доктор технических наук, профессор Васильев Роман Борисович Учебный курс Стратегический аудит информационных систем Лекция 2

2 Подготовка предложения на выполнение проекта: предложение на реализацию комплексного аудита информационных систем предприятий, входящих в группу Дивизиона Компании Содержание Введение Цели и задачи проекта Основные результаты Содержание работ по выполнению проекта Перечень итоговых документов Организация работ по выполнению проекта Сроки и стоимость выполнения проекта 1. Квалификация исполнителя

3 Введение Руководство дивизиона компании (далее Дивизион) придает важное значение развитию информационных технологий (ИТ) как неотъемлемого элемента инфраструктуры управления и основной деятельности. Руководство Дивизиона предполагает сформировать стратегию развития бизнеса. В связи с этим возникает необходимость в определение стратегии развития ИТ на предприятиях. Необходимым условием разработки стратегии является проведение комплексного аудита текущего состояния ИТ на предприятиях Дивизиона.

4 Введение Для проведения аудита принято решение о проведении закрытого конкурса и разосланы соответствующие запросы в ряд профильных компаний В ходе встречи с представителями Дивизиона и были уточнены цели проекта и возможные способы организации его выполнения. Данное Предложение разработано в соответствии с полученным запросом и с использованием результатов упомянутой встречи. Оно содержит описание целей проекта, результатов, которые будут получены в случае его выполнения, описание содержания работ и их организации, а также оценку сроков их выполнения и их стоимости. продолжение

5 Цели и задачи проекта Целью предлагаемого проекта является создание необходимой и достаточной основы для определения стратегии развития ИТ на предприятиях Дивизиона для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса.

6 Цели и задачи проекта Для достижения указанной цели должны быть решены три взаимосвязанных задачи: Построения адекватной картины текущего состояния ИТ на предприятиях Анализа соответствия имеющихся ИТ требованиям существующих бизнес-процессов Выработки предложений и рекомендаций по дальнейшему развитию ИТ, а также предложений по оптимизации существующих информационных систем и рекомендаций по выбору функциональных решений для последующего поэтапного внедрения. продолжение

7 Основные результаты По итогам выполнения проекта руководство Дивизиона получит следующие основные результаты: Характеристики текущего состояния ИТ на предприятиях, включенных в состав аудируемых Оценку стоимости владения ИТ по тем же предприятиям Оценку эффективности организации управления ИТ на предприятиях Функциональные требования к ИТ со стороны основных бизнес-процессов Оценку степени соответствия имеющихся ИТ требованиям основных бизнес-процессов

8 Содержание работ по выполнению проекта Принимая во внимание сжатые директивные сроки выполнения проекта, процесс его выполнения мы начнем одновременно с экспресс-диагностики состояния ИТ на выбранных предприятиях и выработки требований к ИТ со стороны бизнеса, что займет две недели Прежде всего, под требованиями мы понимаем требования к функциональности корпоративной информационной системы, т.е. какие бизнес-задачи должны поддерживаться ИТ в интересах предприятий и конечных пользователей.

9 Содержание работ по выполнению проекта Далее в процессе проекта мы определим требования к тому, как должна быть организована Служба ИТ на предприятиях для обеспечения эффективного управления использованием и развитием ИТ В целях экспресс-диагностики мы предполагаем проведение круглого стола с руководителями предприятий и их структурных подразделений после проведения предварительного анкетирования. продолжение

10 Содержание работ по выполнению проекта В процессе экспресс-диагностики будут собраны и структурированы в виде краткого отчета по каждому предприятию следующие данные: Состав действующих информационных систем (задач) Цели и функциональное назначение действующих систем (задач) Бизнес процессы, поддерживаемые системами (задачами) Адекватность используемых технологических решений и продуктов (архитектуры систем), корректность отношений с вендорами и внешними поставщиками ИТ-услуг Эффективность технологии эксплуатации систем (задач) продолжение

11 Содержание работ по выполнению проекта Качество организационно-технической документация по системам (задачам). В т.ч. технических заданий, проектной документации Степень удовлетворенности конечных пользователей и покрытия их информационных потребностей действующими системами Уровень подготовленности персонала. Наличие обученных групп пользователей. Планы обучения. Статус систем (задач) на предприятии. Наличие актов приемки в эксплуатацию, программ и методик испытаний, приказов о внедрении систем. продолжение

12 Содержание работ по выполнению проекта Характеристика ИТ - инфраструктуры. В т.ч., состояние и состав аппаратного обеспечения, системного ПО, обеспечение информационной безопасности Стоимостные оценки поддержки текущего состояния ИТ Организация управления ИТ, планы работ по развитию ИТ Одновременно будут собраны путем анкетирования исходные данные для анализа состояния инженерных систем. Параллельно будет произведен анализ существующих основных бизнес-процессов предприятий и выработаны требования к информационным системам. продолжение

13 Требования к информационным системам Целью формирования требований является определение существенных параметров бизнес-процессов, которым должна соответствовать информационная система предприятия. Требования к информационной системе устанавливаются по следующим направлениям: Требования к функциональности информационной системы, включающие: - Структуру бизнес-процессов/задач (первый и второй); - Основные информационные потоки.

14 Требования к информационным системам Требования к формату представления плановой и отчетной информации включающие: - Состав основных плановых и отчетных форм; - Состав показателей и разрезы их представления. - Периодичность представления плановой и отчетной информации. Требования к информационной системе устанавливаются как по каждому бизнес-процессу предприятия, так и по системе планирования и учета деятельности предприятия в целом. Необходимость этого определяется логикой формирования плановой и отчетной информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия. продолжение

15 Содержание работ по выполнению проекта Результатом работ является набор требований к информационной системе заводов Дивизиона: Структура бизнес-процессов (первый и второй уровень детализации) и показатели их эффективности, а также основные информационные потоки; Состав основных плановых и отчетных форм; Состав показателей и разрезы их представления; Периодичность представления плановой и отчетной информации. продолжение

16 Содержание работ по выполнению проекта Следующие две недели выполнения проекта будут заняты оценкой соответствия действующих информационных систем идентифицированным требованиям, определением задач развития ИТ и их приоритизацией применительно к реальным условиям и особенностям предприятий. В течение последней недели будут подготовлены финальная презентация и отчеты о выполнении проекта. В процессе выполнения проекта мы будем использовать принцип «единой команды» и периодически консультироваться с представителями руководства Дивизиона для поддержания уверенности в достижении целей проекта. продолжение

17 Перечень итоговых документов Отчеты по результатам аудита на выбранных предприятиях Аналитическая записка по результатам аудита Функциональные требования к ИТ Предложения по развитию ИТ

18 Организация работ по выполнению проекта Важным фактором, определяющим риски проекта, являются предельно сжатые сроки его выполнения. В целях его успешного выполнения должны выполняться следующие условия: Четкая организация взаимодействия Исполнителя с ответственными представителями Дивизиона и предприятий Организация решения задач проекта в параллельном режиме

19 Организация работ по выполнению проекта Также, принимая во внимание конечную цель проекта – создание основы для определения стратегии развития ИТ Дивизиона, мы считаем достаточным ограничить рамки данного проекта анализом текущего состояния ИТ трех показательных предприятий Со стороны Исполнителя мы создадим совместную проектную команду. Советник Президента будет курировать проект, а директор департамента будет выполнять обязанности руководителя проекта продолжение

20 Организация работ по выполнению проекта Для решения задач анализа существующих бизнес- процессов, определения требований к информационным системам и приоритизацией направлений их развития мы привлечем специалистов компании ХХХ. Руководителем проекта от компании ХХХ будет менеджер компании. В состав каждой проектной команды для работы на предприятиях войдут: Два консультанта (в т.ч., руководитель команды) Специалист по системной интеграции и инженерным системам Три консультанта ХХХ продолжение

21 Организация работ по выполнению проекта Ниже перечислены необходимые для организации и обеспечения работ действия, выполнение которых ложатся на Заказчика: Приказ о начале работ по проекту, утверждающий план проекта, состав рабочей группы, Координатора проекта от Дивизиона. Закрепленное в контракте обязательство клиента о предоставлении информации. Проектный офис на территории предприятий (необходимое количество рабочих места оборудованных телефоном, доступ к факсимильной связи и множительной технике, электронный адрес или возможность доступа в Интернет), обеспечение необходимыми пропусками и разрешениями. продолжение

22 Организация работ по выполнению проекта Содействие в организации деловых поездок (визовая поддержка, заказ гостиницы, организация встречи и проводов в аэропорту, проход на территорию и т.д.). В силу особенностей проекта мы рассчитываем, что Дивизион возьмет на себя обеспечение переводчиками проектной команды. Однако, мы готовы провести дополнительные переговоры о привлечении переводчиков со своей стороны. Стоимость переводчиков при организации работ по проекту при данном варианте будет оговорена дополнительно. продолжение

23 Сроки и стоимость выполнения проекта Проект будет выполнен в течение недель. Сумма консультационного гонорара составит $ - $ (НДС включен) в зависимости от степени детализации исследований и предложений, подлежащей согласованию. В указанную сумму не входят прямые расходы, связанные с командировками специалистов. Обоснование гонорара и расчет прямых расходов могут быть представлены на этапе заключения контракта. Квалификация исполнителя