Организация учета электронных документов Деменцова Галина Анатольевна

Документы на съемных носителях, предназначенные для локального использования (CD-ROM, DVD и т.п.) Сетевые документы локального доступа – документы, находящиеся на жестком диске компьютера библиотеки Сетевые документы удаленного доступа – документы, получаемые библиотекой из внешних источников во временное пользование на условиях соглашений с генераторами (поставщиками) информации Объекты учета

Инструкция об учете библиотечного фонда (утв. Приказом Министерства культуры России г. 590) ГОСТ «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» ГОСТ «Библиотечная статистика» Нормативно-правовые документы

являются объектами учета при условии их постоянного нахождения в библиотеке обновляемые электронные документы с указанием версии каждого обновления пополняемые электронные документы Как одно название учитываются каждое представление электронного документа в ином формате Сетевые документы локального доступа Как отдельное название учитываются

Каждая электронная копия, полученная без уничтожения оригинала, учитывается как отдельный экземпляр Перезапись электронного документа на другой компьютер в том же формате с уничтожением исходного документа, рассматривается как перестановка и не требует дополнительного оформления Сетевые документы локального доступа

Единицей учета сетевых документов удаленного доступа является пакет и название Пакет представляет собой сетевой удаленный ресурс, на который можно оформить отдельный доступ у его производителя на определенных условиях, зафиксированных в соответствующем документе (договоре, контракте, лицензии) Как одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет Сетевые документы удаленного доступа можно учитывать только в том случае, если библиотека имеет устойчивый доступ (в соответствии с лицензионным соглашением) Сетевые документы удаленного доступа

Как отдельный экземпляр учитываются диск и дискета Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания Как отдельные экземпляры не учитываются диски, если представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение Электронные документы на съемных носителях

отдельно изданный компакт-диск каждый диск, входящий в серию электронных изданий комплект компакт-дисков, объединенных общим названием изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к документам любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию Как одно название учитываются: Электронные документы на съемных носителях

несоответствие программно-аппаратной среде библиотеки невозможность самой библиотеки поддерживать документ в актуальном состоянии (трудности с обновлением компьютерного парка, приобретения конверторов и т.д.) истечение срока лицензионного соглашения замена изданий при поступлении документов в более удобном формате и с лучшим качеством текста устарелость содержания (отчеты баз данных) Исключение электронных документов локального доступа оформляется актом с обоснованием причин.

Спасибо за внимание!