Повышение эффективности работы службы качества в образовательном учреждении Автоматизация процессов системы менеджмента качества вуза на основе стандарта ISO 9001:2008

Функции службы качества вуза Управление процессами; Управление нормативной документацией; Проектирование требований ISO 9001:2008 на процессы и нормативную документацию организации; Обработка жалоб и благодарностей, поступающих от заказчиков; Проведение оценки удовлетворенности заказчиков; Управление несоответствиями, корректирующими и предупреждающими действиями; Проведение внутренних и внешних аудитов качества; Проведение совещаний и отслеживание выполнения принятых решений; Контроль обучения и квалификации персонала; Оценка поставщиков.

Возможности автоматизированной системы для повышения эффективности службы качества Продукт «БИТ:Служба качества» предназначен для автоматизации работы отделов, занимающихся управлением качеством. Продукт разработан на основе требований международного стандарта качества ISO 9001:2008 и может быть использован в организациях любых размеров и видов деятельности. Программа объединена с решением «1С:Документооборот 8», что позволяет организовать централизованное хранение, редактирование и версионирование документов. Использование продукта позволяет сократить издержки, связанные с разработкой, внедрением и дальнейшей работой системы менеджмента качества (СМК) в организации. Продукт может быть существенным подспорьем при подготовке и прохождении сертификационного и последующих периодических аудитов на соответствие СМК организации стандарту ISO 9001:2008. Продукт реализован на платформе 1С:Предприятие 8.2. Программа открыта для изменений и может быть адаптирована под специфику конкретных организаций.

Процессный подход (п.4.1 ISO 9001:2008) Описание процессов: Назначение процесса; Работы в рамках процесса; Владельцы процессов; Требования ISO 9001, применимые к каждому процессу; Нормативные документы (процедуры, инструкции и проч.), регламентирующие процесс.

«Отчет по требованиям» показывает: требования ISO 9001 (в том числе сами формулировки требований); процессы, к которым относится каждое из требований ISO 9001; работы в рамках процесса; нормативные документы по процессу. Интерпретация требований ISO 9001 Требование ISO 9001 Процесс Работа в рамках процесса Нормативные документы В отчете гибко настраиваются сортировки и отборы

Ведение перечня нормативных документов; Назначение ответственного за актуальность документа; Хранение нормативных документов в базе данных и возможность открытия из нее; Версионировнаие документов, возможность просмотреть любую версию документа; Ведение списка рассылки документов. Управление нормативной документацией (п.4.2 ISO 9001:2008) Версии документа Текущая версия Список рассылки Пользователи документа Ответственный за актуальность

Согласование нормативной документации, ознакомление сотрудников с документами (п.4.2 ISO 9001:2008) Реализованы возможности для коллективного редактирования документов, поддерживается система версионирования документов. Настраивается цепочка согласований, автоматизированы оповещения вовлеченных в процесс сотрудников. После согласования уведомление о необходимости ознакомления с обновленными документами приходит выбранным сотрудникам.

Права доступа к файлам и папкам (п.4.2 ISO 9001:2008) Права устанавливаются на папки; Для пользователей и групп; Права вложенных папок наследуются.

Регистрация и обработка жалоб, поступающих от заказчиков; Регистрация на основании жалоб несоответствий и назначение корректирующих и предупреждающих действий. Обработка жалоб (п.7.2.3, 8.5.2, 8.5.3)

Проведение оценки удовлетворенности заказчиков по заранее заданным анкетам; Возможность использования разных видов анкет, разработанных пользователем. Анализ удовлетворенности заказчиков, в том числе: Расчет среднего показателя; Количество КД и ПД, запущенных по результатам обратной связи с заказчиками; Гибкие настройки сортировок и отборок. Обратная связь от заказчиков (п.8.2.1, 8.5.2, 8.5.3)

Аудиты качества (п ISO 9001:2008) Планирование аудитов качества: По процессам; По подразделениям; По всей организации; Документирование результатов аудитов: как внутренних, так и внешних; Регистрация на основании аудита несоответствий, наблюдений и хороших практик.

Отчетность по аудитам качества (п ISO 9001:2008) Контроль выполнения плана аудитов; Контроль отработки выявленных несоответствий, наблюдений и хороших практик; Контроль наличия записей (несоответствий, наблюдений и т.п.) по результатам аудитов.

Регистрация любых отклонений: Несоответствий 1-ой и 2-ой категории Потенциальных несоответствий Наблюдений Хороших практик Оценка результативности предпринятых действий Корректирующие и предупреждающие действия (п и ISO 9001:2008) Разработка на их основании действий: Коррекций Корректирующих действий Предупреждающих действий Действий, направленных на развитие Предложений по изменению НД

Контроль своевременности выполнения корректирующих, предупреждающих и других действий; Анализ выявленных несоответствий и предпринятых корректирующих и предупреждающих действий по: подразделениям процессам продуктам и проч. Корректирующие и предупреждающие действия (п и ISO 9001:2008)

Проведение совещаний (п.5.6 ISO 9001:2008) Планирование и регистрация различных совещаний, проводимых в организации; Формирование типовой повестки каждого вида совещания с возможностью ее редактирования (добавления, удаления вопросов) под конкретное мероприятие; Ведение протокола совещания; Регистрация решений, принятых на совещании.

Регистрация решений (п.5.6 ISO 9001:2008) Регистрация решений, принятых на совещаниях, а также в процессе деятельности; Формирование сложных (многоэтапных) решений.

Отчетность по совещаниям и контроль выполнения решений (п.5.6 ISO 9001:2008) Отчет по проведенным совещаниям; Контроль выполнения решений; Выделение просроченных решений красным шрифтом.

Квалификация персонала (п.6.2 ISO 9001:2008) Регистрация образования сотрудников; Регистрация подтвержденных компетенций; Отслеживание переаттестаций (при ограниченном сроке действия сертификатов, свидетельств и проч.)

Управление квалификацией персонала (п ISO 9001:2008) Планирование обучения сотрудников; Оценка результативности обучения; Сдача аттестаций по пройденным курсам обучения (и после самостоятельного обучения); Регистрация информации по полученным сертификатам, свидетельствам и т.п.; Регистрация и отслеживание сроков действия сертификатов при необходимости.

Оценка поставщиков (п ISO 9001:2008) Оценка поставщиков по определенным критериям; Пересмотр одобренных поставщиков; Формирование списка одобренных поставщиков: По всей продукции; С отбором по конкретному виду продукции; С отбором по ответственному за работу с поставщиком.

Внедрение программы для службы качества вуза Подготовительный этап Установка и первоначальная настройка системы; Первоначальное обучение пользователей. Поддержка при внедрении Консультации пользователей и администраторов системы, в том числе дистанционные («горячая» телефонная линия, телеконференции, ); Перенос данных (при необходимости); Адаптация программы к специфике вуза (при необходимости). Сопровождение Абонентское обслуживание: регулярные консультации пользователей и администраторов системы, в том числе; Консультационное сопровождение: дистанционная консультационная поддержка, предоставление обновлений программ.

Поддержка и сопровождение решения Получите оперативную консультацию по электронной почте: Обратитесь к разработчикам: (495) Закажите выезд нашего специалиста для настройки программы на Вашей территории.

Спасибо за внимание! Евгений Дударев, руководитель проектов Экспертного центра по работе с учебными заведениями компании БИТ (495)