Организация электронных архивов организаций: Взгляд со стороны ТИХОНОВ ВЛАДИМИР ИВАНОВИЧ к.и.н., директор Центрального архива документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (495) ,

Правовая и нормативная база Гражданский кодекс Российской Федерации (1994), ст. 160, п. 2. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (2002). ФЗ «О бухгалтерском учете» (1996, редакция от г.), ст. 10, 13, 15. Налоговый Кодекс Российской Федерации (2000), ст. 80, п. 2 и др. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (2002), ст. 75. Министерство по налогам и сборам с 2002 г. разрешило подачу налоговой декларации исключительно в электронном виде.

Правовая и нормативная база Таможенный кодекс Российской Федерации (2003), ст. 63, п. 8, ст. 72, п. 3, ст. 81, п. 7, ст. 102, п. 4, ст. 124, п. 1 и др. Трудовой кодекс Российской Федерации (2003) не исключает ведения кадровой документации в электронном виде (ст. 86, п. 6). ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» 94-ФЗ от г. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 149-ФЗ от г., ст. 11.

Виды современных электронных документов Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства Информационно-справочные системы: правовые и нормативные, дайджесты СМИ и т.п. Базы данных (хранилища) с лицевыми счетами работников и бухгалтерским расчетами; с первичными статистическими сведениями по мониторингу и управлению предприятием Системы поддержки работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями и материалами Электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т.п. Оцифрованные оперативные и архивные документы

Конверсия и ретроконверсия бумажных документов повышение оперативности доступа к документированной информации перевод бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов оптимизация способов вторичного использования документов

Архив – это организационные мероприятия, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности, развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем и поисковых систем. Что такое архив!

Выработать долговременную документационную политику: определить: круг потенциальных пользователей круг задач, для решения которых могут потребоваться документы формы их использования провести классификацию документов оценить сроки их хранения Производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой Чтобы организовать подлинное архивное хранение документов, нужно:

Создать эффективную поисково- справочную систему Обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения: вести учет документов создать оптимальные условий хранения документов Внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов Чтобы организовать подлинное архивное хранение документов, нужно:

средство оперативного доступа к ретроспективной информации, используемое для поиска и анализа информации с целью получения дополнительных сведений (знаний) фонд пользования юридически значимыми бумажными документами инструмент налаживания взаимосвязей между бумажными документами, их оцифрованными копиями и документами, включенными в состав баз данных (система учета документов, технологии индексации, маршрутизации, топографии, контроля доступа к документам и т.п.) Электронный архив организации – это

Объем одного и того же электронного документа (в 5 листов), хранящегося в разных форматах. ФорматОбъем в Кбайтах Отношение к TIFF TIFF (сканирование 100 dpi, ч/б) 375,2 PDF113,50,30 XML109,60,29 JPG (сканирование 100 dpi, ч/б, сжатие – 20%) 93,60,25 MS Word – RTF35,30,09 MS Word9.0 (*.doc)29,40,08 HTML21,10,06 Текстовый файл (*txt)8,40,02

Годовой прирост объемов электронной документации (20 тыс. документов) ФорматОбъем в Гб TIFF (сканирование 100 dpi, ч/б) 7,5 PDF2,3 XML2,2 JPG (сканирование 100 dpi, ч/б, сжатие – 20%) 1,9 MS Word – RTF0,70 MS Word9.0 (*.doc)0,59 HTML0,42 Текстовый файл (*txt)0,17

Смысл создания электронного архива – это эффективное функционирование информационно-поисковой системы Основа электронного архива – это учет электронных документов при их поступлении и хранении

Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов, ВНИИДАД (2007)