Russian Enterprise Content Summit Москва, 12 сентября 2013 г. Интеграция ЮЗДО с ERP и учетной системой предприятия – залог успешного корпоративного внедрения Максим Ерёменко, фирма «1С» Руководитель направления «Обмен электронными документами»

2 Преимущества ЮЗДО по сравнению с бумажным Ускорение обмена документами; Ускорение ввода документов, а, следовательно, и приходования товара; Снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи); Снижение рисков начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении документов Повышение производительности труда бухгалтеров и операторов; Хранение документов в электронном виде, отказ от бумажных архивов;

3 Дополнительные преимущества ЮЗДО непосредственно из учетной системы Не нужно переключаться в специальную программу – следовательно, дополнительное повышение производительности труда бухгалтеров и операторов; Быстрый поиск – ЭД найти так же просто, как и документ учетной системы (например, в 1С архив ЭД является частью информационной базы); На основе входящих ЭД автоматически создаются документы учетной системы, которые остается только провести; Нет необходимости дублировать настройки прав доступа; Повышение прозрачности бизнес-процессов за счет более тесного взаимодействия внутреннего (СЭД) и внешнего (ЮЗДО) ДО.

4 Развитие рынка ЭДО: ситуация «as is» Правовое поле для обмена электронными документами – готово. Программное обеспечение для автоматизации основных процедур обмена ЭД – готово. Фирмы сегмента СМБ: существенных преимуществ от ЮЗДО в основном не получают; но максимально просто внедрить обмен ЭД – есть примеры внедрений «на потоке», в процессе регламентного обслуживания учетных систем «1С:Предприятие» Целевые пользователи ЭДО – генераторы трафика – активно занимаются проектами перехода на обмен электронными документами – по данным опроса в ТПП порядка 60% компаний планируют в этом году такие проекты.

5 «Подводные камни» По опыту ряда проектов можно выделить основные сложности: Отсутствие бизнес-заказчика (как и для любого другого ИТ-проекта – основной риск) Сознательное или несознательное отделение ЮЗДО от учетной системы Неготовность контрагентов Неполное представление о точках затрат при бумажном обмене документами Сложности интеграции Необходимость реинжиниринга бизнес-процессов Кластеризация компаний вокруг операторов ЭДО (отсутствие «роуминга») Особенности бизнеса задержки первичных документов от поставщиков (ЭД невозможно выставить «задним числом»)

6 Внедрение ЮЗДО как части информационной системы предприятия Опыт показывает, что внедрение ЮЗДО как части информационной системы предприятия, наиболее предпочтительно, т.к.: Это типовой бизнес-процесс для интеграторов (интегратор решает привычную задачу - больше шансов на успех) Такая интеграция является более комфортной для ИТ-служб: нет "зоопарка" решений не нужно изучать и администрировать новые программы Снижается уровень стресса для пользователей: не нужно изучать новые программы, достаточно в привычном ПО использовать дополнительный функционал Проще принять решение об использовании новых функций имеющейся информационной системы, чем о внедрении нового продукта Все это относится и к контрагентам – их привлечение становится проще

7 Этапы внедрения ЭДО Внедрение ЭДО в компании – комплексный процесс: Изучение, принятие решения о начале пилотного проекта (0-6 мес.) Пилотный проект (1-6 мес.) Подготовка (настройка ПО, получение сертификатов ЭЦП, регистрация) Тестирование на типовых процессах Доработка ИС по итогам пилотного проекта Опытная эксплуатация (1-3 мес.) Подготовка учетных и/или управленческих систем (обновление, доработка, настройка) При необходимости – реинжиниринг бизнес-процессов Обучение персонала, разработка регламентов и др. внутренних док-тов Промышленная эксплуатация Итого, до начала промышленной эксплуатации ЭДО у корпоративных клиентов обычно проходит 6-9 мес. Но есть примеры и более быстрых внедрений!

Сервис «1С-Такском» – пример встроенного в одну из наиболее массовых учетных систем в РФ функционала ЮЗДО В программы системы «1С:Предприятие 8» включена подсистема обмена электронными документами, в которой: Поддерживаются: счета-фактуры, ТОРГ-12, акты (все – в формате ФНС) и ряд других «форматных» ЭД + произвольные электронные документы (договор... ) Сформировать, подписать и отправить электронный документ теперь можно «в один клик»! На основе загружаемых входящих ЭД автоматически создаются документы 1С:Предприятия, которые остается только провести! Обмен ЭД через оператора «Такском». «Такском» также предлагает решения ЭДО для «не 1С»-пользователей. В гетерогенных информационных системах у разных контрагентов предлагается использовать единый сервис ЭДО, но с разными клиентскими модулями – для разных учетных систем. Подключение пользователей производят партнеры «1С». Широкая сеть – 6700 фирм-франчайзи на территории России – могут предложить услугу ЭДО пользователям программ «1С:Предприятия» Можно использовать любой сертификат электронной подписи, который принимает ФНС, например, используемый для электронной отчетности. 8

С электронными документами работать выгодно и не сложно. Основные центры экономии и преимущества: -Экономия времени; на изготовление, подписание и доставку документов за счет автоматического заполнения данных по хозяйственной операции, а также исключается возможность возникновения ошибок; на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и при необходимости изготовления отчетности по МСФО; на сокращении количества этапов обработки. -Рациональное использование трудовых ресурсов; -Экономия расходов (на почтовые и курьерские услуги; на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы; на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы; на обслуживание систем учета поступления и отправки документов; на архивацию и хранение документов. - Оптимизация бизнес-процессов. Плетнева Е., главный бухгалтер По нашим оценкам, себестоимость бумажного сопровождения сделки для компании HeadHunter – более 50 руб., электронного ~ 10 руб.

Основные аргументы «за» переход на электронный обмен - улучшение качества и скорости обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков; - быстрота передачи информации, важно при работе с удаленными городами снижение издержек, связанных с подготовкой и подписанием документов; - экономия рабочего времени сотрудников, затрачиваемого на оформление документов ; - простота в обращении с документацией (с поиском), постоянное наличие информации; - электронное хранение архива позволяет сэкономить офисное помещение; улучшение контроля за исполнением документов - Второстепенные (упрощение подбора документов при налоговых проверках) - Миллионы кубометров леса ежегодно вырубается для производства бумаги. Ольга Куликова, заместитель директора департамента финансового контроля В год компания отправляет дистрибьюторам и получает от них не менее документов. Весь этот объем – электронный! Переход с бумажного на электронный документооборот при таких объемах позволяет в год сэкономить не менее 4,7 млн. руб.

Переход на ЭДО – это реальная экономия средств компании. Андрей Колбасов, руководитель группы ИС: После перехода на электронный документооборот с ключевым контрагентом, мы смогли перевести в электронный вид около 1200 документов (ТОРГ 12 и СФ) в месяц, что позволило увидеть экономию порядка рублей в месяц. Поскольку работа с ЭД идет непосредственно в учетной системе, пользователи практически не замечают процесса обмена. С 2013 года предлагаем использовать ЭДО ряду клиентов из ТОП- 5 по количеству продаж, а также клиентам, имеющим стратегическое значение для РЕХАУ.

Russian Enterprise Content Summit Москва, 12 сентября 2013 г. Спасибо за внимание! Максим Ерёменко, фирма «1С» Руководитель направления «Обмен электронными документами»