ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота. Лекция 6. Концепция ЕСМ. Функциональные подсистемы СЭД.

Расширение понятия СЭД Перед современными системами управления документами ставится более широкий круг задач – автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов. Перед современными системами управления документами ставится более широкий круг задач – автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов.. Понимание значимости массива накопленной информации как ценнейшего интеллектуального актива организации. Переход от традиционной Переход от традиционной функционально- дивизионной модели управления предприятием к процессно-ориентированной. Динамичность внешней среды. Динамичность внешней среды.

ECM = BPM + IDM (Enterprise Content Management) – управление корпоративными информационными ресурсами ECM (Enterprise Content Management) – управление корпоративными информационными ресурсами BPM (Business Process Management) – управление бизнес-процессами IDM (Integrated Document Management) интегрированное управление документами

Концепция ЕСМ ECM – ECM – это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Association for Information and Image Management ECM – ECM – это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. Gartner Group

Задачи ЕСМ 1.Поддержка полного жизненного цикла информации. 2.Интеграция различных информационных систем на уровне информационных потоков. 3.Управление неструктурированной информацией в бизнес-процессах.

Компоненты ECM 1.Управление документами (Integrated Document Management (IDM), Document Management System (DMS) экспорт/импорт документов, экспорт/импорт документов, контроль версий, контроль версий, хранение документов и их метаданных хранение документов и их метаданных разграничение доступа разграничение доступа ведение истории работы с документом. ведение истории работы с документом. 2.Управление образами документов (Document Imaging) 2.Управление образами документов (Document Imaging) технология сканирования бумажных документов; технология сканирования бумажных документов; атрибутирование и индексирование документов; атрибутирование и индексирование документов; загрузка в репозитории документов. загрузка в репозитории документов.

Компоненты ECM 3.Управление записями (Records Management (RM) поддержка полного жизненного цикла документа; поддержка полного жизненного цикла документа; долгосрочное архивирование; долгосрочное архивирование; автоматизация политик хранения; автоматизация политик хранения; обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам. обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам. 4.Управление потоками работ (Business Process Management (BPM), Workflow) 4.Управление потоками работ (Business Process Management (BPM), Workflow) поддержка бизнес-процессов; поддержка бизнес-процессов; передача контента по маршрутам; передача контента по маршрутам; назначение рабочих задач и состояний; назначение рабочих задач и состояний; создание журналов аудита. создание журналов аудита.

Компоненты ECM 5.Управление веб-контентом (Web Content Management () 5.Управление веб-контентом (Web Content Management (WCM) автоматизация роли веб-мастера (процессы создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах); автоматизация роли веб-мастера (процессы создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах); управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей. управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей. 6.Управление мультимедиаконтентом (Digital Asset Management (DAM) 6.Управление мультимедиаконтентом (Digital Asset Management (DAM) управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, рекламными роликами. управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, рекламными роликами. цель применения DAM – извлечение организацией максимальной выгоды из использования цифровых активов. цель применения DAM – извлечение организацией максимальной выгоды из использования цифровых активов.

Компоненты ECM 7.Документо-ориентированное взаимодействие (Collaborate) организация коллективного использования контента в трудно формализуемых, творческих процессах. организация коллективного использования контента в трудно формализуемых, творческих процессах. 8.Управление знаниями (Knowledge Management (КМ) 8.Управление знаниями (Knowledge Management (КМ) поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации полнотекстовый поиск. полнотекстовый поиск. сквозной поиск по разнородным источникам информации. сквозной поиск по разнородным источникам информации. автоматическая категоризация. автоматическая категоризация. визуализация информации. визуализация информации.

Основные функциональные подсистемы СЭД подсистема формирования электронных документов подсистема формирования электронных документов подсистема организации массового ввода документов подсистема организации массового ввода документов подсистема хранения и поиска документов подсистема хранения и поиска документов подсистема маршрутизации и контроля исполнения документов подсистема маршрутизации и контроля исполнения документов

Подсистема формирования электронных документов Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимается не изображение бумажного документа, а технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве копии электронной. Под электронной формой документа понимается не изображение бумажного документа, а технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве копии электронной.

Типы форм, используемых в СЭД 1.Формы, предназначенные для сбора информации и ее последующей статистической обработки (извлечение информации из бумажных форм – выборы, ЕГЭ и т.д.). 2.Формы, предназначенные для сбора информации, требующие процедуры ознакомления и подтверждения (заказы на покупку, счета, отчеты о командировках). 3.Формы, размещенные на Web-сайтах для использования удаленными пользователями (регистрация клиентов, заказ продукции).

Состав формы ЭД Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Автоматически заполняемые поля: Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля с электронными подписями. Поля с электронными подписями.

Проектирование экранных форм

Проектирование форм ЭД 1.Проектирование структуры (внешнего вида) формы ЭД. 2.Проектирование содержания формы ЭД (определение перечня элементов). 3.Определение последовательности форм ЭД. 4.Установление связей между формами ЭД. 5.Апробация форм ЭД и их заполнение.

Пример формы ЭД

Пример заполненного документа

Подсистема организации массового ввода документов 1.Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов с помощью планшетных или персональных сканеров. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов с помощью планшетных или персональных сканеров. Ручная индексация путем заполнения карточки документа. Ручная индексация путем заполнения карточки документа. 2.Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Ввод большого количества однотипных бумажных документов. Ввод большого количества однотипных бумажных документов. Автоматическая индексация. Автоматическая индексация.

Задачи системы массового ввода Извлечение данных из бумажных документов без сохранения их образов Извлечение данных из бумажных документов без сохранения их образов Извлечение данных из бумажных документов с сохранением их образов Извлечение данных из бумажных документов с сохранением их образов В случае использования структурированных данных для организации хранения и поиска изображений применяется атрибутивная индексация В случае использования структурированных данных для организации хранения и поиска изображений применяется атрибутивная индексация В случае использования неструктурированных данных применяется полнотекстовая индексация В случае использования неструктурированных данных применяется полнотекстовая индексация Извлечение данных из бумажных документов с частичным сохранением их образов (наиболее значимой части документа) Извлечение данных из бумажных документов с частичным сохранением их образов (наиболее значимой части документа)

Подготовительный этап обработки документа 1.Подготовка документов для сканирования: вскрытие конвертов, удаление скрепок или других предметов, мешающих сканированию; вскрытие конвертов, удаление скрепок или других предметов, мешающих сканированию; определение состава документов, подлежащих сканированию; определение состава документов, подлежащих сканированию; выбор конкретных областей в каждом документе для сканирования; выбор конкретных областей в каждом документе для сканирования; определение технологической цепочки движения документа по рабочим местам; определение технологической цепочки движения документа по рабочим местам; формирование пакетов документов для сканирования; формирование пакетов документов для сканирования; выписка ярлыков на каждый пакет документов с указанием кода документа и количества документов каждого типа в пакете. выписка ярлыков на каждый пакет документов с указанием кода документа и количества документов каждого типа в пакете. 2.Настройка системы на конкретную форму и модель ввода документа предполагает описание полей документа и модели его ввода в базу данных.

Настройка системы на форму ЭД Форма ЭД – набор полей. Форма ЭД – набор полей. Каждое поле описывается в двух аспектах: визуально и содержательно. Каждое поле описывается в двух аспектах: визуально и содержательно. Визуально каждое поле должно быть явно обособлено. Визуально каждое поле должно быть явно обособлено. Содержательная часть характеризуется назначением поля, словарным и алфавитным составом, а также законами построения текста Содержательная часть характеризуется назначением поля, словарным и алфавитным составом, а также законами построения текста

Настройка системы на модель ввода 1.Ввод ключевых слов. Ключевые слова будут использоваться в качестве индексов для конкретного изображения. 2.Ввод всего текста документа. Производится ввод всех слов документа для возможности осуществления полнотекстового поиска. 3.Формо-ориентированный ввод данных. Применяется для ввода данных из форм стандартных, однотипных документов. Атрибуты документа используются для составления индекса документа для его поиска и хранения.

Основной этап ввода документов 1.Сканирование 2.Предварительная обработка изображений Улучшение читаемости изображения Улучшение читаемости изображения Повышение точности распознавания. Повышение точности распознавания. Уменьшение размера изображения Уменьшение размера изображения 3.Сегментация (нахождение полей) и распознавание 4.Контроль качества распознавания и редактирование 5.Индексирование документа и загрузка.

Технологии распознавания OCR (Optical Character Recognition) – технология оптического распознавания печатных символов; OCR (Optical Character Recognition) – технология оптического распознавания печатных символов; ICR (Intelligent Character Recognition) – распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки; ICR (Intelligent Character Recognition) – распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки; OMR (Optical Mark Recognition) – распознавание отметок; OMR (Optical Mark Recognition) – распознавание отметок; Стилизованные цифры – распознавание рукописных цифр, написанных от руки по шаблону. Стилизованные цифры – распознавание рукописных цифр, написанных от руки по шаблону.

Требования к системам массового ввода тип обрабатываемых документов и вид содержащихся в них данных; тип обрабатываемых документов и вид содержащихся в них данных; точность распознавания; точность распознавания; наличие эффективной системы редактирования; наличие эффективной системы редактирования; настраиваемость системы на требования заказчика; настраиваемость системы на требования заказчика; способность системы адаптироваться к изменяющимся внешним условиям без программирования; способность системы адаптироваться к изменяющимся внешним условиям без программирования; наличие поддержки сканеров различных типов; наличие поддержки сканеров различных типов; наличие редактора форм; наличие редактора форм; наличие редактора схем обработки документов; наличие редактора схем обработки документов; наличие редактора схем экспорта в базу данных для хранения или в другие бизнес-приложения для обработки. наличие редактора схем экспорта в базу данных для хранения или в другие бизнес-приложения для обработки.