Содержательная часть отчета Narrative reporting Псков – Санкт-Петербург ноября 2012 г.

…позволяет «продвигать» проект вовне (Программа, эксперты по мониторингу, аудиторы, ЕС и т.д.) …простой способ доказать, что Ваш проект – живое существо, а не совокупность счетов и документов 2 Содержательная часть отчета…

3 План-график отчетности Опция 1 Время Период реализации проекта Финал. отчет Подписание ГК СТАРТ (оказание услуг, поставка материалов, выполнение работ, проведение мероприятий, пр.) Действие Грант-контракта (ГК) КОНЕЦ (предварит. приемка материалов и работ) Промежуточный отчет (по требованию) Отчеты, завершение деятельности, гарантийный срок (на материалы, произведенные работы), и др. 3 мес. Расходы неприемлемы Заключительная выплата и/или окончательная приемка (материалов и работ)

4 План-график отчетности Опция 2 Время Период реализации проекта Финал. отчет Действие Грант-контракта (ГК) Промеж. отчет 2 Промеж. отчет … Расходы неприемлемы Промеж. отчет 1 N мес. Подписание ГК СТАРТ (оказание услуг, поставка материалов, выполнение работ, проведение мероприятий, пр.) ФИНИШ (предварит. приемка материалов и работ) Заключительная выплата и/или окончательная приемка (материалов и работ) Отчеты, завершение деятельности, гарантийный срок (на материалы, произведенные работы), и др. 3 мес.

5 Опция 2 Форматы отчетного периода 6 мес. Промежуточный отчет можно подать раньше, если требуется очередной транш. (6 + 1) мес. Промежуточный отчетный период, в исключительных случаях, может быть увеличен. NB. веские причины и индивидуальный подход 6 мес.Стандарт, к которому нужно стремиться.

NB. NB. По истечении 45 дней – если не было получено никаких комментариев – Бенефициар может считать что промежуточный отчет одобрен. Тем не менее, СТС проинформирует проект о данном факте по эл.почте. 6 СТС и Бенефициар: Схема взаимодействия 45 дней СТС есть у СТС для проверки и комментариев 30 дней, проект после отчет. периода, за которые проект составляет промежут. отчет Отчет одобрен СТС Отчет генерирует СТС и отправляет Бенефициару на эл.почту

Как только отчет сгенерирован в Базе Данных Программы, изменения в текущем отчетом периоде становятся невозможными. Отчитывайтесь в соответствии с последней утвержденной формой заявки (т.е. включающей все изменения, одобренные в текущем отчетном периоде). Если какие-либо изменения появятся после генерации отчета – они должны быть перенесены на следующий отчетный период. 7 Отчет и изменения в проекте Изменения возможны СТАРТ Отчет 1Отчет 2 Отчетный период Отчет сгенерирован (t) Изменения возможны Отчет сгенерирован

8 Обязательные аспекты содержательного отчета Описательная часть отчета должна включать следующие аспекты, НО не ограничиваться ими: Описание всех проведенных мероприятий и всех полученных продуктов за отчетный период. Оценка партнерами проекта (в т.ч. Бенефициаром) результатов мероприятий в отчетном периоде. Список все контрактов (услуги, поставки, работы) стоимостью свыше евро. Описание выполнения требований к визуальному сопровождению и внешним коммуникациям по проекту (подтверждаются документально в приложениях). Любая информация, позволяющая заинтересованным сторонам оценить проект.

Отчитывайтесь в соответствии с Пакетами мероприятий (Activity Package). Различайте Продукт (Output) и Результат (Result). Покажите, как вы измеряете запланированные результаты! Включайте в отчет только реально состоявшиеся мероприятия и партнеров, фактически принимавших в них участие. Не бойтесь писать о девиациях. Дополните их идеями, как можно преодолеть проблемы. Включайте в отчет точные данные: цифры, имена, даты. 9 Раздел 2.2. Листы IV-VIII Мероприятия и результаты /Activities and results

Продукт – это… продукт событие услуга мероприятие материал и т.д. …напрямую проистекает из запланированного действия. …как правило, материально измеряется. Результат – это… следствие полученного продукта …прямой и непосредственный эффект от продукта. …что позволил достигнуть или к каким следствиям привел продукт/набор продуктов. …основа для показателей эффективности, измеряющих проект. 10 Продукт (Output) и Результат (Result)

11 Измерение проекта !!! Качественные и количественные показатели. Устанавливайте и используйте такие показатели, которые непосредственно связаны с результатами проекта. Показатели – это инструмент измерения – результатов проекта, – достижения общих и конкретных целей проекта. Индикаторы – это лучший способ – отчитаться о ходе реализации проекта, – предоставить свидетельства результативности проекта. То, как Вы измеряете своей проект – ключ для оценки проекта и заинтересованными сторонами.

Формула 6 +3: – Отчитывайтесь за 6 месяцев; – Прогнозируйте следующие 3 месяца. Отчитывайтесь только о фактически – проведенных мероприятиях – вовлеченных исполнителях (партнерах проекта). NB. NB. Запрос на очередной транш делается на 12 месяцев. 12 Раздел 2.3. Лист IX План-график мероприятий / Activities timetable

Список приложений, дополняющий отчет, сообщает менеджеру СТС о том, каким образом реализуется проект. Бенефициар и партнеры проекта должны предоставить список приложений в подтверждение информации в отчете. 13 Раздел 10. Лист XIV Список приложений / List of annexes Приложения – это летопись проекта! Бенефициар подает список приложений СТС проверяет и говорит, что добавить / удалить Бенефициар отправляет приложения в соответствии с утвержденным списком

14 Ответственность сторон… БенефициарМенеджер проектов в СТС перед запросом в СТС на увеличение отчетного периода, консультируется с партнерами; учитывает интересы всех партнеров при подготовке консолидированного отчета; предоставляет полностью заполненный и качественный консолидированный отчет. предоставляет предзаполненную форму отчета; предоставляет исчерпывающие комментарии по отчету (если есть) в течение 45 дней; информирует о том, что отчет был одобрен; своевременно предоставляет информацию, относящуюся к отчетности.

что партнерство – это ядро вашего проекта; показать в отчете, как партнеры были вовлечены в реализацию проекта, координировалась реализация проекта, мероприятия, проводимые другими партнерами, дополняют друг друга и создают общие результаты; сделать отчетность частью ежедневной административной работы; регулярно информировать СТС о мероприятиях проекта; вовремя подавать отчеты; регулярно сверять процесс реализации проекта с планом- графиком и показателями в логфрейме; убедиться, что отчет легко читается и в нем просто разобраться. Не забывайте… 15