Взаимодействие Основных реципиентов с Суб-реципиентами Гвоздецкая Ольга, Всеукраинская Сеть ЛЖВ, Директор программного департамента Украина

Содержание презентации Исполнительные партнеры программ Глобального фонда Обзор сотрудничества с исполнительными партнерами

Исполнительные партнеры программ На 1 января 2012 года Альянс, Сеть ЛЖВ и Фонд Развития Украины сотрудничают с 130 (А) (М) + 8 (Ф) = 194 организациями Годовое финансирование проектов исполнительных партнеров при поддержке Альянса, Сети и ФРУ составляет около 13 (А) + 8,6 (М) + 19 (Ф) = 40,6 млн. дол. США

Обзор сотрудничества с исполнительными партнерами Формирование и утверждение технического задания конкурса Объявление конкурса Получение проектных предложений Рассмотрение проектов экспертными комиссиями Утверждение результатов конкурса основными реципиентами Оформление договоров Перечисление средств Регулярная программная и финансовая отчетность Мониторинговые визиты Финансовый аудит Закрытие гранта: плановое и внеплановое

Формирование и утверждение технического задания конкурса На основе утвержденного Глобальным фондом рабочего плана внутренней рабочей группой основного реципиента составляется проект технического задания конкурса Проект отправляется на рассмотрение группе внешних экспертов С учетом предложений внешних экспертов формируется новая редакция технического задания Техническое задание, объявление о конкурсе и состав экспертной комиссии утверждаются советом директоров/директором ОР

Объявление конкурса Объявление конкурса проводится путем размещения информации на веб-сайте ОР, рассылки объявления электронными каналами, публикации в национальной прессе (способ объявления конкурса определяется советом директоров ОР) В объявлении указывается информация о способе и сроках подачи заявок, а также контактные лица

Получение проектных предложений Согласно объявленному конкурсу поступают электронные и бумажные копии заявок, которые регистрирует ответственный представитель ОР Формируется реестр поданных предложений Присланные предложения вместе с сопроводительными документами (повестка дня заседания, состав комиссии, оценочные формы и др.) пересылаются экспертам

Рассмотрение предложений экспертными комиссиями Состав экспертных комиссий утверждается предварительно советом директоров ОР. Комиссии в составе 5-7 членов, среди которых 3 эксперта, не являются представителями ОР. Комиссии собираются на заседания в соответствии с утвержденной датой. При наличии кворума заседание может проводиться На заседании выбирается глава и секретарь комиссии Комиссия рассматривает вопрос присутствия конфликта интересов Комиссия поочередно рассматривает поданные заявки и большинством голосов принимает рекомендательное решение про поддержку, поддержку с замечаниями или отклонение предложений Результаты рассмотрения оформляются протоколом заседания

Утверждение результатов конкурса основными реципиентами Результаты конкурса утверждаются советом директоров/директором ОР Совет директоров может не утвердить отдельные результаты рассмотрения предложений комиссией Сообщения о результатах конкурса рассылаются всем его участникам

Оформление договоров Перед оформлением договора проводится оценка способности партнера выполнить программу С победителями конкурса, способность которых выполнить программу подтверждена, проводятся переговоры (negotiations) по активностям и по бюджету, после чего составляются соглашения о предоставлении гранта В тексте соглашения содержатся условия предоставления гранта и его использования – на основе требований донора и местного законодательства При наличии опасений ОР относительно способности внедрять проект из-за недостатков в отдельных сферах (закупки, финансы и т.п.), в тексте договора определяются специальные условия, только при своевременном выполнении которых осуществляются дальнейшие выплаты

Перечисление средств Для средств гранта ГФ используются отдельные расчетные счета для каждого исполнительного партнера и каждого раунда финансирования Средства гранта перечисляются поквартально после рассмотрения финансового и программного отчета исполнительного партнера

Перечисление средств - буфер Для обеспечения непрерывности выполнения проекта ОР предоставляет исполнительным партнерам дополнительные средства в виде буфера Первый транш включает средства на 1 квартал проекта, плюс плановые расходы двух месяцев 2 квартала Следующий транш включает средства на 3 месяца, следующие за буферными (1 месяц 2 квартала + 2 месяца 3 квартала) Таким же образом рассчитываются последующие транши. Последний транш рассчитывается как разница между общей суммой гранта и выплаченными средствами

Изменения проектной деятельности 1.Внесение изменений на уровне суб-гранта ПРИЧИНЫ: -Получено дополнительное финансирование из других источников -Изменение команды проекта (смена персонала) -Определены новые потребности клиентов -Ургентные ситуации, от которых зависит жизнь/здоровье клиентов -другое Исполнительный партнер обращается с письмом к ОР, четко аргументируя изменение деятельности / перераспределение средств. Возможность изменений оценивается как с програмной, так и с финансовой точек зрения.

Изменения проектной деятельности (2) 2. Внесение изменений на уровне страны/всего гранта ПРИЧИНЫ: -Несоответствие запланированных видов деятельности реальным потребностям -Масштабные структурные изменения со стороны государства -Определены новые потребности на уровне страны -Неудовлетворительная работа ОР -другое Исполнительный партнер через представителя своего сообщества в Страновом Координационном Механизме лоббирует внесение изменений в архитектуру гранта (например, при подаче заявки на 2 фазу)

Плановая программная и финансовая отчетность Поквартально исполнительные партнеры подают программные и финансовые отчеты о деятельности на протяжении квартала Отчеты рассматриваются и утверждаются ОР, после чего происходит выплата траншей Поквартально проводится оценка выполнения программ исполнительными партнерами

Мониторинговые визиты Не менее, чем раз в полгода представители ОР проводят программный и финансовый мониторинг деятельности ОР на месте ее осуществления Результаты мониторинга излагаются в соответствующих отчетах, рекомендациях, и предоставляются исполнительным партнерам На основе рекомендаций исполнительные партнеры разрабатывают и предоставляют ОР план внедрения рекомендаций, выполнение которого мониторится при очередной выплате средств и в следующем визите В случае необходимости могут проводится внеочередные мониторинговые визиты

Финансовый аудит Раз в год проводится финансовый аудит деятельности исполнительных партнеров выбранной для проведения такой деятельности независимой аудиторской компанией На основе выводов аудиторов разрабатывается план ликвидации недостатков и усовершенствования учета, выполнение которого ОР отслеживает в квартальной отчетности и при проведении независимого аудита в следующем году

Закрытие гранта Плановое закрытие гранта происходит при наступлении конечного срока исполнения проекта путем предоставления заключительной отчетности по проекту Внеплановое закрытие гранта может состояться в случае грубых нарушений требований грантового соглашения и/или отсутствия средств у ОР Решение о внеплановом закрытии гранта принимается советом директоров/директором ОР

Спасибо за внимание! Ольга Гвоздецкая, Директор программного департамента ВБО «Всеукраинская сеть ЛЖВ»