1 Государственное регулирование ДОУ Государственное регулирование ДОУ. Нормативно-методические проблемы организации делопроизводства Иритикова Вера Степановна, заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией Мастер-класс ИНФОДОКУМ-2010, 28 апреля 2010 г.

2 Государственное регулирование ДОУ 1.Нормативная база ДОУ 2.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 4. Положение о системе межведомственного электронного документооборота 5.Национальные стандарты РФ

3 1. Нормативная база ДОУ Делопроизводство ~ Документационное обеспечение управления ~ Управление документами Делопроизводство; документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая процессы документирования и организации работы с документами. Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию,, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Нормативная база ДОУ: - законодательные акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; - указы и распоряжения Президента РФ по вопросам документационного и информационного обеспечения;

4 1. Нормативная база ДОУ Нормативная база ДОУ: - постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного и информационного обеспечения; - нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам ДОУ; - законодательные и иные нормативные правовые субъектов РФ по различным аспектам ДОУ; - национальные стандарты на документы, технологии и терминологию; - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; - унифицированные системы документации; - нормы и нормативы по организации и охране труда в сфере ДОУ.

5 1. Нормативная база ДОУ Основные нормативные правовые акты в 2009 г.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/ утверждены постановлением Правительства РФ от ; Положение о системе межведомственного электронного документооборота/ утверждено постановлением Правительства РФ от ; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/утверждены приказом Росархива от

6 2. Правила делопроизводства: значение Правила делопроизводства: -содержат единые требования и нормы, устанавливающие рациональную организацию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти; -опираются на требования действующих законодательных актов об информации и документации; -учитывают требования к документам, установленные стандартами РФ; -устанавливают принцип единства работы с документами, существующими в бумажной форме и документами на машинных носителях (электронными, создаваемыми в системах электронного документооборота); -являются организационной, методической и правовой основой разработки конкретных инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция по делопроизводству (ДОУ) является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приёмы и процессы создания, обработки, хранения и использования документов с учетом условий и специфики деятельности федерального органа исполнительной власти.

7 2. Правила делопроизводства: значение Правила и инструкция как виды документов являются правовыми актами, издаваемыми или утверждаемыми органом управления (руководителем или уполномоченным заместителем) с целью установления норм и правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности органов управления и организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Регламентация управленческих аспектов в Правилах делопроизводства: - линейно-функциональное управление в процессе реализации функции делопроизводства («служба делопроизводства»= структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства,+ лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях; п.3 Постановления Правительства РФ от ); - ориентация на обеспечение процессного подхода к управлению и управлению на результат в соответствии с требованиями типовых административных регламентов; - закрепление принципа рационального сочетания централизации и децентрализации в организации делопроизводства. Утверждение Правил делопроизводства необходимо рассматривать и оценивать в аспекте мероприятий по проведению административной реформы.

8 2. Правила делопроизводства: значение Регламентация на единой организационной и методической основе функций службы делопроизводства федерального органа исполнительной власти (выделена зона ответственности): - п.14 Правил делопроизводства – по отношению к поступающим документам: первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение, передача руководству на рассмотрение, передача документа исполнителям с указаниями по исполнению, формирование дел после исполнения; - пп.20,21 Правил делопроизводства – по отношению к отправляемым документам: регистрация и отправка (проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки); - п.23 Правил делопроизводства – передача документов между структурными подразделениями через службу делопроизводства, т.е. централизованно; - п. 24 Правил делопроизводства – учёт объёма документооборота, обобщение, анализ, представление руководителю федерального органа в установленном им порядке; - п.27 Правил делопроизводства – формирование документального фонда путём составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи в архив федерального органа.

9 2. Правила делопроизводства: значение Регламентация зоны ответственности федерального органа исполнительной власти по отношению к документальному фонду (зона ответственности): - п.26а) Правил делопроизводства – федеральный орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов; - п.26б) Правил делопроизводства – федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. Таким образом, при возрастающей роли федерального органа исполнительной власти в области архивного дела (формируется четкая зона ответственности Росархива) создаётся не только система инструкций по делопроизводству (типовые и конкретные/индивидуальные инструкции по делопроизводству), но и система ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.

10 2. Правила делопроизводства: статус Правила делопроизводства имеют обязательный характер (утверждены постановлением Правительства РФ, т.е. нормативно-правовым актом). Постановлением Правительства РФ от в связи с утверждением Правил делопроизводства внесены изменения в Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п.11.1) и Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (п.2.38 и 2.39). Прослеживается методическое единство Правил делопроизводства и Положения о системе межведомственного электронного документооборота (утв. Постановлением Правительства РФ ). В п. 4 Положения конкретизированы документопотоки, п. 19 содержит ссылку на конкретную инструкцию по делопроизводству федерального органа, п.20 предусматривает регламентацию взаимодействия федеральных органов и т.п.

11 2. Правила делопроизводства: общая характеристика Раздел 1. «Общие положения». Наибольший интерес – п.3, предусматривающий утверждение инструкции по делопроизводству руководителем федерального органа по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Наибольший интерес – раздел 2 «Основные понятия» Приведены основные понятия (термины и их определения), которые употребляются в контексте данных Правил, т.е. сферой употребления этих понятий является делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. От сферы употребления зависят оттенки значений, которые получили в данных Правилах делопроизводства основополагающие термины – «документ» и «делопроизводство»

12 1.Правила делопроизводства «документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти; «делопроизводство»- деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти 2. ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» «документ; документированная информация »: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать «делопроизводство» документационное обеспечение (управления): Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации 2. Правила делопроизводства: особенности терминологии

13 2. Правила делопроизводства: общая характеристика Раздел 3 «Создание документов» - наибольший интерес – перечень реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти (п.9 Правил делопроизводства). Раздел 4 «Требования к организации документооборота» - наибольший интерес – сочетание централизации и децентрализации в организации делопроизводства; функции службы делопроизводства; контроль исполнения не рассматривается в аспекте делопроизводства. Раздел 5 «Документальный фонд» - наибольший интерес – определение зоны ответственности службы делопроизводства (пп.27 и 31 Правил делопроизводства); разработка номенклатуры дел только структурного типа (п. 29); п.36 – зона ответственности федерального органа исполнительной власти в области архивного дела (порядок составления номенклатуры дел и описей). Раздел 6 «Особенности работы с электронными документами» - наибольший интерес – п.40, предусматривающий централизованный прием и отправку электронных документов службой делопроизводства; приложение – перечень обязательных сведений о документах в системе электронного документооборота.

14 2. Правила делопроизводства: направления развития и внедрения в федеральном органе Утверждение Перечня обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота будет способствовать реализации правил и принципов системы межведомственного документооборота (п.17 Положения о системе межведомственного документооборота, утв. Постановлением Правительства РФ от ): «Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей…» Подобная норма соответствует требованиям стандартов на управление документами (ГОСТ Р ИСО «СИБИД. Управление документами. Общие требования» и ГОСТ Р ИСО «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1.Принципы»)

15 2. Правила делопроизводства: направления развития и внедрения в федеральном органе Вопросы, нуждающиеся в нормативной регламентации: - структура и функции службы делопроизводства (ДОУ); подчиненность, численность и должностной состав; -унификация документов; -разработка справочников и классификаторов; -организация документооборота, регламентация взаимодействия структурных подразделений, разработка показателей оценки деятельности (KPI); -организация контроля исполнения документов; -организация системы согласования документов; -организация работы с электронными документами, в том числе в рамках системы МЭДО; -организация работы с отдельными комплексами документов в рамках формирования документального фонда.

16 3. Методические рекомендации Методические рекомендации: - разработаны во исполнение п.4 постановления Правительства РФ от «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; -цель – оптимизация процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания; -рассчитаны на применение службами делопроизводства в процессе разработки ими инструкций по делопроизводству; -не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну; -способствуют созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; -основываются на положениях действующих нормативных правовых актов в сфере информации, документации и архивного дела; -устанавливают порядок разработки, утверждения, согласования и внесения изменений в Инструкцию, в т.ч. Порядок согласования с Росархивом.

17 3. Методические рекомендации Методические рекомендации устанавливают структуру и содержание Инструкции: 1. Общие положения; 2. Основные понятия; 3. Создание документов; 4. Организация документооборота; 5. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти; 6. Особенности работы с электронными документами. 7. Работа исполнителя с документами 8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов; Приложения

18 4. Положение о МЭДО Положение о МЭДО: Цель – регламентировать взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота, под которым понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота. Положение о МЭДО регламентирует: -основные документопотоки; -основные принципы МЭДО; -технико-технологическую инфраструктуру МЭДО; -организатора (ФСО) и участников МЭДО (федеральные органы исполнительной власти); -осуществление обмена электронными сообщениями уполномоченными сотрудниками участника; -структуру электронного сообщения (сопроводительная и содержательная части) и формат файлов.

19 4. Положение о МЭДО Положение о МЭДО методически связано с нормативными правовыми актами, регламентирующими делопроизводство (п.19): «Регистрация (учёт) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника». Положение о МЭДО устанавливает мероприятия по поддержанию технико-технологической инфраструктуры МЭДО и технические и организационные мероприятия по обеспечению информационной безопасности системы.

20 5. Национальные стандарты РФ ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» ГОСТ Р ИСО – 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Вступает в силу Официальный перевод стандарта МЭК «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» /IEC