Новые требования к учету библиотечного фонда Хахалева Нина Ивановна (Российская государственная библиотека)

I. Название документа Инструкция по учету библиотечного фонда Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда федеральных библиотек Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

II. Проект «Порядка учета документов…» Сетевые локальные документы Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название. Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.

Проект «Порядка учета документов…» Сетевые удаленные документы Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название. Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет. к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

Проект «Порядка учета документов…» Учет поступлений ОЦДИ Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда, как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.

Проект «Порядка учета документов…» Учет выбытия ОЦДИ Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.

III. К Учетной политике библиотеки Библиотечный фонд - особо ценное /иное движимое имущество Периодика для пользования Дорогостоящие (свыше руб.) издания Приобретения за счет расходов на бюджетную деятельность или за счет приносящей доход деятельности «Отсев» непрофильных изданий из новых поступлений (в обменный фонд)

Бухгалтерский учет электронной библиотеки (сетевых локальных документов) 1. Регистрация базы данных «Электронная библиотека …» в Федеральной службе по интеллектуальной собственности 2. Постановка на бухгалтерский учет исключительного права на базу данных (нематериальные активы) 3. Принятие к бухгалтерскому учету информации, включаемой в электронную библиотеку (библиотечный фонд)

!V. Документальное оформление поступлений в библиотечный фонд Покупка у юридического лица (договор, счет, счет-фактура, товарная накладная) Покупка у физического лица (акт экспертной оценки, договор купли-продажи, счет, акт приема-передачи)

Пожертвование (I - договор пожертвования, акт приема- передачи; II – письмо от жертвователя + акт о приеме пожертвования) Обязательный экземпляр, др. безвозмездные поступления (акт о приеме документов, поступивших в библиотеку на безвозмездной основе)

К учету выбытия документов Причины исключенияНаправление выбытия утратасписание ветхость, дефектностьсдача в макулатуру устарелость по содержаниюсдача в макулатуру непрофильность- передача в обменный фонд (с отражением на забалансовом счете) - безвозмездная передача - реализация (продажа)

Документальное оформление выбытия из библиотечного фонда Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме, утвержденной Приказом Минфина России от н (код по ОКУД ) Др. документы утверждаются в Учетной политике учреждения

Вопросы и обмен опытом по учету библиотечного фонда: