Функция организация Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

Организация как функция менеджмента включает в себя: - организационное проектирование - организацию процесса работы

Организационное проектирование – деление организации на блоки, соответствующие важнейшим направлением деятельности по реализации целей организации. Этот процесс предполагает установление полномочий различных должностей, определение должностных отношений конкретных лиц.

Организация процесса работы – включает в себя обеспечение нормального функционирования и взаимодействия различных подразделений организации при достижении запланированных целей.

Организационная структура является «продуктом» процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые менеджерами для эффективного разделения труда и распределения официальных обязанностей среди отдельных сотрудников и групп. Структура характеризует устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и скоординировать все функции [Попов С.Г.Основы менеджмента. – М.:2003,с.40-41].

Структура – это строение системы. Вне систем структур не существует. Посредством структуры реализуется свойства, обеспечивающие желаемое функционирование системы. Структура характеризует систему со стороны ее строения, конструкции, пространственно-временного расположения частей, устойчивых взаимосвязей. Говоря о структуре, часто подразумевают большее: выделяют количество элементов, пространственное расположение, способ и характер их связи. Иногда употребляют понятие «структурные срезы», подразумевая горизонтальную, вертикальную структуру; штатную структуру, структуру планов и т.д. [Теория организации: учебник / Д.В.Олянич и др.- Ростов на Дону: Феникс, 2008, С.18]

Инструмент функции организации Делегирование это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц. [М.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури].

Организация и руководство (по А.Файолю) Организация как функция менеджмента - это работа руководителя по формированию и обеспечению деятельности структур предприятия в соответствии с ее целями и планами. Руководство представляет собой персонифицированную деятельность должностного лица в организации, связанную с непосредственным воздействием на подчиненных и коллектив сотрудников.

Организация должна предусматривать: разработку обезличенной организационной схемы предприятия, обеспечивающей возможность решения его задач; установление организационных отношений между работниками исходя из анализа процессов разделения и кооперации труда в соответствии с определенными функциями подразделений; определение функциональных обязанностей работников (разработку должностных инструкций); составление штатного расписания; практическую реализацию системы управления; отработку организационной схемы в динамике, обеспечивающую взаимодействие подразделений в процессе решения задач.

Организационное проектирование Процесс проектирования оргструктуры состоит их трех основных этапов: анализ оргструктур; проектирование; оценка эффективности.

Первый этап – анализ оргструктур Анализ действующей оргструктуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации. Т.е. определяют, насколько структура управления рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оценочным критериям относятся: Принципы управления. Аппарат управления. Аппарат управления строится по учету необходимого обоснованного количества звеньев (по горизонтали) и ступеней или уровней (по вертикали). Звено – структурное подразделение или отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Звенья бывают ниже, выше стоящие и равнозначные. Ступень управления (уровень управления) – совокупность равнозначных звеньев. Количество ступеней определяет тип структуры с точки зрения сложности. Организационная структура может быть 2,3,4- х ступенчатой. Функции управления Хозяйственная деятельность – изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п. [ Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: учеб. пособие. – 7-е изд., стереотипное. – М.: Новое знание, 2004, С.56. ]

Второй этап – проектирование оргструктур. Методические подходы к проектированию оргструктуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в три группы: аналогий – предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях; структуризации целей – базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач), либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо ценить (провести экспертизу) разработанные проектировщиками структуры; организационного моделирования – позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Его суть состоит в разработке формализованных математических, графических, Машиных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.

Алгоритм проектирования оргструктур - определение типа структуры управления; - уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; - характер соподчиненности межу звеньями организации; -расчет численности административно- управленческого персонала; - расчет затрат на содержание аппарата управления.

Необходимо понимать, что надо различать организационную структуру управления и организационную структуру. Первая отражает особенности иерархии (ступеней – управленческие должности) управления организцией; вторая (звенья – структурные пордразделения)– специфику организации производственного процесса. В этом смысле при оформлении управленческих документов с схемах оргструктуры управления и оргструктуры может сущестовть существенная разница

Существует 2 типа организационных структур управления: - бюрократические - органические

Им соответствуют такие виды организационных структур управления - бюрократические (линейно- функциональная, линейная и функциональная) - органические (проектная, матричная, программная)

Принципы проектирования оргструктуры целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя; четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.); обеспечение способности к быстрой реакции на изменение в управляемой подсистеме; предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу; приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

Требования к организационной структуре Оптимальность. Оперативность. Надежность. Экономичность. Гибкость. Устойчивость структуры управления.

Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления. Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы на время принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных.

Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.

Расчет численности административно-управленческого персонала [1]. Формула для расчета численности административно- управленческого персонала по методу Розенкранца приведена ниже: n Чп = (Mi Ti \ T)Кнрв i=1 Где n – количество видов организационно-управленчеcких работ, определяющих загрузку подразделения или группы сотрудников; Mi – среднее количество определенных действий (расчеты, обработка заказов, переговоры ит.п.) в рамках i-го вида работ за установленный период (например, за год); Ti – время, необходимое доля выполнения одного действия в рамках i-го вида организационно-управленческих работ; T – Рабочее время одного сотрудника согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах; Кнрв – коэффициент необходимого распределения времени. [ 1] Управление персоналом. /Под ред. А.Я.Кибанова. – М.:Инфра, 2003г. [ 1]

Затраты на менеджмент организации В общем виде эффективность управленческой деятельности (Э) выражают следующей формулой: Э= Р/З Где Р – результат функционирования системы управления (результатирующая составляющая) З – затраты на управленческую деятельность или объем использованных ресурсов (затратная составляющая (< Пч))

Расчет численности производственного персонала Ч п.п. = Т пл. / Ф к.р.в., где Ч п.п.- численность производственного персонала; Т пл. – плановая трудоемкость за определенный период времени (шт., человеко-часы, нормо-часы); Ф к.в.р. – календарный фонд полезного времени для одного рабочего

Схема организационной структуры управления

Третий этап – оценка эффективности оргструктур Отдельные параметры эффективности оргструктуры можно определить, использовав ряд коэффициентов: Коэффициент звенности: Кзв= Пзв.ф / Пзв.о где Пзв.ф – количество звеньев существующей оргструктуры; Пзв.о – оптимальное количество звеньев с структуры; Коэффициент территориальной концентрации: Кт.к = Ппр.ф / Пх где Ппр.ф. – количество организаций данного типа, функционирующие в регионе деятельности организации; Пх. – площадь региона, на которой функционируют все организации данного типа; Коэффициент эффективности организационной структуры управления: Кэ = Рп / Зу, где Рп – конечный результат (эффект), полученный от функционирования оргструктуры управления; Зу – затраты на управление (фонд заработной платы АУП, расходы на содержание помещений, на приобретение и ремонт средств, прием и передачу управленческой информации и др.)

Таблица. Параметры эффективности оргструктур Наименование работ по проектированию оргструктур Кол-во меропр. Результаты (показали) Затраты на меропр., (млн. руб.) Прирост прибыли от внедр. меропр., (млн.руб.) Относит. сокр.числ перс. Рост произв. 1. Совершенствование оргструктуры и форм управления. Сокращение звенности Укрупнение организации Изменение состава структурных подразделений Разделение и кооперация труда Прочие направления

Продолжение таблицы Наименование работ по проектированию оргструктур Коли чест во меро прия тий Результаты (показали) Зат рат ы на мер опр ият ия, млн. руб. Прир ост приб ыли от внедр ения мероп рияти й, млн.р уб. Относи тельное сокращ ение числен ности персона ла Рост произ водит ельно сти 2. Совершенствование технического и информационного обеспечения 3. Совершенствование методов управления 4. Изменений функций управления и т.д.