Опыт управления финансовой службой компании с использованием технологий 1С 8

Роль документа в хозяйственном судопроизводстве Украины АБСОЛЮТНА Хозяйственный и административный судебный процессы достаточно формализованы – основными доказательствами являются письменные. Решения хозяйственного и административного суда не могут базироваться на показаниях свидетелей, поэтому основное значение имеет то, что можно прочесть и к чему можно прикоснуться. Письменные доказательства могут быть достаточно эффективным инструментом в руках недобросовестной стороны.

Слово «документ» и производные от него встречаются в НКУ более 400 раз Налогоплательщику запрещено формировать показатели налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных документами (пп ст. 44) Налогоплательщик обязан предоставлять по требованию контролирующих органов документы, связанные с исчислением налогов и сборов, а крупный налогоплательщик – в электронном виде (пп ст. 16, п ст. 85).

Документ как КПЭ (ключевой показатель эффективности) Для 80% административного персонала документ является либо: 1.Результатом работы 2.Предметом работы Соответственно, время работы над ним или с ним может быть положено в основу оценки работы персонала компании

«Закат солнца вручную»

Хранение документов и файлов Коллективное редактирование Контроль версий Полнотекстовый поиск Бизнес-процессы «1С:Документооборот 8» Делопроизводство Учет и контроль исполнения Учет рабочего времени

1С Документооборот и его основные «фишки» Штрихкодирование документов и файлов Сканирование документа Возможность запуска бизнес - процесса для каждого отдельного вида документа Коллективное редактирование и контроль версий Механизмы учета рабочего времени и четкое распределение функциональных обязанностей Учет договоров Программа ориентирована на многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб- браузеры

Контроль и регистрация всех документов Уникальность номера; невозможность подделки или замены История работы с документом; определение ответственного Связь с 1С «Бухгалтерия; Инвентаризация документов в двух программах Штрих-код

Опыт внедрения Бухгалтер выполнял работу курьера, а главный бухгалтер – работу бухгалтера. Кто же выполняет работу главного бухгалтера? Четкость прописанных задач, в т.ч. цикличных для каждого бухгалтера Скорость обработки первичной документации возросла в 5 раз Когда отчет о проделанной работе было предложено писать отделу разработки ПО, 2 раза ломался сервер, ломался винчестер, а сетевой кабель выпадал регулярно. Сервер поставили на площадку и программу сопровождает сторонняя организация Исчезло выполнение заданий, которые никто не давал; к концу рабочей недели четко прослеживается % выполнения задания и его классификация Бесконечное отфудболивание: «Это – ни ко мне! Это – ни мое!» Четкое определение бизнес - процесов в разрезе документов; договоров; заявок на оплату и т.д. Зарплата сотрудника учитывает количество выполненных заданий, подготовленных документов, обработанных документов

Цели Контроль дебиторской и кредиторской задолженности; состояния взаиморасчетов Контроль купеческих лимитов Контроль цен Учет НДС (новая форма налоговой накладной) Решения ВСЕ договора должны быть сохранены в сканированной копии и систематизированы в отдельных папках Реквизиты договора и реквизиты контрагента в полном объеме вносят в справочники и карточки системы 1С ПУБ Карточка договора 1С ПУБ дает возможность связи с сохраненной копией договора При проведении накладных, актов выполненных работ, заявок на оплату отсутствие ссылки на конкретный договор «блокирует» документ.

Карточка договора Связь со скан копией

Процесс учета договора 1. Договор поступает от ответственного работника, который курирует данный договор 2. Договор регистрирует ответственный работник в «Журнале регистрации договоров». 3. Проверка наличия всех виз, сопроводительны х документов 4. Сканирование договора и всех сопроводительны х документов, приложений и дополнений; присвоение номера; внесение в реестр; сохранение в соответствующей папке 5. Создание карточки контрагента и договора в программе 1С ПУБ, подтягивание скана договора

Как результат Договорное обеспечение деятельности предприятия в полном объеме. Своевременное составление договоров, приложений и дополнений к ним и изменений их условий. Обеспечение предела товарного кредита на отгрузку продукции. Контроль цен и количества отгруженной продукции согласно составленным договорам. Ускорение проведение сверок и зачетов с контрагентами. Сохранности и архивирование самих договоров.