центр Красноярской железной дороги (ДИБЦ КЖД) комплектует технической литературой, нормативно-технической документацией, обучающими программами, плакатами, знаками безопасности : собственный фонд; собственный фонд; фонды 10 филиалов ДИБЦ; фонды 10 филиалов ДИБЦ; 3 учебных центра; 3 учебных центра; фонды 267 технических кабинетов и кабинетов по охране труда; фонды 267 технических кабинетов и кабинетов по охране труда;

Сайт ДИБЦ КЖД

Количество литературы, переданной в технические кабинеты Количество заявок и технических кабинетов, в которые передана литература

Информация обо всей заказанной, поступившей и переданной литературе содержится в базах данных: Информация обо всей заказанной, поступившей и переданной литературе содержится в базах данных: БД «Комплектование» (с изменениями) БД «Комплектование» (с изменениями) БД «Электронный каталог» (с изменениями) БД «Электронный каталог» (с изменениями) БД «Техкабинеты» БД «Техкабинеты» БД «Заявки/Заказы» БД «Заявки/Заказы»

: Возможности использования 4 баз данных : управление потоками заказов/передачи изданий; управление потоками заказов/передачи изданий; управление контактами и взаимоотношениями с клиентами; управление контактами и взаимоотношениями с клиентами; учет профилей комплектования; учет профилей комплектования; генерация отчетных форм; генерация отчетных форм; выполнение справок; выполнение справок; управление архивом полных текстов заявок/актов на заказанную/переданную литературу; управление архивом полных текстов заявок/актов на заказанную/переданную литературу; контроль за процессом комплектования руководством ДИБЦ контроль за процессом комплектования руководством ДИБЦ

Стандартные возможности использования БД «Электронный каталог», БД «Комплектования» позволяют: формировать сводные заказы; формировать сводные заказы; оперативно выдавать справки о состоянии выполнения заказа на конкретные издания представителям подразделений; оперативно выдавать справки о состоянии выполнения заказа на конкретные издания представителям подразделений; получать некоторые статистические данные получать некоторые статистические данные

Общий вид записи БД «Техкабинеты»

«Узкие» места «бумажной» технологии: необходимо оперативно выполнять справки с использованием полного текста заявки, а бумажный архив требует временных затрат для извлечения нужной информации; необходимо оперативно выполнять справки с использованием полного текста заявки, а бумажный архив требует временных затрат для извлечения нужной информации; регистрация заявок и сводных заказов фиксировалась в специальном журнале (на бумажном носителе), и необходимо было дублировать данные в БД CMPL; регистрация заявок и сводных заказов фиксировалась в специальном журнале (на бумажном носителе), и необходимо было дублировать данные в БД CMPL; исполнители на местах могли несколько раз прислать одну и ту же заявку, но это выявлялось уже после регистрации заявки в журнале, на этапе ввода в БД CMPL; исполнители на местах могли несколько раз прислать одну и ту же заявку, но это выявлялось уже после регистрации заявки в журнале, на этапе ввода в БД CMPL; «история» заявок от конкретного подразделения могла быть выявлена только после ручного отбора в папке с бумажными оригиналами; «история» заявок от конкретного подразделения могла быть выявлена только после ручного отбора в папке с бумажными оригиналами; руководство ДИБЦ не могло оперативно получать информацию о количестве и содержании заявок от подразделений КЖД руководство ДИБЦ не могло оперативно получать информацию о количестве и содержании заявок от подразделений КЖД

Регистрация заявок БД «Заявки/Заказы»

Регистрация заказов БД «Заявки/Заказы»

Выходные формы заявок

Журнал заявок и заказов

Основные функции БД «Заявки/Заказы» Справочно-регистрационная. Информация обо всех заявках (их количественная и качественная характеристика), поступающих в ДИБЦ от филиалов, подразделений и учебных центров, сведения об ответственном лице и исполнителе. Стадии выполнения сводных заказов. Архивная – подключаются полные тексты заявок с подписями руководителей подразделений- заказчиков

Использование БД позволяет : отказаться от бумажных носителей для ведения регистрационного учета; отказаться от бумажных носителей для ведения регистрационного учета; оперативно и качественно выполнять фактографические справки различного характера; оперативно и качественно выполнять фактографические справки различного характера; повысить ответственность сотрудников подразделений за содержание и экземплярность заказа повысить ответственность сотрудников подразделений за содержание и экземплярность заказа

Технология работы с заявками на литературу в ДИБЦ Красноярской ж.д. Регистрация заявок в БД, подключение полного текста заявки Ввод краткого БО с указанием автора заказа Формирование сводного заказа CMPL Получение счета из издательства Регистрация счета Регистрация платежных поручений ZPDR Распределение поступившей литературы по заявкам Доработка БО Формирование сопроводительных документов CMPL IBIS ZPDR TCAB Отправка литературы Возврат подписанного акта Подключение полных текстов подписанных актов в Красноярске TCAB Заявки от подразделений КЖД, филиалов ДИБЦ Отправка заказа в изд- во по эл. почте; факсу; через Интернет- магазин Получение литературы Передача литературы заказчику Выполнение фактографических справок на основе БД: CMPL, IBIS, TCAB, ZPDR Счет оплачен A AB BC C Регистрация актов передачи да нет IBIS - БД ЭК; CMPL - БД «Комплектование»; TCAB - БД «Техкабинеты»; ZPDR - БД «Заявки/Заказы»

: В результате использования комплекса БД: «Электронный каталог», «Комплектование», «Техкабинеты», «Заявки/Заказы», «ОНТИ», «Заявки ОХК», в ДИБЦ с помощью АБИС «Ирбис» выполняются задачи управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) : ведение единой клиентской базы; ведение единой клиентской базы; ведение базы поставщиков; ведение базы поставщиков; контроль выполнения заказа, оптимизация процесса взаимодействия разных подразделений; контроль выполнения заказа, оптимизация процесса взаимодействия разных подразделений;

мотивация и контроль сотрудников ДИБЦ, ответственных за выполнение конкретного этапа работы; мотивация и контроль сотрудников ДИБЦ, ответственных за выполнение конкретного этапа работы; повышение лояльности со стороны клиентов (оперативное выполнение справок, четкая организация работы с заказом, учет предпочтений); повышение лояльности со стороны клиентов (оперативное выполнение справок, четкая организация работы с заказом, учет предпочтений); планирование работы (возможность оперативно составить отчет с любым срезом данных); планирование работы (возможность оперативно составить отчет с любым срезом данных); прозрачность деятельности (руководители ДИБЦ могут получить доступ к любым данным со своего рабочего места) прозрачность деятельности (руководители ДИБЦ могут получить доступ к любым данным со своего рабочего места)

Спасибо за внимание! Богачева Елена Владимировна Спасибо за внимание! Богачева Елена Владимировна