Использование ПП Парус для автоматизации документооборота Иванова Оксана Николаевна ООО «МастерПроект»

О компании «МастерПроект» ООО «МастерПроект» - компания, управляющая сетью автозаправочных комплексов. Особенности: Большой объем первичной документации, поступающей с объектов.

Предпосылки проекта Расширение возможностей существующей системы «Парус-8» в части ведения документооборота и архива документов. Отсутствие контроля поступления первичной документации с объектов Отсутствие единого информационного пространства, позволяющего в любой момент контролировать внутренние информационные потоки Необходимость в оценке эффективности работы подразделений в целом и отдельных сотрудников в частности, сохранении информации (история события), оценке результатов работы в связи с большим количеством лиц, принимающих участие в процессе согласования документа

Задачи проекта 1.Реализовать контроль документооборота с целью повышения качества работы персонала и уменьшению издержек при согласовании документов. Исключение потерь документов при их рассмотрении, передачах контрагентам и между структурными подразделениями 2.Регламентация порядка и времени рассмотрения документов с помощью маршрутов 3.Оперативное получение информации о состоянии работы над тем или иным документом 4.Повышение управляемости деловыми процессами предприятия и информированности руководства о текущем состоянии бизнеса 5.Оценка эффективности документооборота и работа сотрудников подразделений с потоками документов

Выбор информационной системы Выбор информационной системы был произведен ранее экономическими и управленческими требованиями Реализация маршрутов событий происходила в размере расширения использования дополнительных возможностей существующей системы

Особенности проекта Сроки внедрения: Проект был запущен в феврале 2005 года; В мае 2005 началась работа по формированию электронного архива; С июля 2005 г. компания полностью перешла на новую систему; Этапы внедрения: Настройка словарей ИС; Разработка и настройка маршрутных карт; Опытная эксплуатация; Промышленная эксплуатация;

СОГЛАСОВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКИМ ДЕПАРТАМЕНТОМ НА ИСПОЛНЕНИИ (ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ) СОГЛАСОВАНИЕ ФИНАНСОВЫМ ДЕПАРТАМЕНТОМ КОНТРОЛЬНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ИНИЦИАТОРОМ ДОКУМЕНТА ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА ПЕЧАТЬ КОНТРОЛЬ ДОКУМЕНТА СОТРУДНИКОМ ОТДЕЛА КОНТРОЛЯ И ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТА В АРХИВ ДОРАБОТКА ДОКУМЕНТА, УТОЧНЕНИЕ У ИСПОЛНИТЕЛЯ СОГЛАСОВАНИЕ КОММЕРЧЕСКИМ ДЕПАРТАМЕНТОМ СОГЛАСОВАНИЕ ВОПРОСОВ ПО ДОКУМЕНТУ С КОНТРАГЕНТОМ РЕГИСТРАЦИЯ В ПК «ПАРУС», МОДУЛЬ «ЗАКУПКИ, СКЛАД И РЕАЛИЗАЦИЯ» ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТА КОНТРАГЕНТУ Маршрут согласования входящего договора на приобретение товаров и услуг для хозяйственных нужд. РЕГИСТРАЦИЯ СОБЫТИЯ

Особенности проекта Обучение проводилось силами специалистов ЦКР «Парус» совместно со штатными специалистами «МастерПроект»; В ходе внедрения был расширен список возможных маршрутов; Выявлена и реализована возможность ведения архива документов;

1. Благодаря внедрению ИС увеличилась эффективность управления внутренним документооборотом в части подготовки, согласования и утверждения договоров. Контроль регламента согласования документов; 2. Упорядочен поток первичной документации, входящей и исходящей корреспонденции; 3. Облегчен учет документов в архиве; 4. Отпала необходимость физического переноса документов при согласовании документов, вследствие легкости к электронной версии документа. Результаты

Что в планах: Адаптация существующей системы к изменяющимся условиям функционирования предприятия. Более плотная интеграция маршрутов событий с разделами система (в версии 8.5.4).

Вопросы