Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД. Для того, чтобы связь была возможна, таблицы должны иметь общие поля. Чаще всего в одной таблице для связи используется ключ, а в другой таблице это поле не является ключом и называется "внешним ключом". Например, для сопоставления сведений о студентах и о соответствующих им деканатах, следует определить связь по полю "Код" в двух таблицах: СТУДЕНТЫ (Код, ФИО, и т.д.) и СТУДЕНТЫ5 (Код, ФИО, ФИО_декана и т.д.). В первой таблице общее поле является ключом, а во второй - внешним ключом.

После того, как определены поля для связи, следует оценить тип связи. Отношение "один-ко-многим" является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. Например, между таблицами "Студенты5 и «Студенты" существует отношение "один-ко-многим": к каждому деканату может относиться несколько различных студентов, но за каждого студента отвечает один конкретный замдекана.

Отношение "многие-ко-многим" реализуется только с помощью третьей таблицы, ключ которой состоит из ключевых полей тех таблиц, которые необходимо связать. Например, между таблицами «Студенты5" и «Студенты" имеется отношение "многие-ко-многим", которое реализовано с помощью дополнительной таблицы «Студенты6".

Отношение "один-к-одному". В этом случае каждая запись в одной таблице может быть связана только с одной записью в другой таблице и наоборот. Этот тип связи используют редко, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Например, такую связь используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты и т.п.

Для определения связей между таблицами следует: закрыть все открытые таблицы и выполнить команду меню \Сервис\Схема данных добавить таблицы в окно Схема данных; перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую, определить тип связи (1:1, 1:М, М:1) (двойной щелчок по линии связи открывает окно определения типа связей). Нельзя изменить тип данных для поля, которое связывает таблицу с другой таблицей. Предварительно нужно удалить установленную связь.

В окне «База данных» нажмем кнопку «Запросы». Для создания запроса на панели инструментов окна выберем «Создать»

Создадим «Простой запрос», который из БД будет выводить только, экзаменационную ведомость, т.е. ФИО студентов и их оценки по предметам.

Открывается мастер запросов, при помощи которого и создаем нужный нам запрос. Для чего из БД Студенты5 выберем столбцы: Деканат ФИО_декана Телефон_деканата А из БД Студенты6 ФИО_замдекана И нажимаем Кнопку «Далее».

Задаем имя нашему запросу и нажимаем «Готово».

Форма - это объект, служащий для ввода, изменения и просмотра записей в удобном и приятном для пользователя виде на экране или при печати данных из БД. Форма может содержать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, а также не связанные с таблицами данные. Для описания формы используется методика визуального программирования.

Для создания формы нажмем кнопку «Форма» в окне «база данных» и получим:

На панели инструментов нажимаем кнопку «Создать», получаем окно «Новая форма»:

Из «запроса_на_выборку» возьмем все поля и создадим по этому запросу форму:

Как видно из рисунка, есть несколько видов разных форм. Выберем для примера «ленточный» и посмотрим результат:

В следующем окне выбираем оформление нашей формы:

Задаем имя формы:

В результате получаем форму вида:

Заметим, что в окне «Новая форма», есть пять автоформ. Попробуем создать «Автоформу: в столбец». Для создания автоформ надо сразу выбирать таблицу или запрос по которым будет создаваться автоформа. Мы выберем таблицу «Студент».

После нажатия кнопки «ОК» вы сразу получаете форму.

При попытке закрыть форму, Access вас спросит, желаете ли вы ее сохранить.

Если вы нажали кнопку «Да» в предыдущем окне, то получите возможность задать имя автоформе.

При создании формы конструктором в окне «Новая форма» выбираем «Конструктор», а также таблицу или запрос по которым будет создаваться форма.

Открывается конструктор формы. Ваша задача расположить поля таблицы в нужных позициях на форме и задать их размеры, все это выполняется также как работа с рисунками в Word или Paint.

В результате получим форму вида:

Для задания заголовка форме, на строке «Область данных» щелкнем правой кнопкой мыши и выберем в контекстном меню «Заголовок/примечание формы».

Получим область для задания заголовка:

Теперь на панели инструментов нажмем кнопку «Панель элементов».

При помощи кнопки «Надпись», вставляем надпись заголовка формы.

Теперь производим оформление формы при помощи контекстного меню и панели инструментов «Форматиро- вание» и получаем форму вида:

Теперь закрываем конструктор и Access предлагает сохранить форму, нажимаете кнопку «Да».

Задаем имя форме. И теперь для просмотра полученной формы вызываем форму из окна «База данных».

Теперь рассмотрим добавление переключателей в форму, в режиме конструктора. Для этого в окне «Новая форма» выбираем строчку «Конструктор» и запрос по которому он создается:

Получаем форму для заполнения вида:

Как и в предыдущем примере заполняем эту форму и оформляем ее.

На панели инструментов отключаем кнопку «Мастер»

Теперь нажимаем кнопку «Группа переключателей», а затем из списка полей переносим на форму поле «Пол».

В результате на форме получаем рамку для группы переключа телей.

Теперь установим два переключателя в полученную рамку. Для чего нажимаем на панели инструментов кнопку «Переключатель», а затем щелкаем мышкой в том месте на форме, где он должен быть.

Получаем группу переключателей вида: Теперь надо настроить свойства этих переключателей.

Для настройки свойств, вызываем контекстное меню для конкретного переключате ля, в данном случае второго, и задаем «имя» переключате ля и «значение параметра»

Для первого переключателя «имя» будет «м», а «значение параметра» - «1». После чего переименовываем переключатели на форме и получаем:

Сохраним нашу форму под именем «Ведомость»

В результате получим форму, на которой выбор пола задан переключателями.