Модель административных регламентов в системе электронного документооборота Константин Зуев Статс-секретарь, заместитель председателя ФКЦБ России 24 октября 2003г.

Общая информация По результатам информационного обследования ФКЦБ, проведенного в 2000г. Центром Развития Фондового Рынка (CCMD) и командой Booz Allen, был составлен план стратегической информационно – технологической архитектуры (ИТА). В соответствии с этим планом было рекомендовано провести комплекс работ по разработке современной корпоративной системы управления документами на основе базовых технологий IBM Lotus Software.

Общая информация В 2000г руководство ФКЦБ поставило задачу контроля поручений и движения документов В декабре 2000 г., по результатам анализа поступивших предложений, компания ЗАО "Концерн информационных технологий" была выбрана в качестве исполнителя для разработки и внедрения в постоянную эксплуатацию в ФКЦБ "Системы учета и контроля исполнения документов".

Задачи Организовать регистрацию и контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в организации с потоком документов ~5000 документов в месяц и количеством работников ~300 человек. К разрабатываемой Системе был выдвинут ряд требований, основными из которых являются следующие: эффективная обработка большого объема документов; точное соответствие внутренним нормативным актам ФКЦБ; жесткие, предписанные законом, временные рамки прохождения документов; обеспечение разграничение доступа к информации и функциям Системы, адекватное принятым в ФКЦБ процедурам; обеспечение для конкретных пользователей возможности одновременного выполнения нескольких ролей по отношению к Системе, в соответствии с их должностными обязанностями (например, временное замещения одного сотрудника другим); обязательность гибкой и эффективной реализации механизма поддержки временного исполнения одним должностным лицом обязанностей другого должностного лица.

Этапы решения задачи В течение 2001 года специалистами ЗАО "Концерн информационных технологий" было проведено: обследование бизнес-процессов ФКЦБ в части регистрации и исполнения документов, изучение нормативных актов ФКЦБ формализация процессов регистрации и исполнения документов разработка и согласование с Заказчиком концепции и технического задания разработка проектных решений и программного обеспечения Системы внедрение Системы в постоянную эксплуатацию. С января 2002 года система находится в промышленной эксплуатации.

Концепция построения системы Входящие/внутренние документы Поручения материнское поручение материнское поручение Карточка исполненияИсходящие документы Служебные записки

Состав основных модулей Системы Списание документов в дело Хранение исполненных документов Описание видов документов Задание индексов для каждого вида документа Задание алгоритма обработки документа при регистрации в зависимости от вида документа и корреспондента Описание структуры организации: описание организационной структуры описание штатного расписания привязка сотрудников к должности (кадровая подсистема) с заданием ролей в Системе Подготовка исполнителем документов к регистрации Основной интерфейс пользователей: регистрация карточек документов (входящие, исходящие, внутренние) регистрация поручений по документам построение отчетов

Работа в системе Приказ в кадровой подсистеме

Работа в системе Структура организации

Работа в системе Карточка работника

Работа в системе Справочник видов документов

Работа в системе Сроки исполнения по видам документов

Работа в системе БД Делопроизводство

Работа в системе Иерархия поручений по документу

Работа в системе Поручение по документу

Работа в системе Исполнение поручения

Работа в системе Добавление поручений в карточку исполнения

Работа в системе История исполнения документа

Работа в системе Регистрация документа в связке с ранее зарегистрированным