Реализация проекта Вмешательства, ваша система управления обработанной информацией, принятие решений и последствия

Вмешательства сверху партнеры изнутри Целевая группа

Задание 4 Отберите всей группой из списка возможных вмешательств и подготовьте индивидуальные ответы Рассчитайте последствия в показателях пяти контрольных факторов Обсудите результаты с коллегами Представьте результаты всей группе

Задачи руководства Определить цели Разработать подробную стратегию реализации Определить виды и подвиды деятельности /операций Составить планы работы и графики использования ресурсов Определить требования к организации и распределить обязанности между подразделениями и персоналом Контролировать исполнение и вести записи Проводить мониторинг и отчитываться перед соответствующими лицами/учреждениями

Разработка системы мониторинга 5 шагов в разработке и спецификации: Анализ целей как основы мониторинга Обзор процедур по выполнению –Определить потребность в информации для принятия решений Обзор показателей –В особенности для измерения достижений Проектирование формата отчетов Подготовка плана реализации для мониторинга –Определить ответственных за персонал, навыки, обучение, сбор данных и отчетность

Цели, процедуры Анализ целей –Стартовый семинар и опрос заинтересованных участников на предмет обзора документов и принятия обязанностей Обзор процедур –Распределение или концентрация на необходимых уровнях –Команда, контрактор, внешний монитор, руководитель программы

Показатели Подводные камни –Слишком много показателей для принятия решений –Показатели слишком сложные для сбора данных, имеющихся навыков и материальных ресурсов –Отсутствие сбалансированности между ходом деятельности и показателями выполнения, включая показатели затрат

Ведение записей и составление отчетов Мониторинг: –Сбор данных, коммуникация, принятие решений –Обеспечить накопление и распределение информации Отчеты о ходе деятельности проекта –Периодичность: еженедельно, ежемесячно, квартально –Содержание: краткое изложение статуса, основные выполненные мероприятия, расходы, обслуженные клиенты, проблемы и меры по их решению, планирование на следующий период с графиками выполнения Обзор развития проекта –Сравнение хода проекта с планом

Управление финансовыми ресурсами Этапы: –Подготовка бюджета –Организация финансового потока –Мониторинг и отчет о расходах в сравнении с планом и с учетом положений –Подготовка счетов Принципы бюджетирования: –По результатам деятельности, единовременные выплаты, относительные затраты, относительный продукт, баланс

Бюджеты, таблицы издержек, финансовые потоки Подготовка бюджета –Проект утверждается после применения или пересмотра бюджета в случае необходимости (также пересмотренный план) Таблицы издержек –Основаны на бюджетах во временных рамках Финансовый поток –Приходы (вклады каждого донора) и выплаты (расходы) –Процедуры утверждения и международные переводы требуют времени!! Включите непредвиденные расходы! –Задержки отчетов могут помешать подготовке финансовых потоков!

Управление данными о финансах Подача отчетов не реже одного раза в месяц, официально 3-6 месяцев Цель: выявить отклонения от плана Причины отклонения: –Изменения курса валюты –Инфляция –Изменения в спецификации оборудования –Изменения в количествах Серьезная проблема: различия в форматах проекта/собственного учреждения требуют много дополнительного времени

Обзор и оценка проекта Определение оценки –Периодическая оценка релевантности, эффективности, действенности, экономической и финансовой жизнеспособности, а также устойчивости проекта в контексте указанных целей Цель оценки –Обзор достижений в сравнении с запланированными ожиданиями Основание –Логическая структура, планы, регулярные отчеты, дополнительные исследования, особые миссии (в середине, на этапе завершения, по завершении)

Задание На первый квартал/год вашего проекта составьте: –План работы и схему ресурсов Для одного или двух мероприятий: –Требования к организации Выберите: –Релевантный принцип бюджета и организацию движения финансов –Если возможна проблема с форматом, найдите решение Представьте краткие выводы