И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизиты Графические (герб, печать, эмблема) Текстовые (текст, цифры)

Организационно-распорядительные документы (положения, уставы, инструкции, приказы, протоколы, решения, штатное расписание, и т.д.). Справочно-информационные документы (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты, и т.д.). Документация по личному составу (приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, договоры, резюме, и т.д.).

Индивидуальные; Типовые; Трафаретные.

Сложные; Простые.

Официальные; Личные.

Внешние; Внутренние.

Постоянно; Свыше 10 лет; До 10 лет.

Секретные; Несекретные.

Рукописные; Машинописные; Графические; Звуковые; Фото- и кинодокументы.

Оригиналы (подлинники); Черновики; Копии; Выписки.

Срочные; Несрочные.

это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве. Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.

это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.

Государственный классификатор управленческой документации определяет следующие унифицированные системы: организационно-распорядительной документации; первично-учетной документации; банковской документации; финансовой документации; отчетно-статистической документации; плановой документации; ресурсной документации;

торговой документации; внешнеторговой документации; ценовой документации; документации по труду, социальным вопросам и защите населения; документации по бытовому обслуживанию населения; бухгалтерско-учетной документации; документации по Пенсионному фонду; словарно-справочной документации.

Как видим из приведенного перечня, деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации. Наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.

Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п.

По происхождению документы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения. Служебный документ это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности. Личный документ это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем. Документ личного происхождения документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.

По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы, поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическим лицам.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.

По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

По срокам исполнения документы бывают: срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»; несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.

По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.

По способу фиксации информации различают: письменный документ текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков; графический документ изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью; аудиовизуальный документ документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру; видеодокумент документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;

кинодокумент документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений; фотодокумент документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений; фонодокумент документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи; электронный документ документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.

По степени подлинности различают: черновик (предварительная редакция документа); подлинник экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу; копия документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях некоторых его внешних признаков;