Документооборот в организации

Подумайте Документ – это …

Документ – это объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи. Документ, созданный и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим) В состав каждого документа входит обязательный набор элементов, которые называются реквизитами: текст, название вида документа, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст.

Классификация документов По времени возникновения По происхождению: внешние и внутренние служебные и личные По сложности: простые и сложные По воспроизведению: подлинники и копии

Функции документа: информационная (документирование, хранение и предоставление информации); управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы); коммуникативная (документы являются средством обмена информацией); правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права); организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия сотрудников школы, учеников или родителей).

Виды: по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.); по месту составления (входящие, исходящие, внутренние); по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа (например, связанные с личными данными учащегося или личными данными учителя); по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты); по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые); по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

Виды и разновидности документов Вид – группа документов одного названия: приказ письмо распоряжение записка Разновидность – детализирует вид документа: служебная записка докладная записка объяснительная записка пояснительная записка

Формы управления – виды документов Учет Планирование Инструктирование Руководство Отчет Составление планов Разработка методик, инструкций Издание приказов, распоряжений

Подготовка приказа Инициирование издания приказа Сбор необходимой информации Подготовка проекта документа Согласование Проверка правильности оформления Подписание Доведение приказа до исполнителей

Основания для приказа Действующее законодательство Подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования Локальные акты ОУ (решение педсовета, конференции, собрания) Заявление работника Акты проверок

Докладная записка – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями сотрудника. Внешняя докладная записка Внутренняя докладная (служебная) записка

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем ОУ для разрешения оперативных вопросов Распоряжения связаны с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и т.д. Виды: информационно-методическое административное производственно-хозяйственное

Инструкция – это нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы. инструкции типовыеиндивидуальныедолжностные

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Инструкционные Гарантийные Информационные Рекламные Коммерческие Письма-приглашения Сопроводительные

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия приема работ по контракту приеме-передачи документа списания материалов об установлении факта правонарушений в школе и т.д.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и коллегиального принятия решений на собраниях, заседаниях и т.д. Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание.

Решение – это документ, принимаемый коллективным органом в целях разрешения рассматриваемых задач и вопросов. Стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений; обсуждение проекта; подготовка проекта решения; подписание проекта руководителем и секретарем коллегиального органа.

Юридическое значение документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенций издавшего его органа и установленным порядком оформления

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются : наименование организации (школы) и должностного лица – автора документа; наименование вида документа (приказ, распоряжение, письмо, положение и пр.); дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

Язык служебных документов Точность и ясность Лаконичность Убедительность Нейтральность тона изложения Использование устойчивых словосочетаний Использование общепринятых сокращений

Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов, использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, прямым порядком слов в предложении. Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность. Убедительность служебных документов обеспечивается наличием достоверной информации, наличием веских аргументов, логикой изложения, безупречностью формулировок в юридическом отношении, обоснованностью предложений автора. Нейтральность тона документов предполагает изложение текста от третьего лица («школа принимает ответственность»), отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий, отсутствие личностного подхода к оценке информации. ситуациям.

Устойчивые словосочетания – это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение готовых языковых клише дает возможность: авторам – оперативно составлять документы, адресатам – облегчить восприятие документов, создать трафаретные формы документов по стандартным ситуациям. Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату; одинаковы по всему тексту документа.