Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства УралГАХА на базе свободного программного обеспечения (Open Source Software)

Согласно данным журнала ASAP и исследованиям Delphi Consulting Group ежегодно в мире появляется около 6 млрд. документов; суммарная стоимость обработки потока документов на предприятиях составляет 15% от их дохода; документы отнимают 60% трудового времени офисных служащих; 45% фонда оплаты труда составляют затраты на оплату обработки документов; 85% документов никогда не потребуются снова; 50% документов являются дубликатами; 60% документов устарели.

Типичные недостатки «бумажного» документооборота УралГАХА: процедуры согласования документов, ознакомления с резолюциями и передачи информации осуществляются посыльными; отсутствует возможность проследить жизненный цикл документа; нерегламентированный контроль исполнительской дисциплины; отсутствие единого электронного архива документов.

Предпосылки для внедрения в УралГАХА системы автоматизированного документооборота 1.Назрела необходимость повышения инвестиционной привлекательности академии. 2.Расширена география и виды деятельности академии. 3.Воля руководителя. 4.Наличие квалифицированного персонала и команды по внедрению. 5.Выполнен реинжиниринг основных бизнес-процессов с использованием методологии функционального моделирования (IDEF0). 6.Завершено создания единого информационного пространства в академии.

Оценка функциональных свойств системы

Взаимодействие программных компонентов

Свобода запускать программу в любых целях. Свобода изучения работы программы и адаптация ее к собственны м нуждам. Свобода распространять копии, как бесплатно, так и за деньги. Свобода улучшать программу и распространять свои модификации, чтобы общество могло извлечь из них пользу. Свободы пользователей ПО

Открытые программные системы и их лицензии Debian GNU/Linux GNU 1 General Public License (GPL) Apache-SSLApache Software License Python CNRI 2 Python License (GPL-compatible) Zope Zope Public License (GPL-compatible) 1 GNU – GNU is Not Unix 2 CNRI – Corporation for National Research Initiatives

Работа через Интернет-браузер.Работа через Интернет-браузер. С оздание, обработка и хранение документов. С оздание, обработка и хранение документов. Контроль исполнения.Контроль исполнения. Планирование периодических заданий.Планирование периодических заданий. Настройка этапов обработки документов.Настройка этапов обработки документов. Регистрация электронных и бумажных документов.Регистрация электронных и бумажных документов. Движение документов.Движение документов. Работа со связанными документами.Работа со связанными документами. Управление правами доступа.Управление правами доступа. Уведомление о событиях.Уведомление о событиях. Полнотекстовый поиск.Полнотекстовый поиск. Интеграция с электронной почтой.Интеграция с электронной почтой. Архивирование документов.Архивирование документов. Управление информацией на Интернет-сайте.Управление информацией на Интернет-сайте. Маршрутизация документа на основе его жизненного цикла Ключевые возможности NauDoc

Автоматизация учебного процесса Учет успеваемости студентов Составление расписания занятий Дистанционное обучение

Общая протяженность локальной сети академии (км)

Оснащенность персональными компьютерами (шт.)

Описание бизнес-процессов

Интерфейс пользователя 1.Блок основного содержания 2.Панель навигации 3.Панель инструментов 2 1 3

Создание документа

Контроль исполнения

Планирование периодических заданий

Настройка этапов обработки документов

Журнал регистрации

«Развиваемый» - данный статус документ получает автоматически сразу после его создания. Доступ к просмотру и комментированию документа со статусом «Развиваемый» получают все пользователи, имеющие права «Читателя» в данной теме. «Скрытый» - доступ к просмотру и изменению документа со статусом «Скрытый» имеет только владелец документа. «Открытый для группы» – редактирование документа могут выполнять все пользователи, имеющие права «Писателя» в данной теме; «Фиксированный» - редактирование, удаление или изменение статуса фиксированного документа запрещено. «Архив» - доступ к просмотру документа имеют пользователи, имеющие, как минимум, права «Читателя» в данной теме. Редактирование и комментирование документов в данном статусе запрещено. Коллективная работа с документом, его статусы

Работа со связанными документами

Права доступа

Пример уведомления

Простой поиск

Настройки папки входящей почты

Архивирование документов

Управление сайтом

В сфере управления документооборотом можно выделить два основных направления – управление жизненным циклом документов и управление маршрутом движения документов на предприятии. Управление жизненным циклом документов Управление жизненным циклом документов дает уверенность в том, что информация всегда будет обработана вовремя, не утратит своей достоверности во время движения и будет сохранена и систематизирована в корпоративной базе. В свою очередь управление маршрутом движения документов гарантирует, что документ обязательно попадет к сотрудникам, участвующим в его обработке, сроки исполнения будут контролироваться, и документ будет автоматически передаваться управление маршрутом движения документов от одного исполнителя к другому в соответствии с определенными заранее правилами. Docflow/Workflow

Пример Docflow