Подтверждающие документы проектов в соответствии с правилами отчетности РФ Joint Technical Secretariat / Совместный Технический Секретариат Seminar for Beneficiaries May 2012 Pskov, Russia Семинар для Бенефициаров мая 2012 Псков, Россия

Основные условия проектов Каждый партнер в России ведет отчетность в соответствии с требованиями национального законодательства РФ Документы, подтверждающие расходы проекта заносятся в систему бухгалтерской отчетности организации- партнера Проведение аудита расходов каждым партнером проекта при подготовке промежуточного и заключительного отчетов проекта 2

Основные условия проекта (2) Выполнение требований Программы по отчетности проекта, представленных в Практическом руководстве… Предоставление необходимой документации Ведущему партнеру проекта 3

Внутренние документы организации Административные документы, устанавливающие внутренний распорядок организации – Как правило, не нужны для отчета проекта перед Программой Могут быть нужны для отчета аудитору и налоговым органам Включают приказы, распоряжения, и т.д. (например, назначение штата проекта, дополнение к должностным инструкциям, командировочные предписания) 4

Обслуживание банковского счета Необходимо использовать отдельный валютный счет для получения средств гранта Как правило, для банка требуются документы (нотариально заверенные, с переводом на русский) Грантовый контракт (соглашение между партнерами) Соглашение РФ и ЕС о финансировании Программы Закон о ратификации Соглашения 5

Статья «Человеческие ресурсы» Документы, подтверждающие правомерность оплаты персонала проекта: Трудовой договор (или другой аналогичный договор) Приказ/ Акт о назначении и размерах оплаты Табель учета рабочего времени (шаблон в Приложении 1 к Руководству) Бухгалтерские документы, подтверждающие выплату зарплаты, начисление налогов и обязательных взносов 6

Статья «Расходы на поездки» Документы, подтверждающие установленный уровень оплаты суточных, расходы на транспорт (включая автомобиль): Приказы об установлении размеров оплаты (в соответствии с законодательством РФ, в пределах бюджета проекта и ограничений Программы) Приказы/Распоряжения о командировании и отчеты Билеты (посадочные талоны на самолет) Квитанции (оплаты виз, гостиниц и т.д.) Бухгалтерские документы на использование автотранспорта и расходов на топливо 7

Статья «Административные расходы» Может включать косвенные административные расходы, связанные с обеспечением работы офиса (в соответствии с бюджетом проекта). В качестве подтверждения должны быть представлены бухгалтерские документы: Документы, подтверждающие фактическую оплату Утвержденные организацией расчеты, подтверждающие долю расходов проекта 8

Прочие статьи бюджета Документы, подтверждающие заключение договоров в соответствии с установленными процедурами, их выполнение и оплату: Контракты, договоры, тендерная документация Акты о выполнении договоров/ работ, Акт о приемке и т.д. Для подтверждения оплаты – выписка с банковского счета, платежные извещения, и т.д. Счета, чеки, квитанции и т.д. 9

Требования программы Должны быть сохранены подтверждающие документы на все расходы (чеки, счета и т.д.). Оригиналы должны храниться в течение не менее семи лет после получения итогового платежа. Примеры форматов подтверждающих документов, в зависимости от вида расходов, приведены в Практическом руководстве. 10

JTS contacts Thank You for Your attention! Phone: Address: Ausekla Str. 14-3, Riga 11