Решение крупной компании по переходу на электронный документооборот и риски, связанные с принятием такого решения Репуло Лада Владимировна, начальник Управления информационного и документационного обеспечения ОАО «Сибирская Угольная Энергетическая Компания», член «Гильдии Управляющих Документацией»

СОДЕРЖАНИЕ Актуальность вопроса для крупной компании Первые трудности Все определяется масштабом Цели, которые Компания преследует Основные требования к функциональным возможностям СЭД Основные требования к СЭД в крупных компаниях, холдингах Целевая архитектура IT-системы Компании Место технологий управления документами в концепции «у правления з наниями » Интеграция СЭД с другими информационными системами и проектами Типовой проект внедрения СЭД, центры и зоны ответственности Основные проблемы/риски внедрения СЭД Оценка возврата от внедрения Библиография

3 Актуальность вопроса для крупной компании Использование технологий мирового класса во всех областях деятельности Компании рассматривают внедрение СЭД как стратегическое преимущество По данным компании Gartner к 2010 году около половины всего объема работ будет производиться распределенными сотрудниками, работающими в произвольный момент времени Экологический подход к офисному труду Изменение корпоративной культуры, психология сотрудников, их взгляда на современные стандарты работы офиса (слом стереотипов) Внедрение СМК

4 Первые трудности Практически отсутствуют достоверные оценки оборотов российского рынка систем электронного управления документами и документооборота Основными известными игроками этого рынка являются: - партнеры Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), -Ланит (LanDocs), -Оптима (Optima Workflow), -Электронные Офисные Системы (Дело), -1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков Различия в понятиях и терминологии: системы делопроизводства системы документооборота системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами (Document Management, Enterprise Document Management, Enterprise Content Management, Enterprise Information Management Systems, Smart Enterprise Suite). Некоторые специалисты говорят о таком секторе как Enterprise Information Management Systems (EIMS).

5 Все определяется масштабом Как показывает практика, отраслевой специфики у СЭД практически нет. Требования к СЭД зависят скорее от размера предприятия. Чем крупнее компания, чем больше поток документов, чем выше степень информационного взаимодействия между сотрудниками, тем выше эффективность внедрения СЭД. При этом крупные компании с отлаженными бизнес-процессами стремятся к автоматизации сложившегося процесса документооборота, и хотят получить систему, которая достаточно легко может быть настроена на особенности функционирования конкретной организации без значительных преобразований сложившихся правил работы. Внедрение систем управления документами должно быть использовано как средство для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов. Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большей неэффективности в работе организаций (из аналитического отчета GartnerGroup. Keys to a Succesfull IDM Implementation, 2000, August)

6 ЦЕЛИ, которые Компания преследует Экономия денежных и иных ресурсов Косвенное увеличение стоимости Компании Достичь большей продуктивности ключевых бизнес- процессов; увеличить прозрачность рабочего процесса Обеспечить эффективное движение информации внутри организации; Снизить риски бесконтрольного распространения источников информации (жесткая маршрутизация, распределение прав доступа к информации, исключение передаточных документы и информацию звеньев) Способствовать большей управляемости и контролю.

7 Основные требования к функциональным возможностям СЭД Большинство систем делопроизводства и документооборота должны обеспечивать функции: Полноценное поддержание всех традиционных этапов работы с документами в делопроизводстве (обработка и регистрация документов, учет, контроль исполнения, архивирование) Организация информационного обмена и совместной работы с корпоративными хранилищами информации, управление потоками работ Управление архивами электронных и бумажных документов Актуализация корпоративного контента и обеспечение контролируемого доступа к нему в Intranet–сетях Извлечение знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск) Оптимизация стоимости хранения документов Интеграция с внешними системами электронной почты

8 Основные требования к СЭД в крупных компаниях, холдингах Интеграция с отраслевыми системами управления предприятием (ERP, SAP, 1C) Возможность гибкой настройки маршрутизации документов Функциональная масштабируемость Доступность документов и задач в режиме everytime&everywhere Поддержка механизмов электронной подписи Надежные механизмы разграничения прав доступа к информации и сохранения целостности базы документов (устойчивая работа системы) Возможность территориально-распределенного режима работы Удобство администрирования и сопровождения Чтобы извлечь всю возможную выгоду из СЭД, важно рассматривать её не просто как технологию, но как основной ингредиент долговременной стратегии управления информацией.

9 Целевая архитектура IT-системы холдинговой компании Транспортные и Сервисные компании Добывающие компании РПО Операционная компания 1.Единая система бюджетирования для всех компаний 2.Единая система документооборота для всех компаний 3.Централизованная система консолидации и подготовки МСФО отчетности 4.Единая ERP система для операционной компании и её производственных филиалов 5.Локальные инсталляции учетных систем для добывающих, транспортных и сервисных компаний. Хранилище данных Коммерческая ERP-система 1С (операци онный Учет) 1С (операци онный Учет) 1С (операци онный Учет) 1С (операци онный Учет) 1С (операци онный Учет) 1С (операци онный Учет) Система Бюджети рования 1С (учет по РСБУ, налоговый учет) Система документ ооборота

10

11 Lotus Domino Почта, календарное планирование, защита информации, транспортный слой, интеграция с РУБД Корпоративные справочники и классификаторы, сервисы, администрирование и управление прикладными БД, коммуникация между организациями Место технологий управления документами в концепции «управления знаниями» Делопроизводство HelpDesk Заседания СМ – Факс Контроль бюджета АХР Модуль согласования документов Реестр Договоров Контроль Проектов и Договоров Хранилище электронных документов Прикладные системы ИСНД Лицензии, Учет имущества ИСУР

12 Интеграция СЭД с другими информационными системами и проектами Связь СЭД с другими проектами Интеграция с системами SAP ERP –Справочники (орг. структура, штатное расписание, контрагенты, статьи затрат, ЦФО) –Договоры Saperion (Электронный архив) –Формирование штрих-кода в Лотус и привязка данных по штрих-коду

13 Этапы перехода к электронному документообороту в Компании Автоматизация бумажного документооборота, создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) делопроизводителей (внедрение Lotus Notes) 2002 Замена отдельных этапов использования бумажных документов путем ведения электронного согласования, хранения, распространения и обработки документов Распространение автоматизации делопроизводства на уровень филиалов Обеспечение единой системы автоматизированного учета бумажных и электронных документов. Поддержка понятий и процессов: бумажный документ, электронный документ, бумажная копия электронного документа, электронная копия бумажного документа, преобразование документов из одного формата в другой 2007 Интеграция СЭД с SAP ERP, электронным архивом, БД по стандартизации Реализация проекта «Повышение эффективности процессов согласования документов и контроля исполнения поручений в группе компаний СУЭК» 2008 Введение юридической значимости для ранее апробированных электронных процессов, полная замена бумажного документа электронным, внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП) для внутреннего и внешнего документооборота ???

14 Управление электронными документами в едином информационном пространстве Корпоративное хранилище электронных документов –Настраиваемая система каталогов –Централизованная навигация по всему хранилищу документов –Сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр. –Поддержка «живой» структуры организации Коллективная подготовка документов –Check-in/Check-out –Ведение версий документов –Создание документов по шаблонам –Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений –Передача готовых документов во внешние системы …

15 Типовой проект внедрения СЭД Типовой укрупненный вариант внедрения, позволяющий планировать точки оценки качества СЭД: Обследование до внедрения Выбор системы Выбор интегратора Обучение персонала Разработка инструкций до начала эксплуатации Опытная эксплуатация NB. Начинать надо не с электронного документооборота, а с процессов управления и автоматизировать именно их.

16 Проект внедрения СЭД: центры и зоны ответственности Центр ответственностиЗона ответственности Служба ИТобщее руководство проектом и ответственность за достижение целей проекта; координация деятельности всех участников проекта; обеспечение технологической платформы, поддерживающей процессы согласования документов и контроля исполнения поручений; тестирование системы Секретариатформирование функциональных требований к процессам регистрации, согласования и использования документов; тестирование системы Блок стандартизации систем менеджмента формирование функциональных требований к структуре и составу корпоративных справочников; тестирование системы Отдел корпоративного взаимодействия и контроля формирование функциональных требований к процессу контроля исполнения поручений; тестирование системы Исполнительдетализация функциональных требований, разработка единой методологии решения, разработка ТЗ; разработка программного обеспечения информационной системы; техническое тестирование информационной системы; разработка документации на систему; разработка интерактивных обучающих программ для новых пользователей; обучение пользователей работе в системе

17 Основные проблемы/риски внедрения СЭД Риски реализации: 1. психологические Необходимость внедрения системы на каждом рабочем месте: консерватизм и недостаточная квалификация персонала, в том числе в области ИТ-технологий Недоверие электронному документообороту = на бумаге привычнее, компьютер может не работать и проч. Неготовность руководства, боязнь прозрачности управленческой деятельности 2. управленческие (технологические) Структурная «чехарда» Недостаточная формализация бизнес-процессов Завышенные ожидания части персонала = отсутствие четких целей проекта Возникновение ряда рисков, связанных с защитой информации Отсутствие регламентов работы с документами, нормативной базы по использованию СЭД 3. оценки эффекта внедрения Удорожание программ (систем) Дискредитации идеи автоматизации на базе IT Риски нереализации: Неэффективное использование ресурсов компании Негативное влияние на стоимость Компании

18 Оценка возврата от внедрения С точки зрения внедрение СЭД может дать два типа возврата от инвестиций: Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении, т.е. прямой эффект (hard dollar), Косвенные преимущества (soft dollars). Примеры: General Motors не выполнял формального анализа возврата инвестиций. Однако, по их оценкам было сэкономлено примерно $10 млн. на лицензиях и получено 4-хкратная экономию от внедрении Domino.Doc по сравнению с Documentum. Компания Caterpillar первоначально после формальной оценки выбрала Documentum в качестве решения по управлению документами. На этапе пилотного проекта по внедрению Documentum на 50 пользователей был потрачен весь бюджет, который изначально выделялся на пользователей. В результате, Caterpillar вернулся к решениям от Lotus в области управления документами и записями.

19 Библиография Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения//Арам Пахчанян, Директор ИС ( ИС Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения ( Рекомендации по выбору СЭД //пер. Р. Ревве. ( СЭД как дополнительное конкурентное преимущество.// Источник: Макаров В.Н. Может ли внедрение СЭД быть успешным// Доклад на Docflow Лубанец А. Анализ причин неэффективной автоматизации процессов ДОУ на предприятии// Доклад на Docflow Электронный документооборот: неочевидные преимущества.//