Создание и управление Электронными информационными ресурсами (ЭИР) Павел Плотников, зам. директора по маркетингу

2 Корпорация «Электронный Архив» 2007 Создание глобальных информационных ресурсов Общества и Государства Крупнейшее специализированное предприятие по созданию информационных ресурсов и оснащению специализированных архивных центров, более 1600 сотрудников Головной исполнитель государственных проектов в части профильных работ и комплексных архивных проектов Промышленный центр сканирования и ретроконверсии документов, мощность 7 млн. документов в месяц, обработано более 150 млн. документов Ведущий поставщик и центр сервисной поддержки оборудования для конверсии и архивации документов Российский центр компетенции в области обработки документов и технологий электронной архивации ЭЛАР сегодня 2007

: Разработка нормативной базы электронного архивирования документов Анализ действующей нормативной базы и жизненного цикла документов в контексте АЭИР Разработка проектов нормативных и методических документов создания и применения АЭИР Аудит существующей IT-инфраструктуры, административных процессов и технологий Разработка типовых программно-технических комплексов, создание пилотных зон применения АЭИР, проверка и отладка разработанных технологий и решений По поручению МЭРТ в рамках ФЦП «Электронная Россия», Корпорацией начаты работы по созданию нормативной и технологической базы создания и применения Архивных электронных информационных ресурсов (АЭИР) ЭЛАР сегодня

Современное понимание ЭА Основа информационного обеспечения существующих автоматизированных систем организации Четко структурированный массив информации из различных информационных систем с эффективным механизмом поиска Эффективный механизм доступа к разнородной информации руководства и специалистов для анализа и комплектования подборок документов 4

5 Электронный Архив – Ядро ИС

6 Современная информационная система Основные траты времени приходятся на поиск документов в архиве Без документов система автоматизации неэффективна!

Структура и наполнение Архива 7

8 Экспертиза СКРКВыгрузка ТЗ на СК и РК Критерии приемки массива ТЗ на интеграцию Расшивка массива и сортировка 2х стороннее сканирование Сортировка Сборка бумажного массива Подбор технологии РК Индексация по требуемым полям (5-20) Создание индексной базы Объединение с графическими образами Загрузка в хранилище Технология создания ЭИР

Крупнейший в Европе центр обработки документов 9 Около 1200 сотрудников производственного подразделения Более 8 тыс. кв.м. производственных площадей Более 130 единиц профессиональной техники 7 производственных площадок Москва: Динамо, Водный стадион, Зеленоград Санкт-Петербург Тверь Тюмень Тобольск Алматы (Казахстан) 15 мобильных выездных бригад Текущая загрузка производства более 7 млн. документов в месяц

Технология создания ЦОД Универсальность – работа с любыми типами документов Модульность – возможность настройки системы под любые задачи обработки документов Производительность – поточная обработка документопотока с функцией контроля в реальном времени Надежность – технология проверенная годами Опыт построения ЦОД 500 млн. документов в год 10

Универсальный центр обработки бумажных документов до А3 – 70% А2-А1 – 25% более А1– 5 % 11

Сканеры Центра сканирования ЭЛАР ЭЛАР ПланСкан «серии А» Оцифровка входящей/исходящей документации ЭЛАР ПланСкан «серии С» Универсальная станция сканирования ЭЛАР Скамакс Скоростной документный сканер 12

Система хранения и управления АЭИР Сохранность информации – гарантированное долговременное хранение информации без возможности ее изменения (программно + аппаратно) Инструментарий поиска информации – широкие возможности по поиску и индексации АЭИР Расширенные возможности работы с документами – автоматизация БП, работа с частью документа, версионность и т.д. Контроль доступа к информации– поддержка многоуровнего (до уровня части документа) контроля из использованием информационных ресурсов Интеграция – интеграция с корпоративными КИС (платформа для объединения информационного пространства), интеграция с аппаратными средствами ввода и хранения информации 13

Полное соответствие требованиям, которые предъявляются к профессиональной СЭА требованиями Создание электронных архивов в соответствии с требованиями стандарта ISO Information and documentation – Records Management Ввод и регистрация любых электронных документов с возможностью распознавания текста Гарантированная сохранность и аутентичность = оригинал не редактируется, сохраняются версии, а при использовании архивных накопителей – 100% гарантия сохранности Мощная система защиты, организации и управления доступом Прямая поддержка оборудования (сканеры, накопители) Встроенный механизм Docflow и развитые средства Workflow Система управления архивом 14

Существующие технологии TAPERAIDОптика Аутентичность Долговечность хранения Быстрый произвольный доступ Низкая стоимость владения

Архивные накопители ЭЛАР НСМ BD ЭЛАР НСМ BD Архивное хранилище до 34,5 ТБ 16

Центральный узел ЭА ТО ГА ТО в г. Тюмени ГА СПИТО в г. Тюмени ГА в г. Тобольске единиц хранения - Более фондов - НСА описей дел в бумажном виде Перевод в электронный вид листов документов всего за 3 года Единое окно доступа к архивным документам Тюменской области 17

Единое архивное хранилище информации Региональная ИС здравоохранения ТО (Администратор – департамент здравоохранения) ИС в сфере образования (Администратор – департамент образования и науки) ИС земельно- -имущественного комплекса (Администратор – департамент имущественных отношений) Градостроительная база данных (Администратор – ГУП ТО «АГЦ») ИС в сфере управления бюджетом (Администраторы – департамент финансов, департамент экономики) ИС Социальный паспорт жителя (Администратор – департамент социального развития) ИС в сфере ЖКХ (Администратор – департамент жилищно- коммунальной политики) ИС в сфере недропользования и природных ресурсов (Администратор – департамент недропользования и экологии) … ИС Государственный регистр населения ТО (Администратор – ГУП ТО «АГЦ») Картографическая база данных (Администратор – ГУП ТО «АГЦ») Базовая ИС Интеграция информационных систем

Фактические данные на момент начала автоматизации Более 5 млн. документов Более 200 пользователей Около 5 тыс. запросов ежедневно Около 1000 обновлений информации ежедневно Проект ГУВД МО

До автоматизации После автоматизации Около 5 тыс. запросов ежедневно Свыше 17 тыс. запросов и количество постоянно растет, в связи с появлением запросов из др. силовых ведомств 1 сотрудник обрабатывал до 250 запросов в день 1 сотрудник обрабатывает более 800 запросов в день Время обработки запросов до 2 месяцев Обработка запросов день в день Внесение новых учетных и корректировочных данных в течение недели Внесение новых учетных и корректировочных данных в течение рабочего дня Регулярные работы по восстановлению бумажных карточек Полная сохранность бумажных оригиналов Тестовые испытания в ГУВД Москвы

ГЭС Волжско - Камского Гидроэнергетического каскада Задача: Наполнение внутренней информационной системы и создание системы управления ремонтов Реализация: - Сканирование на территории Заказчика более 120 тыс. - Индексирование 6 полей из штампа и создание базы данных с прикрепленными имиджами

ТЛК «Томилино» Реализация: - Сканирование документов от А4 до А0 - Организация ЦОД текущих поступлений - Создание информационно-поисковой системы - Организация доступа подразделений и заказчиков к: исходно-разрешительной документации архитектурно-строительным решениям, генеральным планам и схемам инженерной и транспортной инфраструктуры, планам инженерных коммуникаций и оборудование и т.д. Цель: Обеспечить быстрое получение документации начиная с подготовки документов для получения разрешения на строительство до комплексного обслуживания инженерных систем в процессе эксплуатации.

ИТЦ Москомархитектуры Архив конструкторской и проектно-сметной документации Выполненные работы Оцифровано ….. Проведена ретроконверсия оцифрованного массива ИР загружен в ….. Организован ЦОД текущих поступлений

ИТЦ ФХУ Мэрии г. Москвы Архив Правительства г. Москвы Выполненные работы Оцифровано 50 тыс. дел распорядительной документации (200 тыс. документов) г Проведена тестовая РК В группе приемки и отправки (ГПО) управлению по организации работы с документами развернут аппаратный комплекс сканирующего оборудования для обращения граждан Разработка концепции ЭА территориальных органов исполнительной власти Правительства Москвы Плановые работы на Полная ретроконверсия всего отсканированного массива Загрузка и интеграция информационного ресурса в ЕСД АМП Сканирование документов на микрофишах с улучшением качества образов Организация модуля текущего ввода (ЦОД)

Практика создания электронных архивов Традиционный архив Бумажные документы и микрофиши Площадь – 500 кв. м, 15 млн. документов Время получения документов – 1-3 суток (при наличии) Одновременно 1 документ – 1 посетитель Электронный архив Площадь - 10 кв.м Сохранность оригиналов Время доступа – 6-10 секунд Количество одновременных пользователей не ограничено 25

127083, Москва, а/я 522 Петровско-Разумовская аллея, 12а Тел.: +7 (095) , факс: +7 (095) Спасибо за внимание, с удовольствием отвечу на Ваши вопросы