ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота. Лекция 9. Компоненты СЭД.

Подходы к автоматизации документооборота 1.Внедрение отдельных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов: регистрация корреспонденции; регистрация корреспонденции; электронный архив документов; электронный архив документов; система согласования договоров; система согласования договоров; контроль исполнения документов и поручений; контроль исполнения документов и поручений; организация документооборота в рамках ведения проектов; организация документооборота в рамках ведения проектов; оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д. оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д. 2.Внедрение платформы для автоматизации управленческой деятельности и реализация на ее базе комплекса интегрированных приложений.

Проблемы внедрения СЭД при выборе первого подхода Множество приложений на одном рабочем месте Множество приложений на одном рабочем месте Специфичность набора приложений для конкретной организации Специфичность набора приложений для конкретной организации Нерегулярное использование различных приложений Нерегулярное использование различных приложений Необходимость гибкой модификации приложений Необходимость гибкой модификации приложений Сложность управления комплексом приложений Сложность управления комплексом приложений

Цели внедрения базовой платформы автоматизации документооборота Удешевление разработки и внедрения конечных приложений. Удешевление разработки и внедрения конечных приложений. Обеспечение удобства пользователя путем унификации интерфейсов всех приложений. Обеспечение удобства пользователя путем унификации интерфейсов всех приложений. Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения. Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения. Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях. Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях. Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения. Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения. Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов. Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов. Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации. Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации.

Предпосылки успешного внедрения Осознание необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации. Осознание необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации. Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы. Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы. Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы. Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.

Архитектура СЭД с точки зрения её функций

Соответствие задач СЭД ее компонентам ЗадачаКомпонент СЭД Документы нужно надежно хранить и быстро находить Централизованное хранилище электронных документов Документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в организации Компоненты бизнес-логики Участники бизнес-процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия Коммуникационная среда СЭД должна быть связана с другими информационными системами предприятия Интеграционные компоненты Техническое и технологическое обеспечение основных функций СЭД Системные компоненты ("железо"+ОС)

Структура СЭД с использованием базовой платформы Серверы, клиентские рабочие станции, сетевое оборудование и прочие технические средства. Сетевая ОС и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все "железо". Прикладная программная платформа, включающая средства хранения документов, синхронизации данных, полнотекстового поиска и т.д. Прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде IBM Lotus Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого документооборота Организационное и нормативное обеспечение для пользователей и администраторов системы

Состав хранилища ЭД БД атрибутов (регистрационных карточек) документов; БД атрибутов (регистрационных карточек) документов; Варианты организации хранения: Варианты организации хранения: Использование собственного хранилища Использование собственного хранилища Использование стандартной СУБД Использование стандартной СУБД Хранилище полнотекстовых неструктурированных документов; Хранилище полнотекстовых неструктурированных документов; Варианты организации хранения: Варианты организации хранения: Использование файловой системы Использование файловой системы Использование специализированного хранилища СЭД Использование специализированного хранилища СЭД БД адресов хранения документов; БД адресов хранения документов; БД поисковых образов документов БД поисковых образов документов

Хранилище карточек Собственное хранилище Стандартная СУБД Достоинства Возможность оптимизации, гибкость реализации, наличие большой вложенности типов, эффективные алгоритмы поиска. Упрощается процесс смены СЭД Недостатки Зависимость критически важной информации от поставщика СЭД – сложность миграции данных в другую СЭД. Сложность обеспечения гибкости структуры из-за реляционной модели данных,

Хранилище документов Хранение в файловой системе Хранение в специализированном хранилище СЭД Достоинства Возможность регистрации файлов в системе без перемещения в хранилище. Более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Недостатки Более низкая степень безопасности при разграничении доступа, сложность в сопровождении и администрировании Трудность решения вопросов, связанных с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях.

Бизнес-логика Существенные различия между разными СЭД обнаруживаются на уровне бизнес-логики Существенные различия между разными СЭД обнаруживаются на уровне бизнес-логики Правила бизнеса – это элементы бизнес-процесса, определяющие условия выполнения функций, регламентирующие действия его участников. Правила бизнеса – это элементы бизнес-процесса, определяющие условия выполнения функций, регламентирующие действия его участников. Часто существуют в неструктурированной форме как экспертные мнения и ноу-хау, которыми исполнители владеют и пользуются в повседневной практике. Часто существуют в неструктурированной форме как экспертные мнения и ноу-хау, которыми исполнители владеют и пользуются в повседневной практике. Носителями правил бизнеса являются люди – специалисты предметной области. Носителями правил бизнеса являются люди – специалисты предметной области.

СЭД Информационное хранилище Компоненты бизнес-логики Пользовательский интерфейс

СЭД Информационное хранилище Компоненты бизнес-логики Пользовательский интерфейс СЭД в архитектуре клиент-сервер

Слои СЭД

Слой документов Слой бизнес-логики Слой атрибутов документов Слои СЭД

Предназначение слоя СЭД Слой документа Пользовательский интерфейс (навигация и представление данных) Слой бизнес- логики Принятие формальных решений; Принятие формальных решений; Реализация политики организации; Реализация политики организации; Управление ресурсами Управление ресурсами Слой атрибутов документов Обеспечение согласованности и целостности данных

Концептуальная стадия проектирования ЛогическаяФизическая Документы Поток работ Поток форм Формы Правила бизнеса Поток процессов Модель компонентов Программы База данных Информационная модель сущность- связь Схема базы данных Таблицы, индексы Прототипирование Динамическое моделирование Информационное моделирование

Критерии выбора СЭД Функциональность СЭД Функциональность СЭД Учет сложившейся инфраструктуры организации Учет сложившейся инфраструктуры организации Возможность поддержки сервера БД, уже используемого в организации. Возможность поддержки сервера БД, уже используемого в организации. Возможность поддержки существующей почтовой системы. Возможность поддержки существующей почтовой системы. Соответствие базового клиентского места традициям организации. Соответствие базового клиентского места традициям организации. Наличие квалифицированного персонала Наличие квалифицированного персонала

Критерии выбора СЭД Особенности предприятия Особенности предприятия Критерий 1: основной вид деятельности («производящие» или «управляющие» организации) Критерий 1: основной вид деятельности («производящие» или «управляющие» организации) Критерий 2: объем документооборота Критерий 2: объем документооборота Критерий 3: масштабы организации Критерий 3: масштабы организации Критерий 4: стиль управления и корпоративная культура организации Критерий 4: стиль управления и корпоративная культура организации

Виды деятельности Промышленные предприятия Промышленные предприятия необходимость интеграции СЭД с АСУ, с системами САПР и другими компонентами автоматизации; необходимость интеграции СЭД с АСУ, с системами САПР и другими компонентами автоматизации; поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы СЭД и ее отказоустойчивости. поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы СЭД и ее отказоустойчивости. Государственные ведомства Государственные ведомства большая территориальная разобщенность; большая территориальная разобщенность; сложная иерархия управления; сложная иерархия управления; необеспеченность электронными коммуникациями; необеспеченность электронными коммуникациями; слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий; слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий; высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничению доступа; высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничению доступа; сложная схема финансирования проекта внедрения СЭД; сложная схема финансирования проекта внедрения СЭД; консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав; консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав; сложность оценки эффективности внедрения. сложность оценки эффективности внедрения.

Виды деятельности Крупные коммерческие предприятия Крупные коммерческие предприятия разнородность различных частей структуры; разнородность различных частей структуры; неготовность многих предприятий делать стратегические вложения; неготовность многих предприятий делать стратегические вложения; переоценка менеджерами уровня своей квалификации в области информационных технологий. переоценка менеджерами уровня своей квалификации в области информационных технологий. «Производители документов» «Производители документов» сложность задачи в сочетании с небольшими финансовыми возможностями организации; сложность задачи в сочетании с небольшими финансовыми возможностями организации; отсутствие выделенных отделов информационных технологий. отсутствие выделенных отделов информационных технологий.

Объем документооборота и масштаб организаций

Стиль управления Тип стиля управления Характеристики стиля управления Функциональность СЭД Авторитар- ный жесткая иерархическая структура организации; жесткая иерархическая структура организации; строгая субординация; строгая субординация; слабо выраженные взаимосвязи между структурными подразделениями. слабо выраженные взаимосвязи между структурными подразделениями. функции регистрации документов; функции регистрации документов; контроль исполнительской дисциплины; контроль исполнительской дисциплины; развитые средства отчетности; развитые средства отчетности; наличие четко оформленных регламентов работы. наличие четко оформленных регламентов работы. Демократи- ческий большая степень делегирования полномочий и ответственности; большая степень делегирования полномочий и ответственности; наличие развитых связей между структурными подразделениями; наличие развитых связей между структурными подразделениями; большая вовлеченность сотрудников в процесс управления. большая вовлеченность сотрудников в процесс управления. поддержка коллективной работы сотрудников; поддержка коллективной работы сотрудников; хранение истории взаимодействия с клиентами; хранение истории взаимодействия с клиентами; поддержка методов проектного управления; поддержка методов проектного управления; устранение барьеров между подразделениями устранение барьеров между подразделениями

Функциональные требования к СЭД Функциональные требования Идентификация пользователей Подсистема создания электронных документов Подсистема массового ввода документов Подсистема маршрутизации и контроля исполнения Подсистема хранения и поиска

Требования к архитектуре Наличие тонкого клиента; Наличие тонкого клиента; Поддержка доступа к документам с использованием браузера; Поддержка доступа к документам с использованием браузера; Многоплатформенность для обеспечения масштабируемости; Многоплатформенность для обеспечения масштабируемости; Поддержка трехслойной архитектуры приложений. Поддержка трехслойной архитектуры приложений.

Требования к программному обеспечению Требования к ресурсам Требования к ресурсам Операционная система Операционная система СУБД СУБД Зависимость от сторонних продуктов Зависимость от сторонних продуктов Аппаратная часть Аппаратная часть Стоимость продукта Стоимость продукта Стоимость дополнительного программного обеспечения Стоимость дополнительного программного обеспечения Закупка нового оборудования Закупка нового оборудования Затраты на обучение персонала Затраты на обучение персонала Затраты на подготовку готового решения Затраты на подготовку готового решения

Требования к программному обеспечению Удобство сопровождения Удобство сопровождения Документация Документация Техническая поддержка системы Техническая поддержка системы Возможности расширения системы Возможности расширения системы Наличие развитого программного интерфейса (API) Наличие развитого программного интерфейса (API) Возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи Возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи Возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами Возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами Удобство использования Удобство использования Простота выполнения базовых операций Простота выполнения базовых операций

Администрирование СЭД СЭД требует управления для обеспечения ее повседневной эксплуатации; СЭД требует управления для обеспечения ее повседневной эксплуатации; СЭД развивается, отвечая изменениям в потребностях предприятия, и требуется управление ее развитием; СЭД развивается, отвечая изменениям в потребностях предприятия, и требуется управление ее развитием; СЭД и технология ее разработки и развития являются объектами высокой сложности, требующих специальных знаний, высокого уровня квалификации и строгой дисциплины разработки и эксплуатации. СЭД и технология ее разработки и развития являются объектами высокой сложности, требующих специальных знаний, высокого уровня квалификации и строгой дисциплины разработки и эксплуатации.

Виды информационной поддержки пользователей Контроль ввода данных; Контроль ввода данных; контекстно-ориентированная помощь; контекстно-ориентированная помощь; гипертекстовый поиск; гипертекстовый поиск; анализ данных; анализ данных; поддержка принятия решений. поддержка принятия решений.

Проблемы внедрения СЭД 1. Субъективные 1. Консерватизм сотрудников 2. Незаинтересованность руководства 2. Объективные 1. Постоянные структурные изменения в организации 2. Слабая формализация бизнес-процессов 3. Отсутствие регламентированного документооборота 4. Сложности с миграцией существующих бумажных документов в электронный вид.