DocsVision Модель внедрения системы электронного документооборота Владимир Андреев, Генеральный директор

2 Программа Экосистема DocsVision Модель внедрения Планирование изменения Выбор решения и партнера Методология внедрения Управление рисками Эксплуатация

3 Экосистема DocsVision Миссия DocsVision – поддержка изменений в системе административного управления заказчика для развития и повышения эффективности Экосистема DocsVision: DocsVision Партнерская сеть ИТ-персонал заказчика Модели: Модель решения Модель внедрения Модель партнера Модель продвижения

4 Партнеры DocsVision внедрение продукт поддержка гарантийная поддержка обратная связь настройки РЕШЕНИЕ ЗАКАЗЧИК продуктметодика

5 Модель решения Конфигурируемые компоненты Набор документов, карточек и справочников Набор представлений, поисковых запросов и отчетов Набор бизнес процессов Структура папок, набор стартовых данных Не требуют программирования + скрипты (VBA) + дополнительные программные компоненты

6 Интеграция решений Общая структура доступа к данным (папки, виртуальные папки, отчеты) Общее пространство поиска Общее администрирование, Backup, разграничение прав доступа Совместное использование бизнес процессов, инфраструктура заданий Богатые возможности кастомизации приложений стандартными инструментами

7 Модель решения Разбиение проекта на набор контуров автоматизации Постепенное расширение номенклатуры автоматизированных бизнес процессов Постепенная наращиваемость сложности и глубины автоматизации Вертикальное и горизонтальное масштабирование Рынок горизонтальных и вертикальных решений на базе платформы

8 Модель внедрения Участники процесса: Заказчик DocsVision Партнер DocsVision Планирование изменения Выбор решения и партнера Методология внедрения Управление рисками Эксплуатация

9 Модель внедрения Этапы Формирование команды проекта Анализ ситуации и задач Выбор платформы автоматизации Проектирование приложения - пилота Разработка приложения - пилота Внедрение платформы и приложения - пилота Ввод в действие (обучение) Сопровождение системы Анализ ситуации

10 Выбор решения и партнера В соответствии с параметрами изменений (сценарий использования, наличие решения) Каталог внедрений Каталог решений По географии заказчика и партнера Рекомендации DocsVision

11 Риски этапа ДОГОВОР Неправильное определение целей, содержания и критериев начала и окончания проекта Неправильная организация управления проектом

12 Правильное определение проекта Цель проекта: Повышение эффективности управления в организации путем автоматизации и внедрения инструментальных методов (СЭДО) Содержание проекта Встречная модификация бизнес-правил и настроек системы DocsVision Обучение участников управления новым регламентам и работе с инструментом Технологические работы Переход на новые, инструментально поддержанные бизнес-правила

13 Правильное определение проекта Начало проекта Решение руководителя предприятия, (приказ) задающее цели, содержание, временные и бюджетные ограничения проекта, формирующее его команду Окончание проекта Устойчивая работа организации по новой методологии УП с новыми инструментально-поддержанными бизнес- процессами

14 Риски этапа ДОГОВОР Неправильное определение целей, содержания и критериев начала и окончания проекта Неправильная организация управления проектом Спонсор проекта

15 Направленность проекта Управление предприятием Канцелярия, управление качеством Информационные технологии

16 Правильное определение спонсора проекта ИТ-менеджер Руководитель канцелярии Директор по качеству Исполнительный директор

17 Риски этапа ДОГОВОР Неправильное определение целей, содержания и критериев начала и окончания проекта Неправильная организация управления проектом Спонсор проекта Устав проекта

18 Антирисковые мероприятия этапа ДОГОВОР Упреждающее обучение руководства предприятия Составление Устава проекта

19 Устав проекта (оглавление) 1.Управление документом 2.Термины и сокращения 3.Назначение Устава проекта 4.Цели и задачи проекта 5.Условия организации работы сторон в проекте 6.Приоритетность 7.Отношение к информации 8.Этапы проведения работ 8.1.Подпроекты 8.2.Этапы проекта 9.Рамки проекта 10.Правила взаимодействия Сторон 10.1.Организационная структура проекта 10.2.Базовые требования к членам рабочей группы 10.3.Общие регламенты управления проектом 11.Управление изменениями проекта 12.Гарантийные обязательства, условия поддержки, сопровождения

20 Устав проекта Рук. проекта от Заказчика (РПЗ), Ответств. лицо по договору Владелец проекта (ВПЗ) Рук. проекта от Исполнителя (РПИ), Ответств. лицо по договору Куратор проекта (КПИ) Рабочая группа проекта Члены раб. группы Команда проекта Исполнител я Управляющий совет

21 Риски этапов ЭКСПЕРТИЗА и АНАЛИЗ Разрыв настроек системы и бизнес- правил предприятия

22 Источники риска Неполнота, противоречивость регламентной документации предприятия «Документная» ориентированность регламентов вместо «процессной» Отрыв имеющихся регламентов от реальной бизнес-практики

23 Антирисковые мероприятия этапов ЭКСПЕРТИЗА и АНАЛИЗ Включение в план работы по актуализации регламентов и их введению в действие Отладка регламентов на настроенной по новым регламентам системе

24 Риски этапов ПРОЕКТИРОВАНИЕ и РАЗРАБОТКА Разрыв между реальными бизнес- правилами и настройками системы Отсутствие прототипирования или недостаточное тестирование прототипа Отсутствие методической базы обучения пользователей

25 Антирисковые мероприятия Прототипирование Обязательная актуализация регламентов на бумаге Изготовление функционально-полного прототипа с настройкой по актуальным регламентам Пошаговый прогон прототипа по всем регламентам Корректировка технического задания Методическая подготовка обучения Ориентация не на продукт, а на задачи пользователей

26 Риски этапа ВВОД В ДЕЙСТВИЕ Неправильный выбор границ для опытной эксплуатации Неготовность пользователей Неуправляемость пускового периода Преждевременное завершение проекта

27 Правильный выбор границ опытной эксплуатации Должна быть показательной (максимально задействован функционал) Должна быть минимальной по численности пользователей и локальной по их расположению Максимальная эффективность и предъявляемость для руководства Лучше всего – проводить в границах пилотного проекта

28 Правильное обучение пользователей Самый большой риск – человеческий фактор, обучение дешевле чем 40% бюджета проекта быть не должно Ориентация на сценарии работы различных групп (руководители, исполнители, сотрудники канцелярии и архива), а не на обзор функций системы Деловая игра, в которой документ или процесс проходит цикл в реальном времени по всем группам пользователей Аттестация пользователей как критерий начала эксплуатации

29 Правильное управление пусковым периодом Минимальный разрыв между обучением и пуском системы Формирование пусковой бригады и регламент ее работы (похоже на устав проекта) Выделение по одному контактному лицу с каждой стороны и канализация требований Выделение пускового периода Дежурство консультантов на объекте

30 Риски этапа СОПРОВОЖДЕНИЕ Отрыв пользователей от поддержки Случайный поток требований на исправление Затягивание необходимых изменений в системе Преждевременное завершение проекта

31 Правильная организация этапа СОПРОВОЖДЕНИЕ Планирование по основному циклу управления предприятием Сплошной учет замечаний и требований пользователей в друхстороннем реестре Внесение согласованных изменений в процессе эксплуатации (в пределах бюджетных ограничений) Завершение этапа техническими требованиями на развитие системы

32 Модель внедрения Этапы Формирование команды проекта Анализ ситуации и задач Выбор платформы автоматизации Проектирование приложения Разработка приложения Внедрение платформы и приложения Ввод в действие (обучение) Сопровождение системы Анализ ситуации

33 Дополнительная информация