Автоматизация ведомственного хранения архивных документов в Центральном банке Российской Федерации Центральный электронный архив (ЦЭАР)

Объект автоматизации n Архивное хранение управленческих документов n Функционирование архива электронных платежных документов обеспечивается специализированным ПК n Автоматизированная подсистема электронного архива должна соответствовать требованиям нормативных актов Банка России и Росархива

Основные предварительные мероприятия n Проведение аналитической работы, учитывающей состояние архивного дела в учреждении n Формулирование цели создания автоматизированной системы n Проведение расчета финансовых затрат n Максимально полное включение всех необходимых функций подсистемы на этапе ее проектирования n Создание единого комплекса подсистем делопроизводства и архивной работы

Цели создания ЦЭАР n Создание в электронном виде научно- справочного аппарата к делам (документам в составе дела) n ведение регистрации (учета дел в базе данных ЦЭАР) n введение в базу данных ЦЭАР электронно- графических образов документов n поиск документов

Функции ЦЭАР n прием (регистрация) дел и документов постоянного и временного срока хранения n учет хранящихся дел и документов n оперативное обеспечение информацией и документами по поступающим запросам n выдача аналитических, тематических и других справок по документам, архивных отчетов по заданной тематике

Функциональная структура ЦЭАР n подсистема массового ввода документов n подсистема поиска и обработки информации, хранящейся в ЦЭАР n подсистема управления функционированием системы n подсистема информационной безопасности

Типы рабочих станций ЦЭАР n Рабочая станция ввода, сканирования и регистрации документов на бумажном носителе n Рабочая станция ввода документов без сканирования и регистрации в ЦЭАР n Рабочая станция обработки и поиска документов n Рабочая станция администратора прикладного ПО n Рабочая станция клиента архива (конечного пользователя)

Содержание информации, циркулирующей в ЦЭАР n научно-справочный аппарат n учетная информация, образующаяся в процессе учета поступивших на хранение дел и документов n информация о размещении принятых на хранение дел и документов n информация, образующаяся в результате использования документов

Содержание информации, циркулирующей в ЦЭАР n информация об использовании документов n информация об уничтожении документов n информация о передаче дел на государственное хранение n отчетная и статистическая информация

Входная информация ЦЭАР n документы, поступающие в архив n опись дел структурного подразделения n акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению n запрос на использование документов

Выходные документы ЦЭАР n книга учета поступления и выбытия документов n лист фонда n карточка постеллажного топографического указателя n годовой раздел сводной описи дел n акты приема-передачи документов на государственное хранение

Выходные документы ЦЭАР n журнал учета запросов n паспорт архива n сведения об изменениях в составе и объеме фондов n отчеты о работе, сведения об использовании документов n регистрационная карточка ЦЭАР

Главное окно подсистемы ЦЭАР

Виды регистрационных карточек: 1. РК справочника «Номенклатура дел»

2. РК «Реестра дел»

4. РК журнала «Документы- общие»

5. РК журнала « Документы - лицевые счета сотрудников»

6. РК журнала « Документы по отчетности»

7. РК журнала « Документы о взаимодействии с кредитными организациями»

Вопросы, требующие решения n Построение классификатора «Подразделения» по структурно- хронологическому принципу n Возможность использования в ЦЭАР информации из САДД n Корректное заполнение РК САДД