Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве Документ (от лат. documentum образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также искусственных языках с использованием новых носителей (диски, карты, дискеты и др.). Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения Управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД; ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в регионе. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделении предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются: по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все Типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N2 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ. В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов.

Государственный герб Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Код организации - автора документа Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Код формы документа Наименование организации - автора документа Справочные данные об организации - авторе документа Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления или издания документа Адресат Гриф утверждения документа Резолюция Заголовок к тексту Отметка о контроле Текст документа Отметка о наличии приложения Подпись Гриф согласования документа Визы согласования документа Оттиск печати Отметка о заверении копии документа Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело Отметка о поступлении документа в организацию Идентификатор электронной копии документа

Бланк вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.