Клуб 4CIO.ru Управление заданиями Точка зрения руководителя функционального подразделения Владимир Кива

4CIO.ru Стр. 2 Управление заданиями Задания Задание – это атомарное действие сотрудника, инициированное для достижения какого-либо результата. На определённой стадии развития (a-la CMM уровень 4 «процессы измеряются и контролируются») управление коллективом невозможно без управления заданиями. Чем выше доля работ, выполняемых сотрудниками по формально зарегистрированным заданиям, тем больше возможностей для перехода на высший уровень совершенства управления процессом – к оптимизации (CMM 5). К заданиям нужно подходить с позиций процессного управления. Должен существовать процесс управления заданиями. Вывод

4CIO.ru Стр. 3 Управление заданиями Генезис заданий Источники заданий Проекты Типовые процессы Ad hoc поручения Регулярные задачи Типичные системы-источники MS Project, Primavera, MS Excel WFS: Captaris, K2, 1С, Инталев, … Эл. почта, задачи Outlook Календарь Outlook, задачи Outlook

4CIO.ru Стр. 4 Управление заданиями Процесс управления заданиями Характеристики процесса: доля заданий, выполненных в согласованный срок доля заданий, срок исполнения которых изменился доля времени исполнителей, затраченная на исполнение заданий Вход: новое задание потребность в изменении срока, состава работ, исполнителя и т.п. Выход: срок исполнения задания предложение по переносу сроков/ изменению согласованных заданий Процедуры: Учёт заданий Списание времени, статус, оценка прогресса Анализ исполнения Анализ влияния

4CIO.ru Стр. 5 Управление заданиями Особенности систем проектного управления Программы, называемые системами управления проектами, ориентированы на планирование. При известных последовательности, взаимосвязи, объёме работ и ресурсах эти программы хорошо оптимизируют использование ресурсов или сроки проектов. НО! Для эффективного управления важно не только планирование, но и управление заданиями. Действительно, все системы управления проектами содержат в себе функции управления заданиями. Их особенность в том, что задания являются неотъемлемой частью проекта. Т.е. задание – это проектная работа, за которой закрепляется исполнитель(и). В простых случаях это работает. Сложности такого подхода возрастают с ростом неопределённости (пример – далее): необходимо изменять состав и объём работ необходимо изменять состав исполнителей необходимо изменять взаимосвязи работ

4CIO.ru Стр. 6 Управление заданиями Пример: модификация ПО (1/3) Сложность сочетания планирования и управления заданиями демонстрируется на примере модификации программного обеспечения (ПО). Будем считать, что большой проект содержит некоторую модификацию ПО. В модификации принимают участие аналитик, программист, тестировщик. План в MS Project приведён сверху. На практике даже в таком простом случае разработка не является линейной. Принципиальная блок-схема – справа. Однако количество итераций по исправлению ошибок a priori неизвестно.

4CIO.ru Стр. 7 Управление заданиями Пример: модификация ПО (2/3) Фактическая последовательность работ может быть различной: дизайн – программирование – тестирование, или дизайн – программирование – тестирование 1 – исправление – тестирование 2, или дизайн – программирование – тестирование 1 – исправление 1 – тестирование 2 – исправление 2 – тестирование 3... Лучшая практика проектного управления требует, чтобы каждый исполнитель выполнял работу строго по зарегистрированным заданиям, закрывая их по мере исполнения. Тогда сотрудник и руководство всегда будет иметь актуальный список открытых и исполненных заданий, на задания можно списывать время и т.п. Это значит, что для трёх приведённых вариантов в системе должны быть зарегистрированы соответственно 3, 5 и 7 заданий. Но в плане проекта – всего 3 этапа!..

4CIO.ru Стр. 8 Управление заданиями Пример: модификация ПО (3/3) Есть несколько выходов: 1.Постоянно модифицировать план 2.Не иметь полного списка актуальных заданий 3.Управлять заданиями вне системы планирования Вариант 1 малореалистичен проект «утопает» в деталях и, особенно к концу проекта, тяжело отличить проектные задания, которые ещё содержат неопределённость, от фактических заданий, - управляемость теряется совмещение долгосрочного и постоянного краткосрочного планирования; такой подход «не работает» модификация плана должна вестись руководителем проекта, - это значит, что все исполнители должны постоянно оповещать руководителя о ходе работ, руководитель должен открывать каждому задание явным образом, - руководитель будет «парализован» Вариант 2 снижает управляемость и «отслеживаемость» работ проекта Выход – вариант 3

4CIO.ru Стр. 9 Управление заданиями Выход Обобщённое планирование в календарном плане Работа исполнителей согласно выданным заданиям Списание исполнителями времени и оценка завершённости задачи Контроль руководителем проекта согласованности исполнения задач и обобщённого плана Модификация ПО аналитик – 10 ч; программист – 30 ч; тестировщик – 7 ч. План-график Задания ЗаданиеСрокR исп. A зак. C согл. I информ. Статус Модификация ПО01.02ВажновРуднев80% Дизайн15.01аналитРПархитпрогрOK Программирование19.01прогрРПтестирOK Тестирование22.01тестирРПпрогрОшибки Исправление прогрРПтестир50%...

4CIO.ru Стр. 10 Управление заданиями Заключение Инструмент управления заданиями Проекты Типовые процессы Ad hoc поручения Регулярные задачи Руководитель проекта Исполнитель Руководитель функционального подразделения Задание Планирование Задание Списание времени Управление Протокол Статус