ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. Лекция 3. Основные этапы документооборота в организации. Управление документами.

Организация работы с документами Делопроизводство – это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления необходимой документированной информацией для выполнения функций управления или бизнес- процессов. Делопроизводство – это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления необходимой документированной информацией для выполнения функций управления или бизнес- процессов. Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Информационные потоки

Формы организации работы с документами Централизованная – выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении Централизованная – выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении Децентрализованная – все операции выполняются в территориально разобщенных структурных подразделениях. Децентрализованная – все операции выполняются в территориально разобщенных структурных подразделениях. Смешанная – часть операций (прием, контроль исполнения, отправка) выполняется централизованно, остальные – в структурных подразделениях. Смешанная – часть операций (прием, контроль исполнения, отправка) выполняется централизованно, остальные – в структурных подразделениях.

Основные параметры документопотоков Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах. Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах. Структура потока описывается признаками классификации и индексации документов. Структура потока описывается признаками классификации и индексации документов. Направление документопотока зависит от наличия конкретной операции в технологическом процессе обработки документа и результатов ее выполнения. Направление документопотока зависит от наличия конкретной операции в технологическом процессе обработки документа и результатов ее выполнения. Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной плотности. Режим движения документов характеризуют: Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной плотности. Режим движения документов характеризуют: объем документопотока в физических величинах, объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, нормативная загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. нормативная загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Измеряемые параметры документооборота 1. объем документооборота; 2. скорость движения документов; 3. стоимость выполнения типовых операций над документами.

Показатели объема документооборота Поток входящих документов; Поток входящих документов; Поток исходящих документов; Поток исходящих документов; Объем внутреннего документооборота; Объем внутреннего документооборота; Равномерность документопотока в течении года; Равномерность документопотока в течении года; Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений; Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений; Объемы документооборота в разрезе видов документов; Объемы документооборота в разрезе видов документов; Доля контрольных документов. Доля контрольных документов. Средний объем документов. Средний объем документов. Среднее число копий Среднее число копий

Показатели скорости движения документов Время регистрации одного документа. Время регистрации одного документа. Время передачи документа на исполнение. Время передачи документа на исполнение. Время пересылки документа между структурными подразделениями. Время пересылки документа между структурными подразделениями. Время поиска документов по известным атрибутам Время поиска документов по известным атрибутам Время поиска документа по неизвестным атрибутам Время поиска документа по неизвестным атрибутам Время подготовки и согласования типовых документов. Время подготовки и согласования типовых документов. Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчетов. Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчетов.

Показатели стоимости выполнения операций над документами Стоимость рабочего времени сотрудников (затраты на фонд заработной платы, аренду производственных помещений, налоговые выплаты) Стоимость рабочего времени сотрудников (затраты на фонд заработной платы, аренду производственных помещений, налоговые выплаты) Стоимость ресурсов (стоимость бумаги, расходных материалов, принтеров, ксероксов, затраты, связанные с содержанием архивных помещений, амортизационные отчисления). Стоимость ресурсов (стоимость бумаги, расходных материалов, принтеров, ксероксов, затраты, связанные с содержанием архивных помещений, амортизационные отчисления).

Цели исследования документопотоков Повышение эффективности управленческой деятельности Повышение эффективности управленческой деятельности Ускорение движения документов в организации Ускорение движения документов в организации Уменьшение трудоемкости обработки документов Уменьшение трудоемкости обработки документов

Поток периодической (постоянной) документации Поток несистематизированной (переменной) документации Устойчивое содержание и внутренняя структура; Устойчивое содержание и внутренняя структура; постоянный объем в течение заданного периода; постоянный объем в течение заданного периода; строго определенные направления движения строго определенные направления движения Неопределенность структуры, содержания, объема и времени поступления в организацию; Неопределенность структуры, содержания, объема и времени поступления в организацию; требует вмешательства руководства при определении исполнителей и режимов обработки; требует вмешательства руководства при определении исполнителей и режимов обработки; Плановая, финансовая, статистическая документация Документация, не относящаяся к УСД

Методы совершенствования документопотоков создание государственных и локальных систем унифицированных документов; создание государственных и локальных систем унифицированных документов; построение эффективных информационно- поисковых систем; построение эффективных информационно- поисковых систем; регламентирование прохождения документов; регламентирование прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации. введение компьютерных технологий обработки информации.

Основные этапы документооборота 1.Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 2.Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. 3.Исполнение документов. 4.Обработка исполненных и отправляемых документов.

Общая схема документооборота в организации I этап II этап III этап I этап IV этап

Общая схема документооборота в органах федеральной исполнительной власти

Экспедиционная обработка документов проверка правильности доставки корреспонденции; проверка правильности доставки корреспонденции; проверка целостности упаковки; проверка целостности упаковки; вскрытие упаковки; вскрытие упаковки; проверка правильности и целостности вложения; проверка правильности и целостности вложения; регистрация документов. регистрация документов.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ Цель – оперативное получение документов исполнителями, формирование полноценного справочного аппарата, распределение документов на потоки. Цель – оперативное получение документов исполнителями, формирование полноценного справочного аппарата, распределение документов на потоки. Критерии оценивания документов: Критерии оценивания документов: важность содержания; важность содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство (общественное положение лица – автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества); авторство (общественное положение лица – автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества); срочность исполнения документа; срочность исполнения документа; вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и др.). вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и др.). Информационная поддержка заключается в наличии: Информационная поддержка заключается в наличии: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности обработки и распределения различных поступающих документов. технологических графических схем последовательности обработки и распределения различных поступающих документов.

Общие правила исполнения документов обязан: Руководитель обязан: определить исполнителя с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки сотрудников подразделения. определить исполнителя с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки сотрудников подразделения. обязана: Служба ДОУ обязана: передать документ исполнителю в день регистрации; передать документ исполнителю в день регистрации; передать проект исполненного документа на утверждение руководителю организации; передать проект исполненного документа на утверждение руководителю организации; при получении подписанного документа зарегистрировать его в установленном порядке. при получении подписанного документа зарегистрировать его в установленном порядке. обязан: Исполнитель обязан: в день получения документа ознакомиться с его содержанием, наметить этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщить их службе ДОУ. в день получения документа ознакомиться с его содержанием, наметить этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщить их службе ДОУ. в указанные сроки подготовить проект ответного документа, учитывая содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов; в указанные сроки подготовить проект ответного документа, учитывая содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов; оформить проекта документа в соответствии с действующими стандартами; оформить проекта документа в соответствии с действующими стандартами; согласовать проект документа с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. согласовать проект документа с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. передать службе ДОУ согласованный проект документа. передать службе ДОУ согласованный проект документа.

Обработка исходящих документов Проверка правильности оформления документа (комплектность, количество экземпляров); Проверка правильности оформления документа (комплектность, количество экземпляров); регистрация документа; регистрация документа; сортировка документов; сортировка документов; упаковка; упаковка; оформление почтового отправления; оформление почтового отправления; сдача в отделение связи. сдача в отделение связи.