Работа с формами отчетами в MS Access

Формы Формы служат для организации пользовательского интерфейса Интерфейс должен быть визуально доступным и интуитивно понятным для пользователя Пользователь не должен думать какую форму когда ему открывать, Вы должны предусмотреть все пути его передвижения по формам.

Создание форм Существует 3 способа создания форм: Автоматическое создание формы С помощью мастера С помощью конструктора Типы форм: Простая (в окне формы представлена только одна запись, чтобы перейти нужно; можно менять внешний вид) Ленточная (в окне формы представлены все записи одна за другой; можно менять внешний вид) Табличная (в виде таблицы, внешний вид не меняется ) Источником данных для формы может быть либо таблица либо запрос на выборку

Автоматическое создание формы Выберете одну из Ваших таблиц и нажмите одну из кнопок во вкладке «Создание».

Создание формы с помощью мастера 1.Определите источник. Выберите таблицу или запрос и те поля которые вам нужны в источнике ( 1 стрелка перекидывает 1 поле, 2 – все поля) 2. Далее следуйте указанием мастера

Стандартная форма Заголовок (название формы) Область данных (располагаются данные) Примечание (могут помещаться кнопки) Кнопки окна Надпись Поле Навигатор (Передвижение по записям)

Создание форм с помощью конструктора 1. Определите источник данных для формы Во вкладке конструктор нажмите «Добавить поля» Из открывшегося списка таблиц выберете таблицу и поля (выбор полей двойным щелчком или перетаскиванием на пустое поле формы)

2. Изменение внешнего вида формы Во вкладке свойств можно изменить внешний вид формы Откройте свойства формы и во вкладке «Макет» измените ее название.

Добавьте заголовок и примечание. В Контекстом меню на поле выберете «Заголовок\примечание формы» Добавьте название формы, используя элемент управления «Надпись» на панели элементов Сохраните форму. Задание: Создайте простую, ленточную и табличную формы разными способами.

3. Элементы управления Кнопка. Создается с использованием мастера. Поле со списком. Служит для выбора определенных значений из списка. Создается с использованием мастера. Подчиненная форма. Используется для отображения данных связанных с данными в главной форме связью 1:М. Создается с помощью мастера. Создание подчиненной формы Выберите тот источник, который связан с таблицей данной связью Выберите необходимые поля. Ключевые обязательно. В следующем окне поставьте «Самостоятельное определение» Определите поля, по которым происходит связь Сохраните получившеюся форму

Задание: Добавьте в примечание вашей формы кнопки (действие-закрытие формы, передвижения по записям), следуя указанием мастера. Добавьте поле со списком, если оно не сформировалось автоматически (удалите одно из полей, которое можно формировать из списка значений столбца таблицы, затем добавьте поле со списком). Добавьте рисунок в форму Создайте подчиненную форму. Сделайте форму такой чтобы пользователя не смущали лишние элементы.

Отчеты Отчеты – конечный продукт большинства баз данных. Отчет MS Access – это ленточноая форма сконструированная специально для печати. Некоторые отчеты состоят из 1 страницы (подтверждение заказа, накладная) – одностраничные. Чаще всего встречаются многостраничные отчеты похожие на ленточные формы (каталоги, бухгалтерские отчеты).

Создание отчетов Существует 2 способа создания отчетов: С помощью мастера Автоматическое создание отчета С помощью конструктора Основные типы отчетов: Одностолбцовые (в одном длинном столбце перечислены значения каждого столбца в каждой записи таблицы, справа надпись, а слева значение) Ленточные ( каждая запись в отдельной строке) Отчеты с группированием данных (группировка записей по определнному полю, позволяет вычислять итоговые значения) Сводные отчеты ( состоят из подчиненных форм, независимых источников данных) Источником данных для отчета может быть либо таблица либо запрос на выборку

Автоматическое создание отчетов Выберете одну из Ваших таблиц и нажмите одну из кнопок во вкладке «Создание».

Автоматическое создание отчета Выберете одну из Ваших таблиц и нажмите одну из кнопок во вкладке «Создание». Создается простой отчет, который далее можно менять используя режим конструктора

Создание отчета с помощью мастера 1.Определите источник. Выберите таблицу или запрос и те поля которые вам нужны в источнике 2.Выберите поля для группировки (двойным щелчком по полю либо стрелками) 3. Далее следуйте указанием мастера

Создание отчета с помощью конструктора Заголовок (только на первой странице отчета) Верхний колонтитул (вверху на каждой странице) Область данных (располагаются данные) Нижний колонтитул (внизу на каждой странице) Примечание (примечания к отчету, только на последне странице отчета)

Группировка в режиме конструктора Во вкладке «Конструктор» нажмите «Группировка», далее внизу экрана нажмите кнопку «Группировка» и выберете поля В появившейся раздел «Заголовок группы» поместите поле соответствующее данной группировке

1. Определите источник данных для отчета Для этого откройте окно свойств кнопкой «Свойства» в верхнем меню. Определяется также как и для форм 2. Изменение внешнего вида формы Выделите в окне «Список полей» те поля которые вам нужны для отчета и перетащите их в область данных. Далее по усмотрению поменяйте внешний вид. Добавьте в заголовок небольшой рисунок в качестве логотипа Задание: Создайте одностолбцовый или ленточный отчет с группированием данных по одному из полей, следуя указанием мастера. Создайте отчет с помощью конструктора. 3. Элементы управления