Управление подразделениями Ловыгин Василий ведущий эксперт Центра информационных технологий и консалтинга ПАРУС

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Функции управления подразделениями Формирование планов подразделений Формирование планов подразделений Планирование работ сотрудников подразделения на основании плана работы подразделения Планирование работ сотрудников подразделения на основании плана работы подразделения Учет фактически выполненных подразделением и сотрудником работ по проектам Учет фактически выполненных подразделением и сотрудником работ по проектам Распределение начисленной заработной платы подразделения и сотрудника на затраты проектов Распределение начисленной заработной платы подразделения и сотрудника на затраты проектов План/факт анализ загрузки подразделений и сотрудников в работах проектов План/факт анализ загрузки подразделений и сотрудников в работах проектов

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирование планов подразделений Планирование работ подразделений выполняется в информационной системе на основании графика работ всех этапов всех проектов в состоянии «Открыт». Планирование работ подразделений может выполняться: 1.Без детализации до исполнителей (трудовые ресурсы для работ не указываются). 2.С детализацией до исполнителей (для работ указываются трудовые ресурсы с детализацией Подразделение – Профессия). В не зависимости от детализации планов подразделений, формирование планов подразделений выполняется функциями системы в следующей последовательности: Создание заголовка плана подразделения, с указанием периода планирования Формирование плана подразделения функцией «Сформировать» Согласование плана подразделения При выполнении функции «Сформировать» в планы подразделений переносятся все работы, в которых указано данное подразделение-исполнитель, и плановые даты исполнения которых попадают в период действия плана. При изменении графика работ проекта план может быть переформирован или создан новый вариант плана.

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирование планов подразделений Создаем план на период. Можно сформировать общий План для предприятия и из него планы подразделений и планы исполнителей.

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Работы Работы проекта NРаботы проекта 1Работы проекта 2 Этапы проекта NЭтапы проекта 2Этапы проекта 1 Формирования планов подразделений из работ проектов Проект 1 Проект 2 Проект N План подразделения 1 План подразделения М ….. При формировании планов подразделений без детализации до исполнителей создается перечень работ подразделения с расчетом трудоемкости работ. Планирование внутри подразделений, т.е. определение исполнителей работ, в системе не выполняется. ….. Сформировать планы подразделений

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирование планов подразделений Выполняем для созданного плана функцию «Сформировать». В план включены работы двух проектов. Для работы проекта «Проект_1» трудовые ресурсы не определялись, возможно планирование только на уровне подразделения.

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Исполнители Ресурсы работ Работы Работы проекта NРаботы проекта 1Работы проекта 2 Этапы проекта NЭтапы проекта 2Этапы проекта 1 Формирования планов подразделений из работ проектов и ресурсов Проект 1 Проект 2 Проект N План подразделения 1 План подразделения М ….. При формировании планов подразделений, с детализации до исполнителей, создается перечень работ подразделения с указанием профессий исполнителей и расчетом трудоемкости по профессиям. Планирование внутри подразделений, т.е. определение исполнителей работ, выполняется в системе, путем выбора исполнителей из штатного расписания подразделения. ….. Сформировать планы подразделений

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Формирования планов подразделений из работ проектов и ресурсов Для работы проекта «Проект_2» были определены трудовые ресурсы и для нее можно определить исполнителей. Исполнитель выбирается из списка сотрудников подразделения (Исполнения должностей – общего раздела с модулем «Управление персоналом»

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Учет фактически выполненных работ и трудоемкости Фактическое исполнение работ и фактическая трудоемкость за период вводится в планы подразделений. В зависимости от детализации планирования работ подразделений учет фактической трудоемкости ведется до подразделения или до сотрудника. Ввод может выполняться двумя способами: 1. Планы подразделений, перед началом планируемого периода, выгружаются из системы в файлы формата Excel и передаются в подразделения. По окончании планируемого периода подразделения заполняют в файлах графы фактического исполнения работ и фактической трудоемкости. Файлы загружаются в систему. 2. Подразделения имеют доступ в информационную систему и вводят данные о фактическом исполнении работ и фактической трудоемкости непосредственно в план подразделения. Данные о фактическом исполнении работ и фактической трудоемкости переносятся из планов подразделений в работы проектов автоматически, при установленном параметре плана «Отражать изменение фактических показателей в работах проектов».

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Распределение начисленной заработной платы на затраты проектов Способ распределения начисленной заработной платы на затраты проектов зависит от варианта автоматизации планирования работ подразделений и учета фактической трудоемкости. 1 вариант – планируются работы до подразделения и учитывается трудоемкость подразделения. Распределение начисленной подразделению заработной платы выполняется в системе бухгалтерского учета, пропорционально фактической трудоемкости подразделения по проектам (этапам проектов). 2 вариант – планируются работы до сотрудников подразделения и учитывается трудоемкость сотрудников подразделения по работам проектов. Распределение начисленной сотруднику заработной платы выполняется в системе расчета заработной платы, пропорционально фактической трудоемкости сотрудника по проектам (этапам проектов).

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве План/факт анализ загрузки подразделений и сотрудников План/факт анализ загрузки выполняется на основании данных информационной системы о плановых и фактических трудоемкостях работ проектов. Предоставление информации о ходе выполнения подразделениями работ проектов выполняется несколькими способами: Визуальный контроль в разделах: «Планы и отчеты подразделений», «Проекты»; Визуальный контроль в разделах: «Планы и отчеты подразделений», «Проекты»; Формирование статических отчетов, в т.ч. с использованием MS Project; Формирование статических отчетов, в т.ч. с использованием MS Project; Извещение об отклонениях в исполнении проекта; Извещение об отклонениях в исполнении проекта; Формирование OLAP – отчетов; Формирование OLAP – отчетов; Web – рабочий стол руководителя проекта и руководителя подразделения. Web – рабочий стол руководителя проекта и руководителя подразделения.

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Рабочий стол руководителя проекта

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве Рабочий стол руководителя подразделения

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производствеВыводы Функционал модуля ПП «ПАРУС-Предприятие» «Планирование и учет в проектах» позволяет автоматизировать процессы планирования работ подразделений, контроля исполнения подразделениями планов и учета фактической трудоемкости работ. Автоматизация учета фактической трудоемкости работ подразделений позволит: выполнить автоматическое распределение начисленной заработной платы на затраты проектов при использовании ПП «ПАРУС-Предприятие»: для расчета зарплаты - модуль «Расчет заработной платы», для бухгалтерского учета – модуль «Бухгалтерский учет»; выполнить автоматическое распределение начисленной заработной платы на затраты проектов при использовании ПП «ПАРУС-Предприятие»: для расчета зарплаты - модуль «Расчет заработной платы», для бухгалтерского учета – модуль «Бухгалтерский учет»; передать в сторонние системы расчета заработной платы и бухгалтерского учета данные необходимые для распределения зарплаты на затраты проектов. передать в сторонние системы расчета заработной платы и бухгалтерского учета данные необходимые для распределения зарплаты на затраты проектов.